Факсимиле: где и когда использовать можно, а где – лучше взять в руки ручку

В апреле Минфин в очередной раз напомнил, что на первичных документах факсимиле использовать нельзя. Об этом – и о том, где же «отпечатку» подписи место – ниже.

Сам термин пришел к нам, как и многие другие, из латыни - fac simile – сделай подобное. В принципе, факсимильной можно считать любую копию подписи, точно ее воспроизводящую (например, подпись на отправленном по факсу документе – также будет относиться к «факсимильной»), но первое, что приходит в голову – штамп с зеркальным отображением подписи владельца.

Последнее – штука, несомненно, удобная. Например, в суде, при заверении копий предоставляемых документов. Гораздо проще проставить штампы, вместо того, чтоб долго и упорно подписывать лист за листом. Аналогичным образом спасает факсимиле при «подписании» таким способом различных документов представительского и информационного характера: поздравительных открыток, благодарственных писем, приглашений и т.п.

В отношении более серьезных документов – разговор уже несколько другой.

Факсимиле – да!

Обычно разговор о допустимости факсимильного воспроизведения подписи начинают с указания на положение ст. 160 ГК РФ («Письменная форма сделки»): согласно п. 2 указанной статьи

использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон

Гражданское законодательство на этом тему факсимиле закрывает – в ГК РФ и специальных законах указания на то, где именно ставить отпечаток подписи (или иным образом ее воспроизводить с помощью любых средств, помимо собственной руки и пера), насколько мне известно, отсутствует.

Таким образом, в договорных взаимоотношениях использование факсимиле зависит от наличия соглашения сторон. В какой форме и когда его можно выразить? Положение об использовании факсимильной подписи может быть как включено в текст договора, так и оформлено в виде отдельного документа. Очевидно, что сам договор/отдельный документ, определяющий порядок использования факсимиле сторонами, должен быть подписан собственноручно.

Вариант формулировки:

Стороны пришли к соглашению о том, что собственноручная подпись и факсимильная подпись уполномоченного подписывать настоящее Соглашение лица имеют равную юридическую силу на дополнительных соглашениях к настоящему Соглашению, а также иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения

Или

Дополнительные соглашения к настоящему Договору, а также иные документы, имеющие значение для его исполнения, изменения или прекращения, должны быть подписаны уполномоченным лицом каждой из Сторон. Подпись уполномоченного лица может выполнена собственноручно или в виде факсимильной копии (оттиска), при этом собственноручная подпись и факсимильная копия (оттиск) имеют равную юридическую силу. Подпись уполномоченного лица должна быть заверена печатью Стороны

Если факсимильные подписи предстоит использовать в процессе объемной переписки с контрагентом, о таком способе удостоверения документов также имеет смысл договориться заранее:

Стороны пришли к соглашению о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи в процессе обмена деловой корреспонденцией (на информационных письмах, справках, извещениях, приглашениях, а также для изготовления заверенных копий документов. Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле на указанных документах

В любом случае, когда речь идет о соглашении, регламентирующем использование факсимиле, имеет смысл включить в текст документа раздел с образцами факсимильных подписей уполномоченных лиц.

И разумеется, письма, адресатами которых являются государственные органы, различные заявления-жалобы-извещения и т.п., стоит подписывать только личной подписью!

Последствия отсутствия соглашения о порядке использования факсимиле

Если договор подписан с помощью факсимильной подписи, а о возможности такого удостоверения стороны письменно не договаривались, есть риск того, что один из контрагентов «уцепится» за этот просчет и заявит о том, что и договора-то никакого не было. В качестве иллюстрации стоит обратить внимание на дело № А32-13609/2010. Одна из сторон конфликта представила в судебное заседание договор, на котором подпись и печать контрагента были в виде копий: истец пояснил, что он получил подписанный документ по факсу и, соответственно, подписал его и проставил печать со своей стороны. Ответчик заявлял, что никаких договоров не подписывал и по факсу не отсылал. Суды пришли к выводу, что имеет место несоблюдение простой письменной формы сделки, а значит, стороны не могут ссылаться на показания свидетелей, но могут представлять иные доказательства (в соответствие с п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Факсимиле – нет!

Если в части подписания договоров вопрос о применимости «отпечатка» подписи решается сторонами соглашения, то в ряде других случаев никакой диспозитивности законодатель не оставил. Так что когда в законе прописано, что тот или иной документ требует «[личной] подписи», безопаснее читать это буквально и однозначно.

Доверенности

В силу п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается «за подписью» руководителя или иного уполномоченного в соответствии с законом или учредительными документами лица.

Наиболее распространенное мнение, разделяемое судебной практикой: факсимиле на доверенности делает ее недействительной.

Первичные документы, отчетность, декларации 

И тут как раз стоит упомянуть (и прикрепить) «свежее» письмо Минфина, с которого начиналась вся эта история о факсимиле.

В апреле этого года госорган в очередной раз напомнил, сославшись на Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что, поскольку одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов является подпись уполномоченного на подписания того или иного документа лица, документы с факсимильным оттиском надлежаще оформленными не признаются (см. пп.7 п. 1 ст. 9 указанного закона). Замечу, в прошлом законе о бухучете была формулировка «личная подпись», в действующем слово «личная» убрали, но практику это не изменило.

Позиция о недопустимости факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия (доверенностях, платежных документах и т.п.), последовательно проводится Минфином и налоговиками уже более 10 лет (см., например, письмо МНС России от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042, основная мысль которого, кстати, в том, что и самим налоговикам в процессе их работы факсимиле ставить нельзя).

Судебная практика, в основном, разделяет мнение фискальных органов. В качестве относительно свежих примеров можно привести постановление Президиума ВАС от 27 сентября 2011 г. № 4134/11; Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012; постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010.

Стоит отметить, что иногда суды выносили противоположные решения, не считая применение рельефного оттиска печати нарушением установленных требований к оформлению первичных документов. Так, в постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010 (т.е. до принятия указанного выше постановления Президиума ВАС), суд встал на сторону предпринимателя, судившегося с налоговиками, которые не хотели принимать для вычета НДС счета-фактуры и накладные, подписанные с помощью факсимиле. В этом раз помогли показания контрагентов, подтвердивших реальность операций.

Не убедили суд налоговые органы в том, что факсимиле «портит» первичные документы и в другом деле, которое дошло до ФАС Московского округа (дело № А40-128912/2010).

Общий вывод, однако, в том, что безопаснее и надежнее подписывать документы лично, чтоб не попасть потом в ситуацию длительных судебных разбирательств.

Не стоит рисковать и с факсимиле на налоговых декларациях: об этом Минфин написал еще в письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404. Наглядный пример того, как это бывает на практике, можно найти в Определении ВАС от 02 июня 2008 г. № 6600/08. ИФНС доначислила НДС, не приняв во внимание декларацию, заверенную факсимильной подписью, и суд встал на сторону налоговиков, указав, что

 истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Кодекса, в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами

Трудовой договор

Коль скоро на трудовое право нормы гражданского права по аналогии не распространяются, а сам Трудовой кодекс с факсимиле не знаком, то и трудовой договор, и кадровые документы подписывать с помощью факсимиле не рекомендуется. Встречала позицию о том, что-де подписанный с помощью оттиска трудовой договор будет недействительным, но разделить ее не могу. Скорее в силу ст. 57 ТК РФ такой договор будет требовать внесения в него необходимых дополнений (в рассматриваемой ситуации – в виде личной подписи), но это никак не повлияет на его действительность.

Вексель

Не углубляясь далеко в нормативное обоснование (которое само родом еще из первой половины двадцатого века) и однозначную судебную практику, замечу только, что и на векселе факсимиле невозможно: все подписи на векселях должны совершаться лично, в противном случае силу векселя документ утратит.

Банковская карточка

В банковскую карточку – что весьма логично – оттиск факсимиле вместо подписи поставить нельзя.

Перечень документов, где факсимильная подпись недопустима, наверняка, можно продолжить. Равно как несложно найти нормативные акты (в основном, ведомственного или локального характера), которые регламентируют использование факсимильных подписей, например, при выдаче пропусков или удостоверений, полисов страхования и т.п.

Общий смысл сводится к тому, что если документ, требующий подписания, влечет финансовые последствия, его необходимо подписывать собственноручно. Исключение составляют договоры между сторонами, которые прямо согласовали использование факсимиле.

И стоит помнить, что если в организации сочли наличие факсимиле целесообразным, то необходимо разработать локальный нормативный акт («Инструкцию об использования факсимиле в ООО «Ромашка», например), в котором закрепить порядок изготовления, хранения, использования (включая определение круга сотрудников, уполномоченных ставить факсимильные оттиски) и уничтожения факсимиле.