Оптимизация затрат компании при организации рабочих мест и обеспечении безопасности данных

  • 17 мая 2017 в 14:55
  • 922
  • 5
  • 7
  • Партнёрский материал

Одна из особенностей юридического бизнеса состоит в том, что он плотно связан с компьютерной техникой. Работа с документами, электронные каналы связи, отслеживание правовой и прочей информации, справочные правовые системы, бухгалтерия — этого неполного списка вполне достаточно, чтобы в компании появилось необходимое оборудование. И в связи с этим, существует ряд проблем, связанных с компьютерами.

Проблема стоимости организации рабочего места

Проблема кроется не только в покупке компьютера на каждое рабочее место, хотя это уже недешево. В общие затраты будет входить:

  • сам компьютер;
  • лицензионная операционная система (Windows, как самая распространенная);
  • лицензионное программное обеспечение (пакет MSOffice, СПС, Спарк, Контур)
  • доступ в интернет;
  • установка и настройка;
  • техническое обслуживание.

Это все без учета расходов на покупку, установку и обслуживание прочей оргтехники. А ведь еще понадобится сервер для хранения и резервирования корпоративной информации, и сопровождающие его установку и обслуживание затраты.

Конечно, можно использовать бесплатное программное обеспечение. Например, OpenOffice, GoogleDocs, и другие ресурсы, находящиеся в открытом доступе. Но должной защиты данных, о которой ниже, они не обеспечат.

К вопросу стоимости рабочего места для юриста также можно отнести затраты на телефонную связь. Сюда входит подключение телефонного номера, покупка самого телефонного аппарата, а если сотрудников много — то и затраты на мини-АТС.

Проблема безопасности данных

Мало того, что компьютерная техника дорогая, она еще и несет риски утраты важных файлов. Что полностью может парализовать работу компании. Причинами могут быть:

  • технику могут изъять правоохранительные органы;
  • она может сломаться;
  • технику могут попросту украсть;
  • её могут взломать и украсть/удалить данные;
  • отсутствие в компании разграничения уровней доступа сотрудников к корпоративной информации;
  • отсутствие, или недостаточность мер по обеспечению информационной безопасности.
  • техника может быть утрачена или повреждена в результате стихийного бедствия, аварии.

Как видим, рисков много, и каждый из них может многократно повысить и без того немаленькие расходы компании.

Пути решения

С одной стороны, от использования компьютеров в компании отказаться практически невозможно. С другой — нужно использовать меры по минимизации рисков утраты корпоративной информации.

Существуют компании, реализующие указанные выше меры в комплексе, что может благоприятно сказаться на снижении «компьютерных» затрат:

  • Использование «облачных» хранилищ данных, вместо хранения информации на компьютерах, или даже на сервере компании.
  • Покупка «тонких клиентов» вместо компьютеров. «Тонкий клиент» — это компьютер без жесткого диска, по сути, терминал для доступа к информации, расположенной на сервере.
  • Регулярное дублирование информации (так называемый бэкап).
  • Передача информации по защищенным каналам связи.
  • Разграничение доступа к информации для сотрудников. 

Что эти пути решения проблемы могут дать. К примеру, украли (или изъяли) компьютер. Если вся информация хранится в «облаке» — злоумышленникам до нее будет добраться существенно труднее. Если это был «тонкий клиент» — на нем вообще не будет никакой информации. Достаточно его заменить, авторизоваться в «облаке» — и вы спокойно продолжите работу. Регулярный бэкап информации обеспечит ее дополнительную сохранность.

Другая проблема — использование сотрудниками компьютеров и доступа в интернет не по служебному назначению. Социальные сети, игры, видеоролики — все это резко снижает производительность труда сотрудника. Использование специальных программ позволяет повысить контроль за действиями работников, в том числе позволит пресекать их неправомерные действия (к примеру, несанкционированная передача конфиденциальной информации).

Указанные технологии не только обеспечивают должную безопасность данных, они существенно удешевляют стоимость организации каждого рабочего места, что немаловажно для тех, кто бизнес только начинает. При этом, организовать его можно в любой точке мира с любого устройства, имеющего выход в интернет. Если, к примеру, у вас специалист по ликвидации компаний в Самаре, он спокойно может подключиться со своего компьютера к общему «облаку», и работать только с теми данными, к которым у него есть допуск.  

Специалистами компании «Безопасные системы», которая на IT рынке работает уже 9 лет, было подсчитано, что использование «облачных» технологий, в комплексе с другими указанными мерами, рабочим коллективом из 20 человек, снижает месячные «компьютерные» затраты на 30 %. А экономия на оборудовании может составить до 70% от его стоимости.

Таким образом, использование «облачных технологий» позволит вам заметно снизить стоимость ваших услуг, что выгодно будет их отличать от подобных услуг у конкурентов.

Буду рад ответить на ваши вопросы в комментариях. 

Добавить
Акция действует только для участников Регфорума
Безопасные Системы
Для того, чтобы оставить комментарий или проголосовать, вам необходимо войти под своим логином или пройти несложную процедуру регистрации
Также, вы можете войти используя:
Вы свои цены на облачные решения привели бы в соответствие с рыночными реалиями. 10тр за 100 Г места где-то там на неизвестном сервере ОЧЕНЬ ДОРОГО!!!!У меня 1С облачная 100 Г стоит 700 рублей в месяц и я торгуюсь, чтобы было 500 рублей в месяц ибо дорого.А всё остальное ГугльЯндекс диски вообще бесплатно для всех.
24 мая 2017 в 11:16
В стоимость входит не "100 Г места где-то там на неизвестном сервере", а аренда терминального сервера, расположенного в ЦОД Tier 3 с целым комплексом дополнительных услуг (1C, CRM система, набор необходимых офисных приложений и программное обеспечение необходимое для юридических кампаний, занимающихся регистрационной деятельностью) и технической поддержкой. Еще в стоимость входит виртуальная АТС и организация защищенного канала подключения к удаленному серверу. Фактически, готовое решение для небольшого бизнеса.
24 мая 2017 в 13:13
Подскажите , а как это все совмещается с принтером (сканером) ? Нам нужно организовать 3 рабочих места в разных концах города, но так чтобы все документы были для общего доступа. То есть операторы принимают заявку от клиента (отсканировали документы, заполнили договор с клиентом) допустим в одном конце города , а я как администратор хочу все заявки обрабатывать в режиме онлайн. То есть мне нужно распечатать документы и работать со сканами в другом офисе.
26 мая 2017 в 11:46
В вашем случае существует возможность объединения всех удаленных компьютеров с помощью VPN туннелирования в единое рабочее пространство. То есть, вы будете иметь доступ к ресурсам любого из ваших удаленных рабочих мест.
26 мая 2017 в 12:34
Так там и не будет же никаких ресурсов на тонком клиенте, он же без жесткого диска ? Мне нужно понять как эта железка работает с МФУ - в нашем случае HP LJ M225M226 и можно ли в тонкий клиент воткнуть флэшку  или свисток Yotа
26 мая 2017 в 13:44
Все устройства, подключенные к тонкому клиенту могут использоваться на удаленном сервере. В том числе периферийные устройства и МФУ. USB накопители и USB модемы также будут работать. Если вы заказываете у нас оборудование, оно приходит полностью настроенное и готовое к эксплуатации.
26 мая 2017 в 15:26
Мы пользуемся этой услугой уже около 4 лет  - полет нормальный))) По сути вы получаете сервер с операционной системой в  дата центре где не отключат свет, не пропадет интернет, куда можно подключится удаленно. Неважно в командировке вы или в отпуске, или у вас сеть маленьких офисов по городу. Все данные , все документы хранятся в одном месте.  Я не говорю уже о бонусах типа 1С и прочего офисного софта . Для нас главный приоритет  был сохранность данных  и  система позволяющая раздать права на определенные папки для обмена между отделами, как то так ))) P.S. И никто не мешает пользоваться ГугльЯндекс для хранение фоток - благо интернет на удаленном сервере летает . И RuTracker работает  - так как сервер находится не в РФ - но это уже другая история ))))))
26 мая 2017 в 10:46