Хотите, Регфорум подберет проверенного исполнителя для решения ваших задач?
Спонсор рубрики
«Регистрация юрлиц и ИП»

Почему не сшиваются документы после 04.07.2013?

  • 24 января 2014 в 9:49
  • 26165
  • 26
  • 40

Сколько лет мы все жили по одному из самых главных правил всех без исключения налоговых инспекций, который гласил: сшей документы и живи спокойно, но тут все буквально перевернула с ног на голову ошеломляющая новость о том, что больше не нужно ничего сшивать. Как так? Почему? А уверены ли вы в этом? Эти вопросы до сих пор задают заявители, подающие документы в регистрирующий орган. Буквально за 8 дней до введения новых форм была опубликована статья “Как правильно прошивать документы на регистрацию”. Я же со своей стороны расскажу о том, почему их сшивать не нужно и что же произошло на самом деле после 04.07.2013 года.

Что послужило причиной данного нововведения?

Как все уже знают, с 4 июля 2013 года вступили в действие новые Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, утвержденные Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@, в которых ничего не говорится об обязательной подаче документов в прошитом виде. Правило о том, что каждый документ (включая заявление), содержащий более 1 листа, представляется в прошитом, пронумерованном виде содержался в утративших силу методических разъяснениях, утвержденных приказом ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@.

Практические рекомендации при подаче документов в регистрирующий орган

Сегодня, подавая документы в регистрирующий орган, вас никто не обяжет сшивать их, как это было раньше. Данной позиции придерживается и Федеральная налоговая служба. В своем Письме от 25 сентября 2013 г. N СА-3-14/3512@ она пояснила, что ни заявления, ни учредительные документы, представляемые в регистрирующий орган, не обязательно прошивать. Даже напротив, сотрудники налоговых органов просят документы не сшивать, поскольку, с их же слов, с нововведениями появилась и новая программа, которая направлена на то, чтобы минимизировать их работу и исключить ошибки при перепечатывании текста в базу ЕГРЮЛ. Так, получая пакет документов, налоговый инспектор его сканирует и сохраняет в единой базе. А в случае, если документы сшиты, расшивает, тем самым выполняя двойную работу. Но, помимо этого, всем нам известно и то, что регистрирующий орган не обязан проверять последовательность страниц в предоставленных вами документах. Поэтому инспекторы просят хотя бы скреплять скрепкой или сшивать степлером те документы, которые впоследствии будут вам выданы с отметкой регистрирующего органа (я говорю сейчас про устав организации). Согласитесь, не совсем приятно получить устав, в котором будет неправильная последовательность страниц или и вовсе содержатся две страницы с одинаковым номером. В работе он будет для вас совершенно бесполезным, еще и придется подавать новую форму заявления на внесение изменений в учредительные документы общества.

Я пробовала подавать документы в регистрирующий орган и прошивая, и не прошивая, отказов по этому поводу не получала. Однажды в разговоре с инспектором я спросила: «Как же все-таки удобнее делать? Прошивать или нет?». На что получила ответ: «Можете делать как вам угодно, однако правила делопроизводства еще никто не отменял». Вооружившись гарантом, консультантом и, разумеется, интернетом, я отправилась покорять мир правил делопроизводства и архивирования документов. И вот что получилось.

Общие принципы и требования о прошивке документов

Вообще прошивка документов - это способ упорядочить бумаги. К сожалению, на сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, но существуют общие требования, разработанные в различных инстанциях. К таким относится:

  • нумерация листов в деле;
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  • прошивка (шнуровка) пачек документов;
  • заверение подписью и печатью на последней странице прошивки документов.

При этом при подготовке дел к подшивке (переплету):

  • проверяется правильность их формирования;
  • проверяется правильность их оформления;
  • металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.


Итак, мы выяснили, что на сегодняшний день, при подаче документов в регистрирующий орган, право прошивать их или нет - остается за вами, но помните, что до тех пор, пока Федеральная налоговая служба не издаст очередной приказ или распоряжение, прямо предусматривающий запрет на данное действие, не ленитесь сшивать документы с помощью прошивочной иглы или хотя бы просто скреплять степлером, тем самым, исключая возможность их смешивания и не нарушая общих правил делопроизводства.

Добавить
Спонсор рубрики «Регистрация юрлиц и ИП»
подготовка всех документов для регистрации ООО
КОНСАЛТА
Для того чтобы оставить комментарий или проголосовать, вам необходимо войти под своим логином или пройти несложную процедуру регистрации
Также, вы можете войти используя:

Прям как наш климат: вечное бархатное межсезонье! Зато потом как жахнет!))

С другой стороны: если в новых Требованиях к оформлению ничего нет о прошивке, то зачем по несуществующему пункту отдельное Распоряжение от ФНС?

Скорее всего, дейтсвительно, все давно потихоньку перешли на степлер, и вопросов к этому способу давно не возникает (не думаю, что кто-то пойдет с неупорядоченным ворохом бумаг))

(я знаю организации, которые обязаны хранить свои архивы только в прошитом "дедовским способом" виде и в картонно-веревочных папочках "Дело"... ;)))

24 января 2014 в 11:183

Сообщение от Маша Соколовская

«С другой стороны: если в новых Требованиях к оформлению ничего нет о прошивке, то зачем по несуществующему пункту отдельное Распоряжение от ФНС?»

Машенька, скорее всего тут дело обстоит в том что ФНС обязана в любом случае убедиться, что документы той или Инной Организации являются Легитимными и не несут в себе ни каких правонарушений как уголовных так и Административных. Что бы ФНС могла осуществить проверку. А в каком виде они попадут в руки ФНС, я уверен им не важно. Главное, чтобы не как рулон макулатуры и желательно в 100% наличии. Потому как если нет, то тут уже административная ответственность, а то и уголовная.

24 января 2014 в 11:37

очень своевременный тредик! спасибо! пиште исче, например про девольвацию 1998

24 января 2014 в 12:223

Да ладно Вам, многие до сих пор еще мучаются вопросом: "Шить или не шить?")

24 января 2014 в 12:324

в Москве однозначно не шить

24 января 2014 в 12:551

Почему только критикуешь, почему статьи не пишешь?

24 января 2014 в 16:005

Добрый день.

Я новичек в данном направлении, но вот что меня смущает:

Теже протоколы, Уставы и т.п. не сшивать, то как понять налоговой, что документы оригиналы, достоверны, заверенны учредителями и т.д.

Еще вопрос по формам, если ее сшивать не надо, то как быть с нотариусом, пусть он заверяет но не сшивает ??? А если он не со шьет, то можно спокойно поменять листы и подать совсем другую форму, как нотариус подтвердит достоверность той формы которую он заверял ???

24 января 2014 в 12:473

В том-то и был сакральный смысл этого действа. Даже на серьезное нарушение похоже, если в этом смысле.

24 января 2014 в 14:561

Сообщение от AleksandrX

«Теже протоколы, Уставы и т.п. не сшивать, то как понять налоговой, что документы оригиналы, достоверны, заверенны учредителями и т.д»

Перед налоговой за достоверность документов отвечает заявитель (ныне - один из заявителей, который подает документы). Он раньше прошивал документы, теперь не прошивает. Налоговая не проверяет достоверность оригиналов, доверяя заявителю. Его же выбрали другие учредители на подачу, вот они и несут ответственность за достоверность.

Сообщение от AleksandrX

«Еще вопрос по формам, если ее сшивать не надо, то как быть с нотариусом, пусть он заверяет но не сшивает ??? А если он не со шьет, то можно спокойно поменять листы и подать совсем другую форму, как нотариус подтвердит достоверность той формы которую он заверял ???»

Нотариус всегда сшивает все заверяемые им документы. По-другому не получится. Форма, разумеется, будет подаваться прошитой. Но не потому что ФНС так хочет, а потому что делает нотариус.

24 января 2014 в 15:092

А мне нравится данная ситуация. Не нужно тратить время и расходные материалы).

24 января 2014 в 12:554

Согласна с вами, мне тоже очень нравится. Стало все намного проще и легче. Уже не волнуешься, а попала ли наклейка на узел, или нет.

Меня однажды в 46-й на заре регерской карьеры инспектор отругал, что я ниточкам кончики не подровняла... И смех и грех! А шила я на тот момент профессионально - 10 лет карьеры главбуха за плечами было, мы кассу ежемесячно шили в двух экземплярах.

24 января 2014 в 15:112
Если отправляю через нотариуса-не сшиваю устав. Протоколы всегда. И правда-делопроизводство оно такое. В ИФНС если напрямую сдавать, не знаю, че, можно не сшивать?:)
24 января 2014 в 14:392

Ага )) Можно! Просто степлером клацнула, и усё.

24 января 2014 в 15:121

Это что же получается... у регистраторов отняли "сакральное знание как сшивать документы" (с) Глеб Архангельский. Как теперь будет выживать "экосистема регистрационных фирм"?

24 января 2014 в 17:524

И что делать с запасами ниток? )

24 января 2014 в 18:233

Сообщение от Александр Василевский

«И что делать с запасами ниток? )»

можете мне отдавать в дар! :))))) я регер старой закалки - люблю нитки!!!

24 января 2014 в 18:553

Спасибо, оказывается можно скреплять хотя бы степлером, а то я даже это делать боюсь. А на скрепки при приемке документов инспектора ворчат на то, что скрепки цепляются друг за друга.

25 января 2014 в 13:382

Скрепки и правда неудобно.

26 января 2014 в 0:471
А мы перестали сшивать уставы и столкнулись с неожиданной проблемой. Налоговая на устав ставит штамп, с подписью и печатью; и ещё одну печать - на сшивку, но без подписи. В результате нотариус наотрез отказывается заверять копию. 46-ая налоговая говорит что-то с общим смыслом - "документ ваш, вы и расписывайтесь". Мы-то расписались, но решили, что лучше это сразу делать :)
27 января 2014 в 9:374

А ФНС на что не ссылается при этом? И если печать можно поставить, то почему подпись - нельзя? И что говорит нотариус про сшивку? (или его только печать без подписи смущает?)

27 января 2014 в 10:202

А почему нотариус отказывается заверять такой устав, чем мотивирует?

27 января 2014 в 10:331

Много нотариусов с прибабахами.. Думаю, при обращении к нормальному нотариусу таких проблем не возникнет.

29 января 2014 в 0:411

На практике я сшиваю один экземпляр Устава, чтобы получить нормально прошитый документ.

27 января 2014 в 15:432

Кто-нибудь в курсе 15-шка сшитые уставы и протоколы сейчас принимает?

27 января 2014 в 16:001
а почему они могут не принять?
28 января 2014 в 2:381

Хорошая статья! Спасибо!

Долго искала комментарии по вопросу нововведения с 04.07.2013. Так как мы привыкли уже много лет к обязанности сшивтаь уставы, протоколы и ставить подпсиь заявиетля на сшиве!)

28 января 2014 в 15:081
Будем слушаться нотариусов. и Всё)))
29 января 2014 в 8:381

Прочитала статью (спасибо автору огромное, очень полезная информация) и комментарии - и так и не поняла - сшивать или нет сшивать? Я так понимаю, что Устав нужно прошить после его регистрации? Но после нотариуса документы они уже сшиты? А все остальные документы сшивать не нужно? Практики расскажите алгоритм действий:)

31 января 2014 в 18:05

Вопросы на форуме до сих пор возникают

http://regforum.ru/showthread.php?t=138304

4 февраля 2014 в 10:41

Прошивка у нотариуса не прихоть, а требование законодательства. Ст. 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий
Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.
Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.
В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

14 февраля 2014 в 12:38

скажите ,пожалуйста

при первичной регистрации какие такие "нотариальные действия" нотариус с уставом общества, которого нет совершает?

а в иных случаях ему нов.редакция незарегистрированного устава вообще ненужна...

так что устав нет необходимости прошивать и опечатывать

14 февраля 2014 в 13:20

юрдица весьма часто перед тем как нестидоки на регистрацию заверяют нотариально не только заявление, но и протокол о (решение) о создании и сам устав - вот о чем речь

14 февраля 2014 в 15:20

Вот это новость))) Я даже не буду спрашивать, как нотариус вообще согласился заверять протокол и устав еще не созданной фирмы (может его на собрание вызвали), мне интересно — сколько он в итоге за такой выезд денег берёт?

2 апреля 2014 в 15:20

Понятно...Вы "глубоко" в теме... Не заверяет он протоколов и уставов еще не зарегистрированных юрлиц, а свидетельствует подлинность подписи учредителей (граждан или представителей юрлиц) на протоколе (решении), уставе.

Денег сколько берет "?- в моем регионе - подпись гр-на 500, представителя юрлица - 700 руб.

9 апреля 2014 в 12:59

Ну просто никогда с таким не сталкивался, хотя не исключаю такой возможности. А по протоколу нотариуса отмечают как присутствующего на собрании?

Кстати 

«заверяют нотариально не только заявление, но и протокол о (решение) о создании и сам устав»

Это я у Вас прочёл. 

9 апреля 2014 в 14:06

еще раз - нотариус не участвует в собрании и не присутствует на нем...

Если учредители хотят себя на будущее обезопасить себя например, от подделки иными участниками ООО учредительных док-в, а такие случаи имеют место когда начинаются разногласия между партнерами (см. суд. практику арб. судов) они могут засвидетельствовать свои подписи у нотариуса - на уставе и протоколе о создании (при этом они действуют как граждане-учредители, либо как представители юрлиц - учредителей создаваемого юрлица).

9 апреля 2014 в 14:42

«нотариус не участвует в собрании и не присутствует на нем...»

А в какой момент происходит заверение подписей?

9 апреля 2014 в 15:03

Цитата из статьи

«металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Итак, мы выяснили, что на сегодняшний день, при подаче документов в регистрирующий орган, право прошивать их или нет - остается за вами, но помните, что до тех пор, пока Федеральная налоговая служба не издаст очередной приказ или распоряжение, прямо предусматривающий запрет на данное действие, не ленитесь сшивать документы с помощью прошивочной иглы или хотя бы просто скреплять степлером, тем самым, исключая возможность их смешивания и не нарушая общих правил делопроизводства.»

так скреплять степлером или все же "металлические скрепления (булавки.скрепки) из документов удаляются? спасибо заранее! и спасибо за статью!!!

2 апреля 2014 в 14:40

Сообщение от Марцела

«так скреплять степлером или все же "металлические скрепления (булавки.скрепки) из документов удаляются?»

как хотите. на приеме некоторые инспекторы прям просят, что бы хоть как-то скрепили, хоть скрепкой простой

2 апреля 2014 в 15:121

ага, понятно)))спасибо

2 апреля 2014 в 15:19