Сколько лет мы все жили по одному из самых главных правил всех без исключения налоговых инспекций, который гласил: сшей документы и живи спокойно, но тут все буквально перевернула с ног на голову ошеломляющая новость о том, что больше не нужно ничего сшивать. Как так? Почему? А уверены ли вы в этом? Эти вопросы до сих пор задают заявители, подающие документы в регистрирующий орган. Буквально за 8 дней до введения новых форм была опубликована статья “Как правильно прошивать документы на регистрацию”. Я же со своей стороны расскажу о том, почему их сшивать не нужно и что же произошло на самом деле после 04.07.2013 года.
Что послужило причиной данного нововведения?
Как все уже знают, с 4 июля 2013 года вступили в действие новые Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, утвержденные Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@, в которых ничего не говорится об обязательной подаче документов в прошитом виде. Правило о том, что каждый документ (включая заявление), содержащий более 1 листа, представляется в прошитом, пронумерованном виде содержался в утративших силу методических разъяснениях, утвержденных приказом ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@.
Практические рекомендации при подаче документов в регистрирующий орган
Сегодня, подавая документы в регистрирующий орган, вас никто не обяжет сшивать их, как это было раньше. Данной позиции придерживается и Федеральная налоговая служба. В своем Письме от 25 сентября 2013 г. N СА-3-14/3512@ она пояснила, что ни заявления, ни учредительные документы, представляемые в регистрирующий орган, не обязательно прошивать. Даже напротив, сотрудники налоговых органов просят документы не сшивать, поскольку, с их же слов, с нововведениями появилась и новая программа, которая направлена на то, чтобы минимизировать их работу и исключить ошибки при перепечатывании текста в базу ЕГРЮЛ. Так, получая пакет документов, налоговый инспектор его сканирует и сохраняет в единой базе. А в случае, если документы сшиты, расшивает, тем самым выполняя двойную работу. Но, помимо этого, всем нам известно и то, что регистрирующий орган не обязан проверять последовательность страниц в предоставленных вами документах. Поэтому инспекторы просят хотя бы скреплять скрепкой или сшивать степлером те документы, которые впоследствии будут вам выданы с отметкой регистрирующего органа (я говорю сейчас про устав организации). Согласитесь, не совсем приятно получить устав, в котором будет неправильная последовательность страниц или и вовсе содержатся две страницы с одинаковым номером. В работе он будет для вас совершенно бесполезным, еще и придется подавать новую форму заявления на внесение изменений в учредительные документы общества.
Я пробовала подавать документы в регистрирующий орган и прошивая, и не прошивая, отказов по этому поводу не получала. Однажды в разговоре с инспектором я спросила: «Как же все-таки удобнее делать? Прошивать или нет?». На что получила ответ: «Можете делать как вам угодно, однако правила делопроизводства еще никто не отменял». Вооружившись гарантом, консультантом и, разумеется, интернетом, я отправилась покорять мир правил делопроизводства и архивирования документов. И вот что получилось.
Подготовьте документы для регистрации
ООО или
ИП на Регфоруме
Общие принципы и требования о прошивке документов
Вообще прошивка документов - это способ упорядочить бумаги. К сожалению, на сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, но существуют общие требования, разработанные в различных инстанциях. К таким относится:
- нумерация листов в деле;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- прошивка (шнуровка) пачек документов;
- заверение подписью и печатью на последней странице прошивки документов.
При этом при подготовке дел к подшивке (переплету):
- проверяется правильность их формирования;
- проверяется правильность их оформления;
- металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Итак, мы выяснили, что на сегодняшний день, при подаче документов в регистрирующий орган, право прошивать их или нет - остается за вами, но помните, что до тех пор, пока Федеральная налоговая служба не издаст очередной приказ или распоряжение, прямо предусматривающий запрет на данное действие, не ленитесь сшивать документы с помощью прошивочной иглы или хотя бы просто скреплять степлером, тем самым, исключая возможность их смешивания и не нарушая общих правил делопроизводства.
