Вредная экономия или Как правильно тратить деньги компании

  • 20 марта 2014 в 19:59
  • 2316
  • 15
  • 30

Добрый вечер, коллеги!

В процессе управления компанией столкнулся с совершенно нелепой на первый взгляд проблемой. Сотрудники чересчур экономят деньги в ущерб решению поставленных задач. Ладно бы тратили не рационально, понятно было бы, а тут наоборот.

Вот, например, пара ситуаций. Наняли дизайнера-удаленщика подешевле, потеряли кучу времени на согласования, в итоге получился полный отстой. Хотя есть проверенный вариант, но несколько дороже. Дальше. Ищем стратегически важного сотрудника, долго уже ищем, выясняется, что занимаемся «пассивным поиском» — ждем откликов, а сами не вызваниваем кандидатов. Экономим на доступе к базе резюме.

И критиковать за это получается как-то неловко, ведь из лучших побуждений о финансах компании заботятся. При этом у сотрудников появляется пространство для отговорок: «делали долго, потому что, хотели сэкономить (думали, что надо экономить)».

Конечно, здесь просматривается моя оплошность — четко не выставлены приоритеты. В любом случае, проблема себя проявила, нужно решать.

Решение пришло вот какое. Вводим внутреннее правило: «экономия во вред достижению результатов приравнивается к растрате. Под растратой здесь понимаем нецелевое или неэффективное расходование средств. Есть сомнения, что сейчас важнее, сэкономить или сделать дело быстрее/качественней — спроси руководителя. Не спросил — принял на себя ответственность за решение.»

Думаю, теперь все белые пятна закрыты. В любом случае расскажу аудитории о развитии сюжета. Будет интересно, если вы поделитесь своим управленческим опытом, как вы решаете подобные задачи.

Добавить
Для того чтобы оставить комментарий или проголосовать, вам необходимо войти под своим логином или пройти несложную процедуру регистрации
Также, вы можете войти используя:

Цитата из статьи

«экономия во вред достижению результатов приравнивается к растрате»

поскольку скидок от подрядчиков не дождешься, нужно принять правило жизни и не платить дважды! Сотрудники! Правило роста - предлагать решения и аргументы предоставлять. Руководители! Менять стратегию сообча!) Тоже правило роста. Как и дать понять сотрудникам, что аргументировано оспаривать стратегии - это одна из стратегических задач.

21 марта 2014 в 0:084

Не понял твою шифровку) Переведи, пожалуйста.

21 марта 2014 в 10:321
Дополнение к комментарию

)) Шифры - наше всё)

Сотрудники стараются, и когда экономят, и когда оспаривают экономию. Усилия одни и те же.

А раз старания есть, значит, сотрудники настоящие зайки, и рук-ву важно просто задать правильный вектор. Не каждый руководитель любит спорящих сотрудников, поскольку, все привыкли к тому, что инициатива наказуема.

Осталось дать понять, что инициатива доказуема и приветствуется. Вот и вся проблема)

21 марта 2014 в 23:122

Вот очень знакомая ситуация, в глобальном смысле! Экономия денег в ущерб срокам вообще довольно типичное заблуждение, причем как сотрудников, так и руководителей. Видел и руководителей, которые выкраивали копейки, теряя время, и в результате они имели значительно большие потери!

21 марта 2014 в 10:582

Тут всегда нужно помнить, что из триады быстро-качественно-дешево приходится выбирать только два показателя) Три в одном флаконе не получается)

21 марта 2014 в 11:343

Прижимистый руководитель - понятная модель поведения, а вот когда сотрудников приходится уговаривать деньги тратить... :)

21 марта 2014 в 15:191

У нас такой проблемы не стоит, тк когда появляется задача - мы анализируем варианты и бюджет и выбираем всегда что-то среднее, и с отзывами, как правило, работает)

21 марта 2014 в 11:522

Предположу, что ты принимаешь непосредственное участие в выборе поставщика. У меня ситуация, когда эта задача делегируется.

21 марта 2014 в 15:22

Это общая проблема. Люди часто не видят перспективы и предпочитают нанять юриста за 30 000 тыр., нежели за 60 000. Никто не видит долгосрочных выгод, более широкой компетенции которая монетизируется в будущем, презентабельного внешнего вида, который создает имидж конторы и т.д. и т.п.

Я был на тренинге, на котором руководителей реально ЗАСТАВЛЯЛИ нанимать личного помощника с зарплатой 30% собственной. Т.е. владелец бизнеса который получает 400 не мог нанять сотрудника за 150 т.р. чисто на уровне рефлексов, он наровил схватить человека максимум за 80 000.

21 марта 2014 в 12:073

Ну эту бизнес-секту мы знаем)) Не факт, что при доходе 400 нужно брать именно на 150 старпома. Универсальных рецептов здесь быть не может.

21 марта 2014 в 15:23

Цитата из статьи

«Конечно, здесь просматривается моя оплошность - четко не выставлены приоритеты. В любом случае, проблема себя проявила, нужно решать.»

Понравился Ваш подход к себе, самокритика полезна. Полагаю, что все в итоге гут будет:)

21 марта 2014 в 12:211

Это называется "говорить себе правду". :)

21 марта 2014 в 15:281

В самом по себе дизайнере удаленщике ничего плохого нет. Главное, найти адекватного.

Думаю, не лишним будет советоваться по эл. почте с руководством по таким вопросам. Лишний раз ответить по эл. почте мне не сложно. А сотрудникам - удобнее.

21 марта 2014 в 12:531

Электронная почта - всему голова! Звонки отвлекают, а все эти скайпы и аськи - убийство времени. Удобно, что в почте все фиксируется.

21 марта 2014 в 15:263

Кто-то мне недавно говорил, что телефон удобнее и лучше ;)

21 марта 2014 в 15:40

Для срочных вопросов - телефон, то что в течении дня можно решить - почта only.

21 марта 2014 в 15:54

Вот буквально на днях сотрудники заказывали канцтовары в Комусе. Выбрали самые дешевые - экономили деньги фирмы :)

21 марта 2014 в 15:391

Экономили в хорошем смысле? :)

21 марта 2014 в 15:40

С их стороны, уверена, были только лучшие побуждения. А мне каково, когда придет ко мне клиент в офис, а у меня сотрудники пишут ручками за 3 рубля. Стыд какой :) Уговаривала взять подороже, но одну девушку не уговорила. Она категорически заявила, что ей нравятся вот эти, с толстым стержнем за 7 рублей. Раз нравятся, для нее взяли эти.

Возможно, что такая "экономия" у наемных руководителей возникает оттого, что они боятся, что их сочтут транжирами. Или еще чего хуже, заподозрят в откатах. В пошлом десятилетии было модно экономить и ценилось умение купить то же самое, но подешевле. Не все готовы так сразу поверить, что можно покупать нормальные вещи/услуги по нормальной цене и никто не отругает.

21 марта 2014 в 15:432
Дополнение к комментарию

Увидела опечатку, но не стала исправлять :)

В пошлом десятилетии было модно экономить

В прошлом десятилетии ))

21 марта 2014 в 15:441

Сообщение от Татьяна Никанорова

«они боятся, что их сочтут транжирами»

+

Сообщение от Татьяна Никанорова

«пошлом десятилетии было модно экономить и ценилось умение купить то же самое, но подешевле.»

Да и не только в прошлом) Многие компании и по сей день экономят....был опыт работы в компании, которая по каждой ручке в заказе концтоваров задавала вопрос : "А это для кого?)" Пережитки прошлого....

25 марта 2014 в 16:50

Думаю вопросы в первую очередь к постановщику задачи :) потому как четко и ясно поставленная задача упирается в бюджет, который сразу можно оценить ;)

ну например - купите ручки (вам дверные или пишущие, пишущие? - big рулит :) - куплено. Б..ть!!!!! Ну или - тысячу чертей, мне нужно 50 ручек с лого типом компании, чтобы наши партнеры могли оценить как высоко(дорого) мы их ценим)

22 марта 2014 в 8:111

А экономия нужна при любом бюджете - имхо

22 марта 2014 в 9:582

Данная проблема известна, нужно пытаться делать чтоб не боялись спросить, показавшись менее опытными или грамотными........Но помимо ситуации: засомневался - лучше посоветоваться, есть еще и проблема: не засомневался, хотя должен был.......И вот эту проблему гораздо сложнее решить, ибо не каждый кто закончил школу, помнит чему его учили, и узнать результат: сможет сотрудник научиться или нет........сможем очень не скоро......

22 марта 2014 в 22:32

О, да. знакомая ситуация. уже 4 месяца прошу нанять курьера, даже нашла человека. который за разовые выезды готов работать, без оклада. нет же. у нас на почту ходят все)))) и ген. дир и фин. дир и гл. бух)))) еще лучше, когда я понимаю, что мне срочно нужно на почту, либо в другое место срочно отдать или забрать документы, естественно меня на рабочем месте нет. Директор возмущается, но курьера, который бы ездил по таким мелким поручениям не нанимают. с трудом удалось секретаря тире курьера тире офис-менеджера принять. Директору вообще секретарь, как он говорит, не нужен, а то что из-за такой вроде мелочевки работа компании стоит - это не просчитывается (((( обидно, а объяснять бесполезно…

23 марта 2014 в 12:091

Полностью согласна с вами. Сейчас модно прикрывать сотрудником сразу три вакансии. Но в вашем случае другая сторона медали, нежели у автора. Вы столкнулись с экономией руководства.

25 марта 2014 в 16:53

Согласна, очень часто не берут сотрудника из-за экономии средств в организации, даже если есть возможность, все равно экономят (видимо уже в привычку вошло или боятся сказать начальству, что не справляются с работой), а дела запускают до такой степени, что вновь пришедшему работнику приходится разгребать огромный пласт дел, причем за мизерную зарплату. В результате страдают и клиенты компании и сами работники, да и сама компания. Всегда нужно рационально подходить к любому вопросу и не перегибать палку.

31 марта 2014 в 18:03

http://habrahabr.ru/post/216813/ сегодня на глаза попалось, прочел по "диагонали", но пару полезных мыслей по теме можно найти.

Цитата из статьи

«Есть сомнения, что сейчас важнее, сэкономить или сделать дело быстрее/качественней – спроси руководителя. Не спросил – принял на себя ответственность за решение.»

Каждый, втч пустяковый, вопрос будет решатся через твою голову - природа человека, не любят они ответственности. Лекарство, имхо, - установить допуски - до такого то момента (суммы, ситуации) решает исполнитель, выше - передает начальнику. Формализировать, вплоть до инструкций (и лучше, если инструкции сотрудники будут писать, далее только редактировать).

Технические решения:

1. ВотсАпп: установить потоки, заставит в них общаться, отслеживать. Запретить смс. 

2. Внутреннюю корпоративную почту заменить Асаной - эффективнее в два раза. Запретить внутреннюю переписку по емейлам. 

3. Ввести списки-чек листы электронные кот, автоматически уведомляют о предполагаемых событиях. Отправили тупого курьера по 5 адресам, у него чек лист на пять задач, сделал одну задачу - галку поставил, руководитель увидел - сделано. Тут нужного аппа подсказать не могу, но чувствую должен быть. Кто найдет - огласите.

4. Ну и общая СРМ для всех. Что только не пробывали, но лучше mlo пока нет. 

Т.о. убрать внутренний бесмысленный трендеж по телефону, заменив его четкими действиями и отчетами по ним. 

 

24 марта 2014 в 22:314

Интересная ссылка, спасибо. Про дикатуру и демократию тоже напишу попозже. Есть несколько интересных соображений.

25 марта 2014 в 17:33

Я так понимаю речь идет об организациях до 100, или даже до 50 человек? Потому что свыше этого количества нужны и другие подходы и другие технические средства для организации работы.

Когда организация небольшая - взаимотношения строятся как в общине и сильно влияние лидера. Если лидер - босс, то вообще здорово. Когда организация растет - появляется, неизбежно, бюрократия - полезный и нужный инструмент, если применять его с умом.

28 октября 2014 в 11:29