1. Нужно выяснить является ли Исполнительный директор лицом, которое имеет право без доверенности действовать от имени Ассоциации. Сведения о таких лицах содержатся в ЕГРЮЛ (Едином государственном реестре юридических лиц). Для того, чтобы это проверить, нужно закзать выписку из реестра (ЕГРЮЛ) в Управлении ФНС по Вашему субъекту РФ.
2. Внимательно читайте устав Ассоциации - раздел, регулирующий деятельность высшего органа управления Ассоциации - общего собрания членов. Кто является председательствующим на общем собрании и т.д. В уставе может быть прописана процедура оформления протокола, в т.ч. кем он должен быть подписан. Если этого нет - избирайте председательствующего и секретаря из присутствующих членов.
3. Обычно в преамбуле протокола сначала указываются присутствующие члены, приглашенные лица, председательствующий и секретарь, сведения о правомочности собрания.