Коллеги! Кто у Вас разбирает почту?!

[Сергей из OPG]

Накипело...
Много входящей и исходящей почты.
Разбирать уже некому. Выделенный специалист не справляется.
Недавно тут прям загрустил от неразобранной за 2 дня почты...

Не, ну понятно, что нужно бы завести руководителя экспедиции, журнал учета входящих/исходящих. Чтобы экспедиция передавала документы ответственному юристу проекта... да еще и под роспись.
В какой-то мере это работает (сейчас примерно так).
Такой план, может, даже до 50 писем в день работает. Потом - теория рушится.
Может, сканить всё и слать юристам в системные папки, а оригиналы подшивать в папки за номерами (кому понадобится - заберет).
Коллеги! А как Вы справляетесь с почтой?

 

[Главный Адвокат Страны]

Сергей из OPG, действительно грустно, ведь это не письма на деревню к бабушке, а документы по делам клиентов, а они у вас лежат не разобранные...т.е., что то важное можно упустить или срок пропустить.

 

[Сергей из OPG]

Сергей из OPG, действительно грустно, ведь это не письма на деревню к бабушке, а документы по делам клиентов, а они у вас лежат не разобранные...т.е., что то важное можно упустить или срок пропустить.

В этом вся загвоздка... Это не спам...
Там обычно определения суда, глупые повестки, заявления кредиторов, отзывы, акты сверок и прочее.
По идее, юристы, зачастую выхватывают из коробок, что их особенно интересует, но это же тоже не решение вопроса.
Все записывать в журнал, сканировать, выдавать под роспись - такая "тема" оказалась нежизнеспособной.
Но мы же вовсе не первые и не последние, кто с почтой сталкивается каждый день. Неужели у всех такой бардак?!

 

[Андрей из 46]

мы оповещаем по почте, приезжают курьеры забирают, если кому очень надо, то сканируем. и всем этим занимается 1 человек, она еще и успевает почты обзванивать

 

[N_M]

Если большие объемы почты, надо просто выделять то количество людей, которое справится с поставленной задачей. А за основу взять систему делопроизводства любого государственного органа: прием, сортировка, регистрация корреспонденции.
Иного не дано.

 

[Сергей из OPG]

мы оповещаем по почте, приезжают курьеры забирают, если кому очень надо, то сканируем. и всем этим занимается 1 человек, она еще и успевает почты обзванивать

Коллега! Это входящие документы. НАМ. Оповещать сотрудников электронкой, что пришел конверт. Так там написано, что это требование к банкротящейся Ромашке... Секретарь и не в теме (и не нужно ей вникать).

 

[Сергей из OPG]

Если большие объемы почты, надо просто выделять то количество людей, которое справится с поставленной задачей. А за основу взять систему делопроизводства любого государственного органа: прием, сортировка, регистрация корреспонденции.
Иного не дано.

Логично. Выделить нужное количество людей.
Но госорганы - они такие... им скрывать (пардон, защищать адвокатскую тайну) не от кого и не нужно.
Приём.
Письмо от ООО "Василёк". Секретарь имеет право вскрывать такой конверт (весь такаой заказной и ценный)? Доступ (как бы это комично не звучало) есть? Или должен быть журнал с кодами доступа?
Сортировка.
От Василька отдать юристу Фёдорову М.А. - это вообще правильно?! Юристы они хоть понимают, куда вляпались Условно, опять же.
Регистрация.
Правда нужно? Н-М! Вы же юрист. Тоже чуть регер, чуть всякое. Вести ПОЛНЫЙ журнал что и когда поступило прилично в обычной юрконторе?

 

[N_M]

Логично. Выделить нужное количество людей.
Но госорганы - они такие... им скрывать (пардон, защищать адвокатскую тайну) не от кого и не нужно.
Приём.
Письмо от ООО "Василёк". Секретарь имеет право вскрывать такой конверт (весь такаой заказной и ценный)? Доступ (как бы это комично не звучало) есть? Или должен быть журнал с кодами доступа?
Сортировка.
От Василька отдать юристу Фёдорову М.А. - это вообще правильно?! Юристы они хоть понимают, куда вляпались Условно, опять же.
Регистрация.
Правда нужно? Н-М! Вы же юрист. Тоже чуть регер, чуть всякое. Вести ПОЛНЫЙ журнал что и когда поступило прилично в обычной юрконторе?

Извините, я не совсем понимаю в чем у вас проблема. Вы же наверняка не работаете с гостайной. А в коммерческой и адвокатской деятельности конфиденциальность при работе с деловой корреспонденцией обязаны соблюдать все сотрудники, включая секретарский персонал.
Но это на мой вкус так, хозяин барин-конечно.

Набирайте нормальных надежных людей, которые могут сортировать и вести учет писем, разрабатывайте для них подробную должностную инструкцию и будет вам счастье. Никакого волшебного способа организации приема почты не существует, только работающая система делопроизводства.

 

[Andre Win]

Администратор и разбирает почту. Он же в курсе того, что в общем и целом творится по фирме. Он конечно не знает частности, но отсортировать к примеру, повестки судебные от уведомлений из налоговой и т.д. и самое главное передать их исполнителю может.
Проблем не возникает.
На мой взгляд такая ситуация в отношении входящей корреспонденции как раз и может возникнуть только по причине того, что админ или другое лицо разбирающее почту не в курсе, кто и чем занимается!

 

[Сергей из OPG]

Спасибо, ребята за отзывы.
В общем, затея:
1. писать большую инструкцию в канцелярию;
2. сканить все письма;
3. после скана регистрировать в электронном журнале (с возможностью "подгрузки" скана);
4. обязать всех руководителей проектов проверять всю почту "за вчера" и ставить галки "моя почта";
5. после отметки "моя почта" канцелярия отдает почту руководителю проекта;
6. если почта "ничья" - докладывать руководству и распределять ее по наказу руководства.
Примерно так?

 

[КС]

Почты, конечно, много, но не ах-как-много.
Я не знаю вашей внутренней кухни, сколько у вас юристов, и как можно определить у кого какое дело в работе. Но, предположу, что наверняка оперативный управленческий учет у вас ведется.

У меня есть файл эксель, в котором написана фирма и бухгалтер, который ее ведет. Есть подвесная регистратура (1 коробка), в ней подвесные папки (20-30 штук). Каждой папке присваиваете буквы по алфавиту (А, Б, В...). При получении почты секретарь/администратор/дежурный юрист/младший юрист берет коробку и раскидывает почту по буквам. Далее есть два варианта:
1) этот же человек открывает файл с фирмами и ФИО менеджеров, и начиная с буквы А собирает почту по одной конторе, отдает ведущему менежеру.
2) Вводите как должностную инструкцию, что каждое утро каждый юрист подходит к подвесной регистратуре и по своему списку фирм (пусть хоть печатают) отбирает свою почту.

Вы можете придумать свой вариант сортировки. Главное - не копить, а сортировать хотя бы промежуточно, чтобы можно было быстро найти при необходимости.

 

[Сергей из OPG]

Промежуточный вариант - с пятницы:
1. вскрываем, фотографируем (сканировать оказалось слишком долго);
2. дыроколим, укладываем в папки со сквозной нумерацией;
3. если кому-то нужен оригинал - забирает (в экселе делая пометку, что забрал оригинал), фотографии приложены к экселю (с файла подгружаются).
Не, ребята... это реально очень сложно.
Входящая - она "наплывами" - до 3 тыс. конвертов в день (очень много актов/писем/заявлений кредиторов, работников и прочих "обиженных" по банкротным делам).

 

[Andre Win]

Если реально много почты, то и "мусора" в нем много. Выкидываем просто, не читая.

 

[Сергей из OPG]

Если реально много почты, то и "мусора" в нем много. Выкидываем просто, не читая.

Уф. Думал одни мы такие невежливые. Да, спам тоже в топку, особенно:
- предложения офисных помещений, бутулированной воды, дешевого интернета, 1С, Консультант, систем сдачи отчетности и пр.;
- предложения деревянных гербов и молотков;
- предложения резных шахмат (кстати, реально что ли пользуются спросом - каждые 2-3 дня шлют письма изготовители?!);
- предложения продвинуть сайт;
- предложения обеспечить номинальный сервис и подгнать кучку гномов;
- и пр. пр. пр.

 

[Yoyo]

пора нанимать на работу профи!

 

[Компания РЕГАС]

Занимается один человек. Почта, документооборот, и телефон на нем.
Пока справляется