сроки хранения документов

[Ната_лья]

Доброго дня.
У нас есть рамочные действующие договоры поставки с контрагентами. Заключены они были до 2000г. Но поставки по ним совершаются и в настоящее время (что подтверждается ТОРГ12, ТН). Так же имеется ежегодное переходящее сальдо. Как долго необходимо хранить такие договоры и УПД?
Вопрос возник в связи со следующим:
1) если уничтожить УПД с истекшим сроком хранения, то как в случае спора подтвердить конечное сальдо? По идее необходимы все УПД и все п/п....
2) был запрос от органов о предоставлении документов по договору за весь период работы.

 

[zhe560]

Как долго необходимо хранить такие договоры и УПД?

ИМХО я бы не заморачивался с этим и обоснованием для госорганов о том, что не должны. Выглядело бы странным уничтожение вами документов по рабочей сделке....... Если есть задача не предоставлять что-то, то это что -то всегда можно утратить, о чем и составить соответствующий акт, о том что "в связи с вашим запросом была проведена проверка наличия запрашиваемых документов в результате которой было выявлено и тд и тп".
А потом, если вдруг потребуется найти это что-то, то найдете. Ну нашли, что тут поделаешь, бывает, в другую папку положили оказывается, кого надо выпорем и за кудри оттаскаем

 

[Ната_лья]

логика мне ваша понятна,спасибо
А вот если в разрезе "очень много документов, хотим выбросить".....сколько лежать договору у которого срок автопролонгация и первичке по нему?

 

[Ната_лья]

ИМХО я бы не заморачивался с этим и обоснованием для госорганов о том, что не должны. Выглядело бы странным уничтожение вами документов по рабочей сделке....... Если есть задача не предоставлять что-то, то это что -то всегда можно утратить, о чем и составить соответствующий акт, о том что "в связи с вашим запросом была проведена проверка наличия запрашиваемых документов в результате которой было выявлено и тд и тп".
А потом, если вдруг потребуется найти это что-то, то найдете. Ну нашли, что тут поделаешь, бывает, в другую папку положили оказывается, кого надо выпорем и за кудри оттаскаем

логика мне ваша понятна,спасибо
А вот если в разрезе "очень много документов, хотим выбросить".....сколько лежать договору у которого срок автопролонгация и первичке по нему?

 

[zhe560]

логика мне ваша понятна,спасибо
А вот если в разрезе "очень много документов, хотим выбросить".....сколько лежать договору у которого срок автопролонгация и первичке по нему?

Если в общем, то сам договор хранится 5 лет после истечения срока его действия или прекращение по нему обязательств ( п. 11 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236), по первичке тоже не менее пяти лет, см п. 1 ст. 29 ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 277 вышеуказанного приказа Росархива

 

[Ната_лья]

Если в общем, то сам договор хранится 5 лет после истечения срока его действия или прекращение по нему обязательств ( п. 11 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236), по первичке тоже не менее пяти лет, см п. 1 ст. 29 ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 277 вышеуказанного приказа Росархива

получается так как договор с автопролонгацией, то не важно работаем мы по нему или нет, если нет соглашния о расторжении, он является действующий и хранить мы его должны бесконечно........
А УПД можно уничтожить по истечении 5 лет после использования в отчетности

 

[zhe560]

получается так как договор с автопролонгацией, то не важно работаем мы по нему или нет

он же у вас рамочный, есть заявка на поставку -обязаны отработать.

он является действующий

да

хранить мы его должны бесконечно

нет. Прекращение обязательств + 5 лет. (для себя ответьте на вопросы, как давно была последняя поставка, насколько прочно она притягивается именно к этому договору, можно ли, в целях учета пятилетнего срока, оформить задним числом прекращение договора)

если нет соглашния о расторжении

в общих чертах. Обязательства можно прекратить не только соглашением о расторжении.

 

[Ната_лья]

подниму тему
всем доброго времени суток.
правда немного с новой темой, но касаемо стартовой.

Делаем Положение о порядке уничтожения документов (я не бухгалтер сразу скажу). В нем употребила понятия из ПРИКАЗ от 31 июля 2023 г. N 77 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ, а именно:
- экспертиза ценности документов (понимая под этим осмотр и анализ документов на предмет истечения сроков хранения)
- выделение документов к уничтожению (то есть список док с истекшим сроком)

Номенклатуры дел в фирме нет (не утверждена), архива как подразделения тоже (то есть никто ни какие дела по номенклатуре не передает), но документы то с истекшим сроком есть.

Я так понимаю, что Правила эти применяются в части, вот только части эти выделить как-то сложно мне...Как их применять к частным ООО

Кто как уничтожает? какие формулировки берете? кто на практике сталкивался с какими-то претензиями проверяющих? на что обратить внимание?

Есть предложение убрать "законные" формулировки, оставить просто "провести анализ документов", "определить по каким срок истек" "акт о подготовке документов к уничтожению"

поделитесь пож-та практическим опытом

 

[zhe560]

Кто как уничтожает?

Кто как уничтожает?

поделитесь пож-та практическим опытом

Рискну предположить, большинство уничтожает вовсе не так. Обычно используется шредер или свободные руки какого-нибудь помощника

 

[Ната_лья]

Рискну предположить, большинство уничтожает вовсе не так. Обычно используется шредер или свободные руки какого-нибудь помощника

но ведь чтобы дать ответ на запрос любого органа необходимо приложить акт по уничтожению...

 

[zhe560]

но ведь чтобы дать ответ на запрос любого органа необходимо приложить акт по уничтожению...

ИМХО Обычно такие вопросы решаются по факту их возникновения. Т.е. делают по мере необходимости.
ps я не про то, что это правильно или не правильно, я про обычаи

 

[Nick1986]

но ведь чтобы дать ответ на запрос любого органа необходимо приложить акт по уничтожению...

В моих компаниях обычно делали общий приказ, где каждое подразделение составляло перечень документов, которые подлежат уничтожению. Потом составлялся акт, который утверждался Генеральным директором. Собственно, потом либо эти документы АХО сам уничтожал в шредере, либо, если объём гигантский, по тому же акту передавали в специальную фирму, которая уничтожала своими способами.