налаженный документооборот в холдинге или чем бы заняться?!

[Ninelka]

Сразу к сути дела:

устроилась работать в холдинг (в составе холдинга 19 ООО-шек!!!). Всё бы ничего, но есть проблем(к)и:
1. отсутсвие инструкции по делопроизводству
2. отсутсвие налаженного документооборота между компаниями (т.к. половина оригиналов учредительных документов хранится в головной организации, другая часть - в другой организации, третья - вообще утеряна).

Вообщем, основная проблема в том, что в холдинге нет единого юр.отдела, который был бы в курсе всего, что происходит в компаниях, куда и какие документы передаются, где и какие процессы протекают и т.д.
Сейчас, в свою очередь, начинает выясняться, что не во всех компаниях всё в порядке с документами, т.к. где-то отсутсвует по каким-то Вообщем, основная проблема в том, что в холдинге нет единого юр.отдела, который был бы в курсе всего, что происходит в компаниях, куда и какие документы передаются, где и какие процессы протекают и т.д.

Поэтому, прошу помочь КОНКРЕТНЫМИ советами:

как восстановить утерянные документы и как можно выявить вообще их отсутсвие (была идея получить выписку по каждому ООО, посмотреть по этой выписке когда вносились изменения и сравнить с имеющимися документами) заблаговременно?

как наладить документооборот в ХОЛДИНГЕ?
:dont_know:

p/s ЗАРАНЕЕ ВСЕХ БЛАГОДАРЮ.

 

[gres1234]

мгу, сервер очнулся )

по теме:
я работаю в такой же фигне, тока ооошек в два раза больше
в чем КОНКРЕТНЫЙ вопрос?
как восстановить утерянные учр.доки?
или как поставить документооборот, чтоб знать обо всем порисходящем и чтоб ничего не терялось?

 

[Мэл]

Речь о том, как наладить документооборот. Надо начинать с ревизии того, что есть. А по его результатам - восполнять то, чего не достает. И это касается не только учредительных документов ОООшек, но и множества договоров.....

 

[Ruslan_DeAli]

У меня предложение.
А что если здесь, в самой этой ветке и построить тот самый напутственный план, для лица (пусть это будет юрист, аудитор, бухгалтер - не важно) пришедшего в новую компанию(независимо от её размеров), так сказать чтобы:
а) глаза не разбегались за что первое взяться
б) для тех кто впервые с этим сталкивается....и не всегда сам может что-то по наитию определить, что нуждается в проверке -
определить как и с чего нужно начать ....
из того что здесь написали, полностью соглашусь, что
1. Проверяем комплектацию учредительных документов. В этом деле нам может помочь Выписка из ГРЮЛ (получаетя бесплатно в ИФНС течениеи 5-ти рабочих дней по запросу самой компании)
Из данной выпсики мы можем увидеть:
- кто является учредителями:
а) физические лица (тогда нам не помешают
копии их паспортов- лицо + прописка, также наверное не мало важным будет обратить внимание, когда им исполнится 45 лет, тем самым чтобы преугадать и напомниь о смене паспорта и соответсвенно подать данные в ИФНС о измеениях сведений участников)
б) если это юр. лица - копии необходимых документов по данному юр. лицу : ОГРН (о создании юр. лица), ИНН, УСТАВ, действовавший на момент вхождения вашего участника юр. лица в компанию, в которую вы пришли), протокол либо решение, говорящее о том, когда компания-участника вашего юр.лица вошла в состав ваших участников и с какой долей, а также проверить через www.valaam-info.ru/fns числиться ли это предприятие среди "живых" (т.е. обратить внимание на раздел 3.)
- как и за счеь чего формировался уставный капитал вашего юр. лица
а) за счет денедных вкладов (проверить, а были ли они внесены и как были внесены: посредством взноса наличных в кассу вашего предприятия, либо напрямую взносом (для физ. лиц-участников),либо перечислением со свого расчетного счета (для участниклв-юр.лиц) на расчеьный счет вашего предприятия.
были ли изменения в движениях долей (увеличение/уменьшение) у кого-то из участников.
Если уствный капиал вносилсяимуществом, то уточнить у гл. бухгалтера, где это имущество, поставлено ли оно на баланс и если сумма вносимого имущества превышает 20 000 руб, тио необходима (для самого общества прим. тут пусть меня поправят, как происходит в других ИФНС, в т.ч. в 46-ой, така как в разых ифнс по разному, но у нас не требуется этот самый акт оценки в обязательном перечне документов для сдачи комплекта документов на регистрацию юр. лица либо на внесение изменений) оценка независимым оценщиком. Проверить есть ли она у вас (при наличии условия превышения стоиомости одного объекта 20 000 руб.)
- проверить, соответствуют ли виды деятельности тому, чем занимается компания (переговорить с гл. бухом о отрасли предприятия и как можно больше выяснить все виды, чем оно занимается) проверить реалии с заявленнными кодами ОКВЭД (они также представлены) в выписке.
- проверить посредствам сайта www.valaam-info.ru/fns (в случае отсутствия "свежей" выписки, либо пока она заказывается) о вносимых изменениях, обратить внимание на разделы 2.1 и 2.2.
(полученная информация отраженнная на сайте не всегда является актуальной) таков уж глюк ...
если есть заполненный в таблице раздел 2.1., то мы гипотетически можем подразуумевать что вносились какие-то изменения, связзанные с:
- составом участников
- наименованием юр. лица,
- наличием филиалов и т.д.
- юридическим адресом
- видами деятельности (до 01.07.2009 г.)
- изменением размера уставного капитала
т.е. все те изменения, которые находили свое отражение в уставе
если есть заполненный раздел 2.2.
то вносились изменения связанные с директором общества.
также всю эту информацию можно увидеть на последних страницах выписки (когда, какие документы подавались в ИФНС для внесения соотвествующих изменений)


пока все...(спать хочется), если кому-то будет интересно, могу поделиться опытом и написать далее...

 

[Ninelka]

в чем КОНКРЕТНЫЙ вопрос?
как восстановить утерянные учр.доки?
или как поставить документооборот, чтоб знать обо всем порисходящем и чтоб ничего не терялось?

в первом посте мои два вопроса выделены в конце курсивом

Добавлено через 59 секунд
Ruslan_DeAli,

мне интересно :rose:

 

[Ruslan_DeAli]

Ruslan_DeAli,

мне интересно

Сбросьте ваш электронный адрес мне в личку, и я постараюсь продолжить излгать накопленный опыт и материал уже посредством эл. почты, если вы не против

 

[Ninelka]

Как восстановить утерянные документы?
в выписке, например, указано, что при внесении изменений в ЕГРЮЛ подавался Протокол ВОСУ №... 2010 г., однако. в архиве документов его нет, также, например, на ООО не оказалось протокола о создании. :dont_know:

 

[gres1234]

посчитал сегодня свои - 33
и бардак такой же

 

[sunny]

я постараюсь продолжить излгать накопленный опыт и материал уже посредством эл. почты, если вы не против

Мы не против, мы очень даже за! мы тоже с удовольствием примем к сведению ваш опыт

 

[EVG]

Мы не против, мы очень даже за! мы тоже с удовольствием примем к сведению ваш опыт

+1!
Занимаюсь тем же вот примерно полгода уже.ООО-шек, слава Богу, поменьше. Но еще одна ЗАОшка есть, которая основная, и от которой максимум проблем...((
Буду рада ,если со мной опытом тоже поделитесь, и сама что смогу подсказить.:yahoo:

 

[marmot]

чужой опыт никогда не повредит. Ruslan_DeAli,выкладывайте здесь))))))))))))

 

[Ninelka]

Как восстановить утерянные документы?
в выписке, например, указано, что при внесении изменений в ЕГРЮЛ подавался Протокол ВОСУ №... 2010 г., однако. в архиве документов его нет, также, например, на ООО не оказалось протокола о создании. :dont_know:

как быть то?

 

[gres1234]

как быть то?

написать

 

[dmb]

при наличии условия превышения стоиомости одного объекта 20 000 руб.

Не одного объекта и одного вклада участника. Это я так, к слову.

Да, еще вы забыли про ежегодные ОСУ, их, я уверен, вообще нет.
Уставы бы еще прошерстить не помешало на соответствие.
Про одобрение крупных сделок не забыть.
По поводы изменений сведений у физиков, тут бы я наладил взаимоотношения с кадровиками.

 

[Ruslan_DeAli]

как быть то?

как быть в данной ситуации уже отписал вам в личку