такого быть не должно...есть председательствующий и его секретарь...
Наверное, я бы вышла из этого положения так, еще одно типа собрания, где есть председательствующий и его секретарь....и вопрос на повестке дня о подписании трудового договора и возложение полномочий при его подписании на ФИО