Да, должен быть приказ, как первичный документ. Соответственно составленный в соответствии с требованиями к первичной документации (номер, дата, фио, должность, подпись и пр.). Лучше данный документ упорядочить на все виды оборудования и техники, потребляющей ГСМ. Например, в табличной форме. С установлением коэффициентов (надбавок) по условиям эксплуатации: зима-лето, например. За основу рекомендую взять нормы Минтранса (по объектам, которые могут там содержаться). Плюс воспользоваться технической документацией, которая идет к Вашему оборудованию. Обычно там пишется расход. Это будет отличнейшим обоснованием.