Авансовый отчет и снятие денег через расчетный счет

[Лорен]

Добрый день.
В организации имеется расчетный счет, кассы нет, лимит остатка кассы в банке ноль. Все платежи идут через расчетный счет. Переодически директору необходимо срочно что-то покупать для предприятия. Все что можно мы проводим по безналу, но иногда есть срочность или необходимость купить в магазине.
На сколько я знаю, можно снять деньги с расчетного счета на хозяйстенные нужды, далее оформить авансовый отчет (форму и порядок заполнения скачала, про приказы о подотчетнсых лицах поняла). Но так как бухгалтер у нас удаленный и она не очень хочет с этим связываться, она "разрешла" только день-в-день купить а потом снять нужную сумму точно совпадающую по чекам. Но естественно это бывает не всегда удобно, как и не возможно запланироваь точную сумму расхода.
Так вот вопрос в том, что может ли в один день директор купить все что ему нужно, а на следующий день (или через несколько дней) эту сумму снять в банке на хозяйстеные нужды, потом оформить авансовый отчет? Что при этом пописать в приказе?
Нужно ли издавать приказы о подотчетных лицах - если лицо одно - директор, если да, то нужно ли ставить подпись "ознакомлен".

 

[Неволк]

Авансовый отчет, конечно, составлять все равно нужно. Так что не совсем понятно, что для себя выигрывает ваш бухгалтер, делая все день в день.
Алгоритм прост - снимаете деньги с р/сч, приходуете в кассу, тут же делает е выдачу денег подотчет на всю полученную сумму, так как лимит кассы у вас ноль (сейчас на выдачу под отчет нужно заявление от получающего, в котором прописан срок отчета), по факту расходования денежных средств подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Если есть остаток - возвращаете в кассу и сдаете на р/сч, так как у вас лимит ноль, либо в тот же день по новому заявлению выдаете его вновь подотчетному лицу. Если есть перерасход по авансовому отчету - снимаете деньги с р/с и выплачиваете задолженность либо до следующего случая снятия денег на расходы ждете и приплюсовываете к требуемой сумме.

Добавлено через 13 минут 32 секунды
Новые правила ведения кассовых операций (Положение № 373-П) не требуют составлять приказ о расчетах с подотчетными лицами. Но вы можете все равно его составить, в котором пропишете, что:
1) кассир выдает работнику деньги по письменному заявлению в произвольной форме, завизированному руководителем. В заявлении обязательно должна быть указана сумма денег и срок, на который они выдаются, плюс собственноручная подпись рук-ля на визе.
2) подотчетными лицами признаются все сотрудники, которым кассир выдает деньги под отчет
3) максимальный срок на который выдаются деньги, а конкретный срок рук-ль утверждает в каждом отдельном заявлении
4) при выдаче подотчет ден. ср-в рук-лю в заявлении отражаются сумма и срок, а собственноручную разрешительную запись на заявлении рук-ль не делает
5) работник предоставляет авансовый отчет в бухгалтерию в течение 3-х раб. дней после истечения срока, на который выданы ср-ва, или со дня выхода на работу. Бух-ия проверяте отчет в течение 5 дней после представления, рук-ль утверждает в течение 5 дней после проверки. Кассир производит расчет с подотчетным лицом по ав.отчету в течение 5 дней после утверждения отчета.

Как-то так сроки в 5-м пункте можете проставить свои. В приказе определите сотрудника, который должен всех ознакомить с ним всех сотрудников, а не только подотчетников.

 

[Лорен]

Алгоритм прост - снимаете деньги с р/сч, приходуете в кассу, тут же делает е выдачу денег подотчет на всю полученную сумму, так как лимит кассы у вас ноль

но то, что чеки на товары выбиты несколькими днями раньше не имеет значение?

подотчетным лицом будет только директор, он все равно на свое имя должен написать заявления "прошу себя выдать себе сумму?"
да и бухгалтер тоже он ...

 

[Неволк]

Да, к сожалению, заявление он должен писать сам себе, только уже без визы.
Если чеки у вас выбиты днем раньше ничего страшного, это нормально, вы их отражаете в авансовом отчете, у вас появляется задолженность перед подотчетным лицом - директором. И вы снимаете деньги с р/сч на хоз. нужды и погашаете эту задолженность.

Добавлено через 3 минуты 40 секунд
вообще только сейчас прочла такую вещь, сама не знала: если работник купил товар за свои деньги, то подотчетным лицом он не является, так как деньги под отчет не брал. Значит, составлять ав. отчет не надо. Ведь этот документ предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами (Указания, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). Чтобы компенсировать расходы, сотруднику достаточно подать заявление в свободной форме. На основании заявления директор издает приказ, а кассир выдает деньги. Некоторые компании все равно делают через Ав.отчет (в том числе и я), так как , например, в программе 1с не сделать автоматические проводки без этого. Запрета на такой порядок нет.

Добавлено через 6 минут 52 секунды
Чтобы заявление на выдачу денег директору не выглядело, будто директор просит выдать деньги себе у самого себя, можно просто писать "необходимо выдать...". А вшапке вместо "Генеральному директору..." написать "В ООО "..."

 

[Лорен]

правильно ли я понимаю, что например проезд в общественном транспорте (электрички, автобусы) тоже можно под хозяйственные нужды определить?

 

[Неволк]

Нет, нельзя для целей уменьшения прибыли. Если только работник не ездил на этом общественном транспорте будучи в командировке.
А так, конечно, можно, просто будете эти хоз. расходы относить за счет прибыли, не включая в расходы при подсчете налога на прибыль.

 

[Лорен]

у нас УСН 6% и ездил он по работе по объектам

 

[Неволк]

А, ну если вы платите только с выручки, то не вижу особых причин не оплачивать эти хоз.расходы.

Добавлено через 3 минуты 44 секунды
Хотя нет, налоговики могут посчитать эти выплаты материальной выгодой работника, и заставить вас платить с них НДФЛ и страховые взносы., я думаю. Если только нет по этому поводу какого-либо письма.

 

[Александр В]

А мы немного по другому делаем. Меня достало высунув от напряжения язык :round_head:заполнять чековую книжку и ездить в банк для получения наличкиig_ball:
В результате мы нашли такую формулу:
Деньги авансом или по факту разовой покупки перечисляются директору (или другому подотчетному лицу) на его личный счет в банке (удобнее всего с привязанной рублевой банковской картой). Далее эти деньги тратятся. Фирме все равно, расплатится ли физик этой картой, снимет ли наличку в банкомате или как еще. Главное, чтобы подотчетник заполнил авансовый отчет и приложил к нему кассовые и товарные чеки, ТТН, транспортные билеты и прочее. ВСЕ!:yahoo:
Движения денег по кассе предприятия НЕТ! Заполнять чеки не надо! Ходить в банк и стоять там очереди, сначала к операционистке потом в кассу не надо! С кассовой книгой париться НЕ НУЖНО! Лимитов кассы соблюдать не нужно! Делать расходники и приходники не нужно!

Кстати, выплачивать зарплату аналогичным образом тоже не в пример удобнее, чем снимать ее по чеку.

 

[Лорен]

Да мы тоже зарплату перечисляем на карточки. Спасибо за совет обязательно будем применять!

Добавлено через 10 минут 22 секунды

Деньги авансом или по факту разовой покупки перечисляются директору

подскажите что бухгалтер пишет в "назначении перевода".
правильно ли я поняла что перечисление идет на зарплатную карту?

 

[Александр В]

Лорен, пишем: "Перечисление денежных средств под авансовый отчет. НДС не облагается"

 

[aleshka]

Здравствуйте! Очень нужен совет! Ситуация такая: наш директор тратил свои деньги на нужды организации. Денег под отчёт ему не выдавалось. Когда на р/с накопилась определенная сумма денег, директор, например, сделал авансовый отчет 01.09.12 и прикрепил чеки от мая, июня... И снял деньги с р/с на основании этого авансового отчёта. Мы ООО доходы-расходы. Насколько всё правомерно?

 

[lisa2901]

Александр В, я тоже действую подобным методом....переводим деньги на карту подотчетного лица...он покупает все , что нужно в течении месяца-двух-трех (как прописано приказом)...потом собираю все чеки в кучу и составляю авансовый отчет...если остаток есть - возвращаем на расчетный счет с карты физ лица, если перерасход - переводим этот перерасход физ лицу на карту.

 

[zloff]

Тоже двумя руками за карточки. На всякий случай, карточки у сотрудников могут быть любые, любого банка (а не только того, с которым у компании договор о перечислении з/п).

 

[sunma]

Здравствуйте! Очень нужен совет! Ситуация такая: наш директор тратил свои деньги на нужды организации. Денег под отчёт ему не выдавалось. Когда на р/с накопилась определенная сумма денег, директор, например, сделал авансовый отчет 01.09.12 и прикрепил чеки от мая, июня... И снял деньги с р/с на основании этого авансового отчёта. Мы ООО доходы-расходы. Насколько всё правомерно?

нормально

 

[Veronika3004]

нормально

Таже проблема что и описана выше.а еще не установлен лимит кассы(мы субъекты мал.предприятия)как с этим быть?

 

[-Мария-]

не установлен лимит кассы

Сейчас устанавливает сама организация, согласно расчету, поэтому ничего Вам не мешает его установить "задним" числом.

 

[Ирина Кочеткова МСК]

Субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит кассы.

 

[Olga_K]

Субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит кассы.

Ссылочку на нормативку дайте, пожалуйста

 

[Ирина Кочеткова МСК]

Абзац 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У