На время отсутствия руководителя организации его обязанности могут возлагаться на штатного заместителя или иного работника.
Генеральный директор является единоличным исполнительным органом организации, действует от имени общества без доверенности, в том числе представляет его интересы и совершает сделки. Если генеральный директор уходит в отпуск, то необходимо оформить передачу его полномочий. Его обязанности может исполнять заместитель либо другой работник.
Если у руководителя организации есть штатный заместитель, то, как правило, именно на него возлагается исполнение обязанностей первого лица на время его отсутствия. Исполнение обязанностей руководителя во время его отсутствия является одной из основных функций штатного заместителя, к ее исполнению штатный заместитель должен приступить только в строго определенном случае - при отсутствии руководителя.
Если в организации не предусмотрено в штатном расписании позиции заместителя, то полномочия руководителя можно возложить на любого другого сотрудника организации.
Для делегирования полномочий, нужно издать приказ о назначении временно исполняющего обязанности генерального директора.
В приказе следует оговорить, какие именно полномочия передаются (право подписи финансовых документов, бухгалтерской, налоговой отчетности, пределы по суммам совершаемых сделок) и на какой срок они предоставляются. Если в приказе указано только о назначении временно исполняющим обязанности генерального директора, то это означает что делегируются все полномочия. Получается, что исполняющий обязанности генерального директора, полномочия которого вытекают только из приказа единоличного исполнительного органа, имеет право не только руководить деятельностью общества, но и заключать сделки, и выдавать доверенности третьим лицам, и осуществлять полномочия по созыву общего собрания акционеров (участников). К сожалению, учредители (собственники) компаний задумываются об этом только когда непосредственно сталкиваются со сложностями или терпят убытки.
При рассмотрении споров, связанных с назначением исполняющего обязанности генерального директора арбитражные суды признают полномочия на основании приказов руководителя организации, если согласование кандидатуры или порядок назначения исполняющего обязанности руководителя организации учредительными документами не отнесены к компетенции учредителей (собственников) (Постановление Президиума ВАС от 24.03.1998 № 6813/97).
Во избежание неблагоприятных последствий неконтролируемого исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора, президента, др.), вопросы, связанные с назначением исполняющего обязанности руководителя организации, необходимо решить на уровне учредительных документов.
Если учредительными документами не предусмотрена какая-либо форма санкционирования возложения обязанностей генерального директора на работника организации, директор имеет право самостоятельно ограничить компетенцию исполняющего обязанности, указав в приказе какие именно действия не может выполнять его заместитель. В этом случае, необходимо оформить доверенность.
Для делегирования полномочий на право представительства от имени организации необходимо оформить доверенность
Генеральный директор может выдавать доверенность на право представительства от имени организации. Имея на руках доверенность, сотрудник, замещающий гендиректора, может представлять интересы организации, заключать договоры и совершать сделки в пределах полномочий, установленных этой доверенностью или указанных в приказе. Без оформления доверенности исполняющий обязанности руководителя не сможет защитить права организации в суде, а в результате ожидания возвращения генерального директора можно пропустить процессуальные сроки.
Для делегирования полномочий на осуществление банковских операций необходимо оформить дополнительную (временную) карточку с образцами подписей
Для осуществления банковских операций необходимо оформить и представить в банк дополнительную карточку с образцами подписей с пометкой «Временная» (в поле «Прочие отметки»). Форма карточки и порядок ее оформления утверждены Инструкцией Центрального банка РФ от 14.09.2006 N 28-И .
