Правильное оформление протокола с иностранцами

[pony2310]

Коллеги, добрый день!

Впервые столкнулась с иностранцами и возник вопрос...
Есть ООО (РФ), в нем 2 участника: 1. юр. лицо (Латвия), 2. юр. лицо (Британские Виргинские острова).

Как правильно оформлять протокол? На каком языке? Нужно ли нотариально удостоверять подписи?

Заранее большое спасибо!

 

[Alf]

Практически можно сделать так:
1) протокол двуязычный (на русском и английском),
2) подпись каждого руководителя ЮЛ - участника удостоверяется и легализуется (апостиль) в стране его нахождения,
3) затем в РФ подписи и заверительные надписи переводятся, подпись переводчика заверяется у нотариуса

 

[Базар]

Есть ООО (РФ), в нем 2 участника

Фирма существует, значит УЖЕ есть протокол о создании и др.

 

[pony2310]

Практически можно сделать так:
1) протокол двуязычный (на русском и английском),
2) подпись каждого руководителя ЮЛ - участника удостоверяется и легализуется (апостиль) в стране его нахождения,
3) затем в РФ подписи и заверительные надписи переводятся, подпись переводчика заверяется у нотариуса

а почему на английском? Одни же латыши, а другие англичане...
и можно ли как-то упростить процедуру с удостоверением и легализацией в стране их нахождения?
Может, сделать от них доверенность на российское лицо?

 

[Alf]

а почему на английском? Одни же латыши, а другие англичане...

просто так удобнее, общепринятый стандарт. ничего обязательного здесь нет.

и можно ли как-то упростить процедуру с удостоверением и легализацией в стране их нахождения?

эти процедуры в каждой стране формализованы и как их упрощать я не знаю (вернее, как получить апостиль в РФ за 1-2 дня знаю, а в этих - нет

Может, сделать от них доверенность на российское лицо?

это, конечно же, более удобный вариант, НО: при оформлении доверенностей каждой из них предстоит точно такая же процедура легализации. Таким образом, оформлять доверенности имеет смысл в случае, если в текущем году вам предстоит еще делать протоколы по этой организации...

 

[pony2310]

просто так удобнее, общепринятый стандарт. ничего обязательного здесь нет.

эти процедуры в каждой стране формализованы и как их упрощать я не знаю (вернее, как получить апостиль в РФ за 1-2 дня знаю, а в этих - нет

это, конечно же, более удобный вариант, НО: при оформлении доверенностей каждой из них предстоит точно такая же процедура легализации. Таким образом, оформлять доверенности имеет смысл в случае, если в текущем году вам предстоит еще делать протоколы по этой организации...

тогда могу ли я сделать протокол только на русском языке?
и можно ли сделать от них доверенности на российских лиц сразу, скажем на год или два и подписывать все протоколы?

 

[madrih]

на самом деле ответ на ваш изначальный вопрос зависит от того, что именно вы хотите.

1. сам факт наличия в составе участников иностранных физических и юридических лиц - никак не влияет на порядок:
- проведения собрания
- оформления протокола.
2. не забывайте, что для подписания протокола вы можете обойтись только лицом, ответственным за "организацию ведения протокола", которым является "исполнительный орган" (т.е. директор)
3. согласно закону, по итогам собраний, вы направляете участником "копию протокола", а по их отдельным запросам "выписки из протокола". Так вот вопрос перевода и легализации таких документов - это всегда:
- либо на ваше личное усмотрение
- либо исходя из конечной цели использования - например им нужно для предоставления в иностранные гос.органы
4. кстати, для письменной фиксации мнения участников по вопросам повестки дня закон не запрещает пользоваться бюллетенями (для голосования), порядок составления и оформления которых вы определяете также самостоятельно.

 

[Zinkuzik]

добрый день,коллеги,
вы знаете из своей практики могу сказать, мы стараемся по максимуму делать документы либо на русском, либо би-лингвальные. это помимо удобства существенная экономия на переводах.
Но к сожалению,в банках возникают пробелмы при приеме некоторых докумнетов, если они на русском (а все кто подписывает - иностранцы). так что решать Вам.

 

[Kristi]

Форумчане! может кто нибудь поделиться образцом двуязычного протокола ВОСУ? (рус-англ). Нужен шаблон, чтобы красиво разместить на одной странице 2 языка.

 

[EVG]

Я могу.
Кстати, еще по логике и другие доки к собранию, в т.ч. и уведомления о нем, и документы о реге на собрании надо делать по шаблонам двуязычным.
Тогда как-то все вместе логично будет.
По ООО есть только образец протокола у ведомления, документ о реге на собрании есть только для АО пока, но планирую для ООО делать тоже скоро.

 

[Kristi]

Я могу.
Кстати, еще по логике и другие доки к собранию, в т.ч. и уведомления о нем, и документы о реге на собрании надо делать по шаблонам двуязычным.
Тогда как-то все вместе логично будет.
По ООО есть только образец протокола у ведомления, документ о реге на собрании есть только для АО пока, но планирую для ООО делать тоже скоро.

Можете на почту прислать образец протокола (kristi-ms@mail.ru)?
у меня в российском ООО участники 2 иностр компании, раньше протоколы подписывали по доверенности и делали всегда только на русском, а пока доверенность новую не сделали надо иностранцам на подпись посылать. Протокол будет об увеличении УК + приведение в соотв Устава и регистрация новой редакции. Если есть что нибудь похожее, буду рада

 

[EVG]

Да я тут сразу прикреплю всем, кому интересно. Протокол + извещение о собрании.
Подходящего под увеличение УК протокола нет, но, думаю, по "рыбе" адаптировать несложно будет

 

[Kristi]

Спасибо огромное! То что надо!
А почему когда голосуют участники Вы пишете 2 голоса?
Я обычно всегда пишу в ООО при голосовании в процентах.
Как Вы рассчитываете количество голосов?

 

[EVG]

Спасибо огромное! То что надо!
А почему когда голосуют участники Вы пишете 2 голоса?
Я обычно всегда пишу в ООО при голосовании в процентах.
Как Вы рассчитываете количество голосов?

Ну да, вернее писать, точнее -считать, процентами, но у нас тут будет 100%, поэтому это = 2 голоса из двух.Упрощенно.
А по-правильному, конечно, надо в процентах. Я ,кстати, для АО тоже делаю при единогласии по кол-ву акционеров, а данные о голосах в протоколах счетной комиссии уже подробно (для внутреннего пользования) ,а в протоколе попроще написано

Добавлено через 51 секунду
1 участник - 1 голос имеется в виду.Другой вопрос, что вес-то голосов разный.Но при единогласии это не вопрос.

 

[dmb]

"Каждый участник общества имеет на общем собрании участников общества число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале общества"

 

[madrih]

Я ,кстати, для АО тоже делаю при единогласии по кол-ву акционеров, а данные о голосах в протоколах счетной комиссии уже подробно (для внутреннего пользования) ,а в протоколе попроще написано

В АО так однозначно нельзя, так как есть строгие правила - что должно там содержаться, и как он должен оформляться...
Читайте Постановление ФКЦБ от 31 мая 2002 г. N 17/пс (особенно п.п. 5.1, 5.7, 5.8).
Даже за формальное их нарушение можно получить очень даже серьезный штраф.

 

[Kristi]

Да я тут сразу прикреплю всем, кому интересно. Протокол + извещение о собрании.
Подходящего под увеличение УК протокола нет, но, думаю, по "рыбе" адаптировать несложно будет

EVG , а есть у Вас еще бюллетень для голосования русс-англ.? Поделитесь пожалуйста

 

[EVG]

Про указание процентов согласна с предыдущими комментами, их более чем правильно указать.
Более того, проверяла и поняла, что это не просто формализм, а это теоретически реально помогает, но меня за такой формализм погонят в шею из моей конторы, верчусь как могу пока, чтобы максимально закон со здравым смыслом и объемом бумаги состыковать.(((

Бюллетень есть, с работы вывешу.Правда, там вроде как двуязычие делается путес распечатывания на 2-х сторонах и онв основном для кумулятивного голосования. но буду рада, если кому поможет.

 

[EVG]

Вот бюллетень и протокол о регистрации на собрании двуязычный.

 

[Kristi]

Вот бюллетень и протокол о регистрации на собрании двуязычный.

Thank you very much :rose:

Добавлено через 1 час 21 минуту 36 секунд
Коллеги, подскажите, при заочном голосовании в ООО бюллетени с итогами голосования по вопросам повестки дня нужно подшивать к протоколу и сдавать в налоговую?

Если нет, то можно ли делать бюллетени для голосования иностранных участников только на английском языке? ( и об этом прописать в положении о заочном голосовании)