Случай отчасти типичиный. Типичный для проблем бюрократического порядка (а они ведь в нормативных актах и ФЗ не прописываются, и ответсвенности административной за проволочки и беспорядко никто, увы, не несет). Собственно - в таких случаях нужно провлять лучшее средство в борьбе с подобными ситуациями: предусмотрительность. Предусмотрительно проверить готовность документов на сайте и по телефону, ...