Для получения свидетельств о регистрации изменений в учдоки и о внесении изменений в сведения о юрлице, содержащиеся в ЕГРЮЛ из 46 ИФНС обычно за подписью гендира прикладываю заявление в свободной форме с просьбой выдать эти документы на руки представителю по доверенности (коим, как правило, сам и являюсь). В заявлении также просим выдать на руки копии зарегистрированных устава и учдоговора (два документа) в новой редакции или изменений к ним, а также прикладываю к этому заявлению платежку на 800 руб. за срочное получение сведений из ЕГРЮЛ (два документа: 400Х2=800). В таком варианте получаем на руки свидетельства и копии изменений у учдоки с отметкой налоговой. Могу предположить, что в Вашем случае комплекте документов такого заявления не было, поэтому Вас направили на почту.