Особенности судебных споров по поставке: электронная переписка как доказательство в суде

Зачастую срок в деловой практике по договорам поставки имеет принципиально важное значение. Поэтому уведомления о готовности грузов, а также иная, самая разнообразная информация, чаще всего передается сторонами друг другу по электронной почте – так быстрее и удобнее. Коммерческая деятельность в наши дни не мыслится без использования электронной переписки ввиду множества ее бесспорных преимуществ. Законодательство, в том числе процессуальное, подтверждаемое многочисленной судебной практикой, признает юридическую силу такого способа обмена документами (п. 1 ст. 5 ГК РФ, ч. 3 ст. 75 АПК РФ, ч. 1 ст. 71 ГПК РФ). Однако в связи с этим на практике возникает множество вопросов, связанных с юридическим статусом электронных писем, чем активно пользуются недобросовестные контрагенты. Один из них: является ли электронная переписка доказательством в суде? 

Как защитить себя от недобросовестных контрагентов?

Распространенная проблема:

Ваш товар изготовлен или доставлен из-за рубежа, сформирован, готов к отгрузке и ожидает покупателя на складе, а покупатель вдруг неожиданно решает отказаться от покупки – просто передумал покупать – и при этом отказывается выплачивать неустойку, отговариваясь тем, что не был в срок надлежащим образом проинформирован о готовности товара, что никаких писем от вас не получал, а электронный ящик принадлежит вообще не ему. К тому же, этот покупатель требует от Вас немедленно возвратить ему аванс в течение трех дней, иначе грозится подать на вас в суд.

И где же тут справедливость, спросите вы себя! А здесь следует не искать справедливости, а просто быть предусмотрительным.

Чтобы у вашего партнера не возникло даже мысли поступить с вами подобным образом, вам достаточно включить в договор несколько небольших, но важных условий, а именно:

1) Указать в реквизитах договора свои электронные адреса для официальной переписки.

В этом случае ваш контрагент не сможет заявить, что «его электронный ящик принадлежит не ему».

2) Указать в договоре, что уведомление о готовности товара может быть или должно быть осуществлено путем его отправки по электронной почте по конкретному электронному адресу, который указан в реквизитах (или, например, в основном тексте договора).  

Данное условие обезопасит вас от того, чтобы в суде покупатель, не стал утверждать, что ожидал от вас официального письменного уведомления по почте, да так и не дождался.

3) Добавить в договор условие, согласно которому стороны договорились о том, что все письма, сообщения, уведомления, счета и прочие документы, связанные с исполнением договора, направленные сторонами друг другу посредством электронной почты по электронным адресам, указанным в реквизитах данного договора, признаются обладающими той же юридической силой, что и официальные письменные документы.

Целесообразно было бы также добавить, что в последующем стороны вправе обменяться надлежащим образом оформленными оригиналами указанных документов в бумажном виде.

Указанные условия не оставят недобросовестному контрагенту ни одного аргумента, чтобы не признать юридическую силу электронного сообщения, направленного вами в его адрес по электронной почте.  

Позиция арбитражных судов в этом вопросе практически полностью совпадает, подтверждая все вышесказанное (к примеру, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 16.02.2015 № 09АП-59251/2014-ГК по делу № А40-128123/14, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.12.2014 № 09АП-51179/2014-ГК по делу № А40-183574/2013, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2014 № 09АП-10830/2014-ГК по делу № А40-78449/2013).

Однако существует еще одна важная техническая деталь, о которой могут знать некоторые просвещенные партнеры, и которая может свести на нет все вышеуказанные условия договора.

Какие технические и процессуальные особенности необходимо учитывать при заключении и исполнении договора поставки?

Для отправки и получения электронной корреспонденции в договорах следует указывать не корпоративные электронные адреса, как это принято (к примеру: info@сайт Вашей компании.com), а публичные электронные адреса (gmail.com, mail.ru или любых других почтовых служб), даже если это будет выглядеть не очень представительно.

В чем сложность доказательства наличия электронной переписки?       

Дело в том, что ваш контрагент может быстро и безболезненно удалить ваши входящие письма (вероятнее всего, юрист первым делом посоветует ему так и сделать), и «с честными глазами» представить в суд распечатку со своего электронного ящика, независимо от того, был ли использован публичный электронный сервис или корпоративный.

При этом ни техническая экспертиза, ни судебный запрос не помогут достоверно установить наличие у вашего партнера в прошлом какого-либо полученного от вас электронного письма. В любом случае доказывать отправку вами соответствующих электронных писем придется именно вам. И это обстоятельство не должно вызывать у вас беспокойства, поскольку вам достаточно доказать сам факт отправки электронного письма с вашего электронного адреса, указанного в ваших реквизитах, надлежащему адресату. Факт получения письма другой стороной вы доказывать не обязаны – обеспечение возможности получения любых, в том числе электронных писем является обязанностью адресата, т.е. принимающей стороны.

Как доказать отправку письма по электронной почте?

Если ваше письмо было отправлено с публичного электронного адреса (электронного адреса публичных почтовых служб), то доказать это можно одним из следующих способов:

1. С помощью процедуры нотариального заверения. До 1 января 2015 года получить такое заверение у нотариуса возможно было только до момента обращения одной из сторон в суд и принятия дела к рассмотрению (утративший силу абз. 2 ст. 102 Основ законодательства РФ о нотариате).
   
   
2. Использовать такую процессуальную форму, как протокольный осмотр вашей электронной почты в суде (эта процедура осуществляется в рамках ст. 78 АПК РФ).  
   
   
3. Путем проведения судебной компьютерно-технической экспертизы (ст. 82 АПК РФ), по результатам которой эксперт предоставит заключение о наличии соответствующих отправленных писем в вашем почтовом ящике (ст. 82 АПК РФ).

В чем сложность доказательства отправки писем с корпоративных электронных адресов?

Заверенная выписка от провайдера, действительно, является доказательством по делу в суде. Однако провайдеры, которые обслуживают почтовые сервера, в большинстве случаев хранят информацию о входящих и исходящих сообщениях довольно непродолжительный срок (в среднем от недели до месяца), что гораздо меньше, чем требуется стороне, чтобы вообще понять необходимость в запросе такого документа.

Кроме того, провайдеры представляют информацию лишь о датах, и иногда об объеме входящих и исходящих сообщений с тех или иных адресов. При этом самих данных (т.е. писем, уведомлений, любой текстовой и графической информации) почтовые провайдеры обычно не хранят. В этом случае выписка с датой отправления, но без соответствующего содержания, будет являться недостаточным доказательством, и как следствие – будет грозить проигранным судебным процессом.

Если же информация с электронной почты хранится на вашем личном (корпоративном) сервере, и хранится там длительное время и в полном объеме, то экспертное заключение, которое должно будет подтвердить наличие соответствующих исходящих писем и их содержания, будет легко оспорить в суде, поскольку частный (корпоративный) сервер имеет существенные возможности для технических манипуляций (подавляющее большинство экспертов просто не берутся за проведение экспертизы, если письма хранились на корпоративных серверах, в силу ненадежности и легкой оспоримости таких заключений любым другим экспертом).

Таким образом, для осуществления деловой переписки по конкретным договорам предпочтительнее выбирать публичные почтовые сервисы, чтобы обезопасить себя от излишних рисков и проблем, которые могут возникнуть в случае возникновения каких-либо споров.        

Что же сделать, чтобы пользоваться электронной перепиской и не беспокоиться о юридических и технических деталях?

Просто следовать вышеописанным рекомендациям:

• включить в договор условие о признании сторонами юридической силы электронной переписки;
• указать конкретные юридические адреса для отправки и получения корреспонденции;
• использовать для договорной работы, особенно при крупных сделках, публичные почтовые сервисы.

Предусмотрев в договоре три указанные пункта, вы избежите многих проблем со сбором доказательств для суда, поскольку при таких обстоятельствах ваш контрагент, вероятнее всего, в суд просто не пойдет, осознавая явную недостаточность своих оснований.  

Если у вас остались дополнительные вопросы, мы с удовольствием ответим на них. Обращайтесь!