Установление режима коммерческой тайны в компании: пошаговая инструкция

Многие российские компании включают в трудовой договор с работниками пункт, обязывающий их как минимум в течение года после увольнения не трудоустраиваться к работодателям-конкурентам. Такое ограничение незаконно, но работодатель может себя обезопасить другим образом — обязать работников не разглашать определенную информацию. Для этого в компании нужно установить правовой режим коммерческой тайны. О том, какие шаги для этого предпринять — в этом посте.

Практика включения в трудовой договор условия о недопустимости трудоустройства к конкурентам пришла к нам с Запада. Например в США и во многих европейских странах часто используется соглашение о не конкуренции. Этот документ, который работник подписывает при зачислении в штат, запрещает ему несколько лет после увольнения работать на той же позиции у конкурентов или вести личную практику. Работодатель за такое ограничение свобод сотрудника платит ему определенную компенсацию.

В России такое соглашение будет признано ничтожным, поскольку нарушает свободное право на труд (статья 37 Конституции РФ), а также статью 2 ТК РФ, которая указывает, что каждый гражданин может свободно выбирать себе труд и имеет право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род деятельности.

Условия, подлежащие включению в трудовой договор, указаны в ст. 57 ТК РФ. Помимо обязательных условий, этой нормой предусматривается, что по соглашению сторон в трудовой договор могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством. Однако такие условия не могут ухудшать положение работника по сравнению с установленными законодательством и локальными актами работодателя. Поэтому условие о запрете работать после увольнения в течение определенного времени в компании из той же сферы деятельности (отрасли), что и компания-работодатель, в нашей стране незаконно и, даже если включено в трудовой договор, не подлежит применению.

Единственное, что компания может предпринять — обязать работника не разглашать информацию о компании, составляющую коммерческую тайну и ноу-хау в течение определенного срока. Такое соглашение работодатель может заключить с работником как в виде отдельного документа или включить в качестве одного из условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ). В любой коммерческой организации существуют сведения, которые не подлежат разглашению. К такой информации относятся персональные данные о клиентах организации, ее деловых и коммерческих партнерах, финансовой деятельности, рыночной стратегии, объемах продаж, технологиях производства определенных видов продукции и прочее.

Соответственно, доступ к данной информации открыт для определенного круга лиц, на которых возложена ответственность за неразглашение данной информации. В случае нарушения работником режима коммерческой тайны он может быть привлечен к следующим видам ответственности:

• уголовной ответственности в виде штрафа в размере до 1 000 000 (Одного миллиона) рублей либо лишением свободы на срок до 3 лет (ст. 183 УК РФ);
• дисциплинарной ответственности в виде увольнения (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
• полной материальной ответственности в виде полного возмещения причиненного ущерба (п. 7 ст. 243 ТК РФ);
• гражданско-правовой ответственности в виде возмещения убытков (ст. 15, ст. 1472 ГК РФ).

В связи с этим в целях защиты и охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, в организации должен быть установлен режим коммерческой тайны.

Для установления режима коммерческой тайны работодателю необходимо выполнить девять шагов.

Шаг 1. Закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну

Для начала работодатель обязан установить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Здесь следует учитывать, что некоторые нормативные правовые акты ограничивают этот режим. Так, его невозможно установить в отношении данных, указанных в ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее — Закон № 98-ФЗ).

В частности, это сведения:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и о ИП в соответствующие госреестры;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности и т.д.;
• о численности и составе работников, системе оплаты труда и т.д.; 
• о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам и др.

Отсутствие перечня информации, составляющей коммерческую тайну, или не ознакомление с ним работника, имеющего доступ к коммерческой тайне, рассматриваются судами как повод встать на сторону работника.

Пример из судебной практики:

Работодатель обратился в суд с иском о признании незаконными действий бывшего работника по разглашению конфиденциальной информации, просил обязать работника прекратить разглашение и возместить убытки. Суд отказал в иске, поскольку ответчик был ознакомлен только с локальным нормативным актом об установлении режима коммерческой тайны, но не был ознакомлен с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну (Определение Московского городского суда от 22.06.2011 по делу № 33-19046).

Шаг 2. Регламентируем порядок обращения с конфиденциальной информацией

Работодатель обязан установить порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну и контроль за его соблюдением. Для этого следует утвердить локальный нормативный акт — например, положение о коммерческой тайне. Кроме того, текст документа должен содержать инструкцию о работе с конфиденциальными сведениями, либо они могут быть изложены в отдельном акте, например инструкции по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

Отсутствие локального нормативного акта, регулирующего режим коммерческой тайны в организации, а также перечня информации, составляющей коммерческую тайну, является основанием для восстановления судом на работе сотрудника, уволенного за разглашение подобных сведений.

Шаг 3. Устанавливаем перечень должностей работников, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям

Работодатель обязан составить перечень должностей работников, имеющих доступ к коммерческой тайне, и вести их учет. Список должен четко отражать, работники каких должностей и к каким именно сведениям имеют доступ.

Руководители предприятия должны иметь доступ к любой информации, касающейся деятельности предприятия, руководители подразделений — к информации, касающейся работы вверенного им подразделения, специалисты — доступ к такому объему информации, который им необходим для выполнения своих обязанностей, технический персонал — минимум доступа к конфиденциальной информации.

Шаг 4. Фиксируем нормы о режиме коммерческой тайны в должностных инструкциях

Обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны должны быть отражены в должностных инструкциях тех лиц, которые допущены к подобным сведениям. Этот шаг необходим, так как согласно ч. 2 ст. 11 Закона № 98-ФЗ доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями. Поэтому при отсутствии закрепленных в должностной инструкции обязанностей работодатель не сможет не только обязать работника выполнять режим коммерческой тайны, но даже заставить его работать с такими данными.

Шаг 5. Наносим гриф «Коммерческая тайна»

На материальные носители информации должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации — полного наименования организации и места нахождения (ч. 4 ст. 6 Закона № 98-ФЗ). При хранении секретной информации в виде электронного документа нанесение грифа «Коммерческая тайна» не всегда является технически возможным. На практике гриф наносится на сопроводительные документы, представленные в бумажной форме и передаваемые вместе с носителем коммерческой тайны работнику. Возможно нанесение грифа в электронном виде при помощи колонтитулов.

Обратите внимание, что отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на документах, составляющих сведения промышленного и коммерческого характера, сводит на нет все усилия по защите информации и позволяет работникам безнаказанно распространять указанную информацию. Суд восстановит работника, уволенного за разглашение коммерческой тайны, если на документах, содержащих конфиденциальную информацию, отсутствовал соответствующий гриф.

Пример из судебной практики:

Работник, уволенный за разглашение коммерческой тайны, обратился в суд с иском о восстановлении на работе. Суд иск удовлетворил на основании того, что на материальные носители, содержащие, по мнению ответчика, информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (полного наименования и места нахождения юридического лица) нанесен не был.

Таким образом, отсутствие грифа «Коммерческая тайна», учета лиц, получивших доступ к информации, является основанием считать, что в отношении документов, разглашение содержания которых работодатель вменил истцу, режим коммерческой тайны не установлен, соответственно факт ее нарушения отсутствует (Кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу № 33-1796).

Шаг 6. Знакомим работников с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны

Работодатель обязан ознакомить персонал с нормами, установленными в отношении режима коммерческой тайны и с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну. Отсутствие доказательств об ознакомлении работников с соответствующими локальными нормативными актами влечет восстановление на работе сотрудников, уволенных за разглашение коммерческой тайны, что подтверждается судебной практикой.

Шаг 7. Получаем у работников согласие о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну

В случае спора работодатель должен представить доказательства того, что работник обязался не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну (п. 43 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ»). На практике это реализуется путем подписания работниками обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Форму такого документа смотрите во вложении.

Шаг 8. Ведем учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну

Для учета того, какая именно информация предоставлена конкретным лицам, можно вести журнал учета выдачи документов, прочих материальных носителей, получения доступа работников к тем или иным электронным ресурсам. Имейте в виду, что при возникновении споров такой журнал может послужить вам доказательством использования сотрудниками информации, составляющей коммерческую тайну. Отсутствие учета лиц, получивших доступ к коммерческой тайне — частая ошибка работодателя.

Шаг 9. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны

Работодатель должен создать работнику условия для соблюдения режима коммерческой тайны — обеспечить материальными ресурсами и техническими возможностями. Причем хранение документов и материальных носителей информации может быть различным: в сейфе, в запираемых шкафах, в специально оборудованном помещении и пр.

Организация может выбрать любую приемлемую для нее форму хранения. Основным критерием должно стать ограничение доступа к данным документам, что достигается, прежде всего, наличием замков на шкафах, помещениях, передачей ключей строго определенным работникам, допущенным к использованию информации. Обратите внимание, что работодателю нужно обеспечить не только режим хранения, но и режим уничтожения таких документов. Например, использовать специальные аппараты для уничтожения документов (шредеры).

Создание условий для соблюдения конфиденциальности информации включает в себя и ограничение доступа к электронным ресурсам.

К таким условиям относятся:

• кодирование сообщений, передаваемых по каналам электронной или факсимильной связи;
• установление различных устройств, препятствующих снятию информации в процессе ее прохождения по каналам связи;
• шифрование сведений;
• установка паролей для доступа к определенной информации.

После претворения всех указанных шагов в жизнь, режим коммерческой тайны считается установленным с даты, указанной в приказе об его установлении, либо с даты выпуска самого приказа.

На мой взгляд, правильное и тщательно продуманное применение режима коммерческой тайны поможет компании защитить конфиденциальную информацию от недобросовестных конкурентов и работников.