ведущий специалист по кадровому учету
Юридическая компания «ПРИОРИТЕТ»

Установление режима коммерческой тайны в компании: пошаговая инструкция

  • 12 мая 2016 в 11:57
  • 5158
  • 12
  • 12

Многие российские компании включают в трудовой договор с работниками пункт, обязывающий их как минимум в течение года после увольнения не трудоустраиваться к работодателям-конкурентам. Такое ограничение незаконно, но работодатель может себя обезопасить другим образом — обязать работников не разглашать определенную информацию. Для этого в компании нужно установить правовой режим коммерческой тайны. О том, какие шаги для этого предпринять — в этом посте.

Практика включения в трудовой договор условия о недопустимости трудоустройства к конкурентам пришла к нам с Запада. Например в США и во многих европейских странах часто используется соглашение о не конкуренции. Этот документ, который работник подписывает при зачислении в штат, запрещает ему несколько лет после увольнения работать на той же позиции у конкурентов или вести личную практику. Работодатель за такое ограничение свобод сотрудника платит ему определенную компенсацию.

В России такое соглашение будет признано ничтожным, поскольку нарушает свободное право на труд (статья 37 Конституции РФ), а также статью 2 ТК РФ, которая указывает, что каждый гражданин может свободно выбирать себе труд и имеет право распоряжаться своими способностями к труду, выбирать профессию и род деятельности.

Условия, подлежащие включению в трудовой договор, указаны в ст. 57 ТК РФ. Помимо обязательных условий, этой нормой предусматривается, что по соглашению сторон в трудовой договор могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством. Однако такие условия не могут ухудшать положение работника по сравнению с установленными законодательством и локальными актами работодателя. Поэтому условие о запрете работать после увольнения в течение определенного времени в компании из той же сферы деятельности (отрасли), что и компания-работодатель, в нашей стране незаконно и, даже если включено в трудовой договор, не подлежит применению.

Единственное, что компания может предпринять — обязать работника не разглашать информацию о компании, составляющую коммерческую тайну и ноу-хау в течение определенного срока. Такое соглашение работодатель может заключить с работником как в виде отдельного документа или включить в качестве одного из условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ). В любой коммерческой организации существуют сведения, которые не подлежат разглашению. К такой информации относятся персональные данные о клиентах организации, ее деловых и коммерческих партнерах, финансовой деятельности, рыночной стратегии, объемах продаж, технологиях производства определенных видов продукции и прочее.

Соответственно, доступ к данной информации открыт для определенного круга лиц, на которых возложена ответственность за неразглашение данной информации. В случае нарушения работником режима коммерческой тайны он может быть привлечен к следующим видам ответственности:

  • уголовной ответственности в виде штрафа в размере до 1 000 000 (Одного миллиона) рублей либо лишением свободы на срок до 3 лет (ст. 183 УК РФ);
  • дисциплинарной ответственности в виде увольнения (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
  • полной материальной ответственности в виде полного возмещения причиненного ущерба (п. 7 ст. 243 ТК РФ);
  • гражданско-правовой ответственности в виде возмещения убытков (ст. 15, ст. 1472 ГК РФ).

В связи с этим в целях защиты и охраны конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, в организации должен быть установлен режим коммерческой тайны.

Для установления режима коммерческой тайны работодателю необходимо выполнить девять шагов.

Шаг 1. Закрепляем перечень информации, составляющей коммерческую тайну

Для начала работодатель обязан установить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Здесь следует учитывать, что некоторые нормативные правовые акты ограничивают этот режим. Так, его невозможно установить в отношении данных, указанных в ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее — Закон № 98-ФЗ).

В частности, это сведения:

  • содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и о ИП в соответствующие госреестры;
  • о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности и т.д.;
  • о численности и составе работников, системе оплаты труда и т.д.; 
  • о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам и др.

Отсутствие перечня информации, составляющей коммерческую тайну, или не ознакомление с ним работника, имеющего доступ к коммерческой тайне, рассматриваются судами как повод встать на сторону работника.

Пример из судебной практики:

Работодатель обратился в суд с иском о признании незаконными действий бывшего работника по разглашению конфиденциальной информации, просил обязать работника прекратить разглашение и возместить убытки. Суд отказал в иске, поскольку ответчик был ознакомлен только с локальным нормативным актом об установлении режима коммерческой тайны, но не был ознакомлен с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну (Определение Московского городского суда от 22.06.2011 по делу № 33-19046).

Шаг 2. Регламентируем порядок обращения с конфиденциальной информацией

Работодатель обязан установить порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну и контроль за его соблюдением. Для этого следует утвердить локальный нормативный акт — например, положение о коммерческой тайне. Кроме того, текст документа должен содержать инструкцию о работе с конфиденциальными сведениями, либо они могут быть изложены в отдельном акте, например инструкции по организации и ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

Отсутствие локального нормативного акта, регулирующего режим коммерческой тайны в организации, а также перечня информации, составляющей коммерческую тайну, является основанием для восстановления судом на работе сотрудника, уволенного за разглашение подобных сведений.

Шаг 3. Устанавливаем перечень должностей работников, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям

Работодатель обязан составить перечень должностей работников, имеющих доступ к коммерческой тайне, и вести их учет. Список должен четко отражать, работники каких должностей и к каким именно сведениям имеют доступ.

Руководители предприятия должны иметь доступ к любой информации, касающейся деятельности предприятия, руководители подразделений — к информации, касающейся работы вверенного им подразделения, специалисты — доступ к такому объему информации, который им необходим для выполнения своих обязанностей, технический персонал — минимум доступа к конфиденциальной информации.

Шаг 4. Фиксируем нормы о режиме коммерческой тайны в должностных инструкциях

Обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны должны быть отражены в должностных инструкциях тех лиц, которые допущены к подобным сведениям. Этот шаг необходим, так как согласно ч. 2 ст. 11 Закона № 98-ФЗ доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями. Поэтому при отсутствии закрепленных в должностной инструкции обязанностей работодатель не сможет не только обязать работника выполнять режим коммерческой тайны, но даже заставить его работать с такими данными.

Шаг 5. Наносим гриф «Коммерческая тайна»

На материальные носители информации должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации — полного наименования организации и места нахождения (ч. 4 ст. 6 Закона № 98-ФЗ). При хранении секретной информации в виде электронного документа нанесение грифа «Коммерческая тайна» не всегда является технически возможным. На практике гриф наносится на сопроводительные документы, представленные в бумажной форме и передаваемые вместе с носителем коммерческой тайны работнику. Возможно нанесение грифа в электронном виде при помощи колонтитулов.

Обратите внимание, что отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на документах, составляющих сведения промышленного и коммерческого характера, сводит на нет все усилия по защите информации и позволяет работникам безнаказанно распространять указанную информацию. Суд восстановит работника, уволенного за разглашение коммерческой тайны, если на документах, содержащих конфиденциальную информацию, отсутствовал соответствующий гриф.

Пример из судебной практики:

Работник, уволенный за разглашение коммерческой тайны, обратился в суд с иском о восстановлении на работе. Суд иск удовлетворил на основании того, что на материальные носители, содержащие, по мнению ответчика, информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (полного наименования и места нахождения юридического лица) нанесен не был.

Таким образом, отсутствие грифа «Коммерческая тайна», учета лиц, получивших доступ к информации, является основанием считать, что в отношении документов, разглашение содержания которых работодатель вменил истцу, режим коммерческой тайны не установлен, соответственно факт ее нарушения отсутствует (Кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу № 33-1796).

Шаг 6. Знакомим работников с правилами, установленными в отношении режима коммерческой тайны

Работодатель обязан ознакомить персонал с нормами, установленными в отношении режима коммерческой тайны и с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну. Отсутствие доказательств об ознакомлении работников с соответствующими локальными нормативными актами влечет восстановление на работе сотрудников, уволенных за разглашение коммерческой тайны, что подтверждается судебной практикой.

Шаг 7. Получаем у работников согласие о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну

В случае спора работодатель должен представить доказательства того, что работник обязался не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну (п. 43 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ»). На практике это реализуется путем подписания работниками обязательства о неразглашении коммерческой тайны.

Форму такого документа смотрите во вложении.

Шаг 8. Ведем учет предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну

Для учета того, какая именно информация предоставлена конкретным лицам, можно вести журнал учета выдачи документов, прочих материальных носителей, получения доступа работников к тем или иным электронным ресурсам. Имейте в виду, что при возникновении споров такой журнал может послужить вам доказательством использования сотрудниками информации, составляющей коммерческую тайну. Отсутствие учета лиц, получивших доступ к коммерческой тайне — частая ошибка работодателя.

Шаг 9. Создаем условия для соблюдения режима коммерческой тайны

Работодатель должен создать работнику условия для соблюдения режима коммерческой тайны — обеспечить материальными ресурсами и техническими возможностями. Причем хранение документов и материальных носителей информации может быть различным: в сейфе, в запираемых шкафах, в специально оборудованном помещении и пр.

Организация может выбрать любую приемлемую для нее форму хранения. Основным критерием должно стать ограничение доступа к данным документам, что достигается, прежде всего, наличием замков на шкафах, помещениях, передачей ключей строго определенным работникам, допущенным к использованию информации. Обратите внимание, что работодателю нужно обеспечить не только режим хранения, но и режим уничтожения таких документов. Например, использовать специальные аппараты для уничтожения документов (шредеры).

Создание условий для соблюдения конфиденциальности информации включает в себя и ограничение доступа к электронным ресурсам.

К таким условиям относятся:

  • кодирование сообщений, передаваемых по каналам электронной или факсимильной связи;
  • установление различных устройств, препятствующих снятию информации в процессе ее прохождения по каналам связи;
  • шифрование сведений;
  • установка паролей для доступа к определенной информации.

После претворения всех указанных шагов в жизнь, режим коммерческой тайны считается установленным с даты, указанной в приказе об его установлении, либо с даты выпуска самого приказа.

На мой взгляд, правильное и тщательно продуманное применение режима коммерческой тайны поможет компании защитить конфиденциальную информацию от недобросовестных конкурентов и работников.

Добавить
ведущий специалист по кадровому учету
Юридическая компания «ПРИОРИТЕТ»
Для того чтобы оставить комментарий или проголосовать, вам необходимо войти под своим логином или пройти несложную процедуру регистрации
Также, вы можете войти используя:
Большое спасибо! Отличная статья, все прекрасно структурировано и понятно.
Елена, скажите, а на практике соблюдаются ли все пункты? мне кажется шаг 8 и 9 крайне трудно выполнимы. Кроме того, если, например, договоры составляют коммерческую тайну, получается гриф надо ставить на каждом договоре? и каждое обращение к договору должно осуществляться под роспись?
12 мая 2016 в 17:051

Виталий,

На практике многие работодатели соблюдают не все обязательные (перечисленные выше в статье) меры по установлению и охране режима коммерческой тайны (в том числе, шаг 8 и шаг 9).

 

Однако, важно понимать, что установление режима коммерческой тайны – это принятие целого комплекса мер, а не соблюдение работодателем отдельных процедурных шагов.

 

Как бы ни были трудновыполнимыми шаги 8 и 9, законодатель обязывает их исполнения.

В соответствии с пп. 3 п. 1 статьи 10 Федерального закона от 29.07.2004 года  № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана, является обязательной мерой по охране конфиденциальности информации.

19 мая 2016 в 19:163

Если договор зафиксирован в перечне информации, составляющей коммерческую тайну, то на него должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием её обладателя:

 

 

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА

 

Общество с ограниченной ответственностью «Наименование»

г. Москва, ул. Наименование, д. __, оф. ___.

 

 

Выдача договора с грифом «Коммерческая тайна» должна производиться только лицу, получившему доступ к такой информации.

Выдачу и возврат договора с грифом «Коммерческая тайна» необходимо фиксировать в соответствующем журнале, в котором рекомендуется проставлять время выдачи и возврата, с проставлением подписей ответственного лица, выдавшего договор, и лица, получившего договор.

20 мая 2016 в 13:491
Это в компании, а как предпринимателю установить режим КТ?
12 мая 2016 в 18:571

Индивидуальный предприниматель, имеющий работников, с которыми заключены трудовые договоры, должен установить режим коммерческой тайны аналогичным способом, как и организация – юридическое лицо.

 

Отношения предпринимателя с контрагентами, связанные с использованием конфиденциальной информации, должны быть урегулированы в заключаемых гражданско-правовых договорах.

Целесообразно указывать в договоре, какая именно информация отнесена к коммерческой тайне, а также обязательства сторон по защите конфиденциальности и ответственность за разглашение коммерческой информации.

 

В соответствии со ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 года  № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые индивидуальным предпринимателем в рамках гражданско-правовых отношений, должны включать в себя:

1. учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

2. регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

3. нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

17 мая 2016 в 20:362
Полезная публикация, спасибо. О проблеме защиты информации часто задумываются только тогда, когда информация уже "ушла". А иногда наоборот, пытаются защитить то, что защите-то и не подлежит.
16 мая 2016 в 5:281

Тенденция развития современных технологий характеризуется постоянным повышением значения информации.

Защита коммерческой тайны сегодня крайне важна любой компании независимо от её размеров и сферы деятельности.

20 мая 2016 в 14:041
Занимательная статья. Спасибо. Однако, если кто-то задастся вопросом получения, информации о юл, его сотрудниках и т.д., он ее получит. Я может не прав, но в моем понимании это "пугалка" для простых работников-исполнителей, чтобы они лишнее где нибудь не писали... с последствиями, которые достаточно трудно доказуемы. Сейчас многие, очень крупные контрагенты, мало того, что у себя вводят эти "необходимые" локальные акты, так еще и принуждают к заключению разных допников с гарантиями от контрагентов, мол вы гарантируете, что никто из ваших работников и контрагентов бла-бла-бла....  с штрафами по 500 тыр. за нарушение любого пункта, а к пунктом иногда относится абсолютный бред аля, нет штампа "коммерческая тайна".... Я не спорю, это все очень хорошо и нужно. Но в реалиях России, да и вообще всего мира. Это реально пугалка для незнающих ))) Если кто-то задался целю, дебиторку купить или копии устава получить, он их получит )) Другое дело если это интеллектулка, где действительно, есть что терять. То есть в 80% компаниям это не нужно, лишняя трата ресурсов. Остальные уже об этом позаботились ))
23 мая 2016 в 14:241
Учредительные документы Общества не могут составлять коммерческую тайну. Вы все смешали в одну кучу. Коммерческую тайну, гражданско-правовые отношения с контрагентами и защиту прав на результаты интеллектуальной деятельности. Вот только это все совершенно разные институты. Так, например, коммерческая тайна - это изначально мероприятие, направленное на защиту внутри предприятия в первую очередь от недобросовестного поведения его работников.
2 июня 2016 в 14:041

Сведения, содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры (ЕГРЮЛ, ЕГРИП) - открытая информация.

 

27 июня 2016 в 13:49

Вы считаете что это "пугалка"?

А знаете ли Вы, что в соответствии с пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей - разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника?

Вы ведь сами констатируете тот факт, что большинство компаний озадачены вопросом неразглашения коммерческой информации и проводят процедуры по установлению режима коммерческой тайны. Сегодня сохранность конфиденциальных данных для многих компаний становится одним из главных приоритетов в ведении успешного бизнеса.

 

 

27 июня 2016 в 13:37
Очень полезная статья, но к сожалению и вправду (как писали ранее) о защите ком. тайны задумываются тогда, когда информация уже ушла. В моем случае, работник будучи даже еще не уволенным, заключил гражданско-правовой договор с клиентом компании на более выгодных условиях. Ранее никаких ЛНА о ком. тайне не принималось. Доказать убытки компании на мой взгляд тоже вряд ли удастся. Возможно у вас появятся какие-то мысли)
7 июня 2016 в 9:421