Оптимизация затрат компании при организации рабочих мест и обеспечении безопасности данных

Одна из особенностей юридического бизнеса состоит в том, что он плотно связан с компьютерной техникой. Работа с документами, электронные каналы связи, отслеживание правовой и прочей информации, справочные правовые системы, бухгалтерия — этого неполного списка вполне достаточно, чтобы в компании появилось необходимое оборудование. И в связи с этим, существует ряд проблем, связанных с компьютерами.

Проблема стоимости организации рабочего места

Проблема кроется не только в покупке компьютера на каждое рабочее место, хотя это уже недешево. В общие затраты будет входить:

• сам компьютер;
• лицензионная операционная система (Windows, как самая распространенная);
• лицензионное программное обеспечение (пакет MSOffice, СПС, Спарк, Контур)
• доступ в интернет;
• установка и настройка;
• техническое обслуживание.

Это все без учета расходов на покупку, установку и обслуживание прочей оргтехники. А ведь еще понадобится сервер для хранения и резервирования корпоративной информации, и сопровождающие его установку и обслуживание затраты.

Конечно, можно использовать бесплатное программное обеспечение. Например, OpenOffice, GoogleDocs, и другие ресурсы, находящиеся в открытом доступе. Но должной защиты данных, о которой ниже, они не обеспечат.

К вопросу стоимости рабочего места для юриста также можно отнести затраты на телефонную связь. Сюда входит подключение телефонного номера, покупка самого телефонного аппарата, а если сотрудников много — то и затраты на мини-АТС.

Проблема безопасности данных

Мало того, что компьютерная техника дорогая, она еще и несет риски утраты важных файлов. Что полностью может парализовать работу компании. Причинами могут быть:

• технику могут изъять правоохранительные органы;
• она может сломаться;
• технику могут попросту украсть;
• её могут взломать и украсть/удалить данные;
• отсутствие в компании разграничения уровней доступа сотрудников к корпоративной информации;
• отсутствие, или недостаточность мер по обеспечению информационной безопасности.
• техника может быть утрачена или повреждена в результате стихийного бедствия, аварии.

Как видим, рисков много, и каждый из них может многократно повысить и без того немаленькие расходы компании.

Пути решения

С одной стороны, от использования компьютеров в компании отказаться практически невозможно. С другой — нужно использовать меры по минимизации рисков утраты корпоративной информации.

Существуют компании, реализующие указанные выше меры в комплексе, что может благоприятно сказаться на снижении «компьютерных» затрат:

• Использование «облачных» хранилищ данных, вместо хранения информации на компьютерах, или даже на сервере компании.
• Покупка «тонких клиентов» вместо компьютеров. «Тонкий клиент» — это компьютер без жесткого диска, по сути, терминал для доступа к информации, расположенной на сервере.
• Регулярное дублирование информации (так называемый бэкап).
• Передача информации по защищенным каналам связи.
• Разграничение доступа к информации для сотрудников. 

Что эти пути решения проблемы могут дать. К примеру, украли (или изъяли) компьютер. Если вся информация хранится в «облаке» — злоумышленникам до нее будет добраться существенно труднее. Если это был «тонкий клиент» — на нем вообще не будет никакой информации. Достаточно его заменить, авторизоваться в «облаке» — и вы спокойно продолжите работу. Регулярный бэкап информации обеспечит ее дополнительную сохранность.

Другая проблема — использование сотрудниками компьютеров и доступа в интернет не по служебному назначению. Социальные сети, игры, видеоролики — все это резко снижает производительность труда сотрудника. Использование специальных программ позволяет повысить контроль за действиями работников, в том числе позволит пресекать их неправомерные действия (к примеру, несанкционированная передача конфиденциальной информации).

Указанные технологии не только обеспечивают должную безопасность данных, они существенно удешевляют стоимость организации каждого рабочего места, что немаловажно для тех, кто бизнес только начинает. При этом, организовать его можно в любой точке мира с любого устройства, имеющего выход в интернет. Если, к примеру, у вас специалист по ликвидации компаний в Самаре, он спокойно может подключиться со своего компьютера к общему «облаку», и работать только с теми данными, к которым у него есть допуск.  

Специалистами компании «Безопасные системы», которая на IT рынке работает уже 9 лет, было подсчитано, что использование «облачных» технологий, в комплексе с другими указанными мерами, рабочим коллективом из 20 человек, снижает месячные «компьютерные» затраты на 30 %. А экономия на оборудовании может составить до 70% от его стоимости.

Таким образом, использование «облачных технологий» позволит вам заметно снизить стоимость ваших услуг, что выгодно будет их отличать от подобных услуг у конкурентов.

Буду рад ответить на ваши вопросы в комментариях.