О некоторых практических вопросах проставления апостиля на документах

Здравствуйте!

Напомню, что цель апостилирования – упрощение представления документов в компетентные органы иностранного государства, вместо легализации. Апостиль это штамп, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ (См. Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов и Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»).

Ввиду хороших статей на Регформе, раскрывающих основные положения об апостиле, и незначительного законодательства, в данной заметке не будут раскрыты положения о том, как выглядит апостиль, и кто его проставляет.

На практике иногда возникают затруднения в вопросе о возможности проставления апостиля на документе. Ниже попробую раскрыть некоторые из них. 

1. Представление документов от российских юридических лиц на иностранном языке.

В этом случае необходимо будет к нотариально заверенной копии самого документа, подшить нотариально заверенный перевод на русский язык.

2. Представление документов на Украину, Казахстан и другие государства являющихся участниками Минской конвенции (Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам).

Действительно, ссылаясь на положения Минской конвенции, апостилировать документы нет необходимости. Например, Министерство юстиции откажется проставлять апостиль на документы, если заявитель сразу скажет, что документы будут представлены в указанных странах.  

Однако, в силу политических и иных причин иностранное государство может требовать проставление апостиля (например, Украина или Казахстан).

В таких случаях, можно:

1. В силу того, что на самом апостиле не указывается государство, в котором будет представлен документ, заявитель может сказать, что документ будет представлен в иное государство-участник Гаагской конвенции. Тем не менее, специалист, сидящий на приеме, может возразить, что по содержанию документа видно, что он будет представлен в том или ином государстве.
2. Можно указать в документе, помимо вышеназванных государств, третье государство, являющимся участником Гаагской конвенции. Например, в доверенности можно указать, что представитель выступает в интересах доверителя не только в государственных органах Украины, но и Австрии.

В случае необходимости проставления апостиля для Казахстана на документах, связанных с налоговыми правоотношениями (например, сертификаты (справки) о налоговом резидентстве, справки ФНС) Вам придется идти в суд. Только по решению суда Минюст ставит апостиль на документах для Казахстана. Позиция Минюста обосновывается ст. 13 Минской конвенции. В соответствии с которой, документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения. Однако, несложно заметить, что Минская конвенция действует в сфере гражданских, семейных и уголовных правоотношений, и налоговые отношения в сферу действия конвенции не подпадают. 

3. Представление документов компетентным органам отдельных государств, с которыми еще СССР заключил договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам.

В ранее действовавших методических рекомендациях Минюста по проставлению апостиля, содержалось положение, что необходимо учитывать практику признания официальных документов, сложившуюся между Российской Федераций и государством предъявления документа.  В настоящее время, таких рекомендаций нет. И для предъявления документа, например, в Словакию или Польшу, апостиль проставляется, не смотря на наличие указанных договоров.  

4. Апостилирование документов с электронной подписью.

Несмотря на заявленную равнозначность документа с электронной подписью и документа, подписанного собственноручной подписью должностного лица (ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи»), апостиль на такие документы не ставят. Необходимо либо печать и подпись должностного лица или нотариально заверить копию документа. Например, справка ФНС, полученная с помощью портала Госуслуг, будет апостилирована только после заверения у нотариуса. 

5. Оригинал или копия?

Проставление апостиля на оригинале или на копии документа зависит от требований государства, где будет предъявлен документ. Например, в Германии в основном требуют оригиналы, в США не смотрят оригинал это или копия.

Только помните, что, например, представляя заверенную у нотариуса копию документа в Управлении Минюста субъекта – срок оказания госуслуи будет 3 раб. дня, в случае оригинала – до 30 раб. дней (будут делать запрос на образцы печати и подписи, маловероятно, что образцы будут в наличии).  

6. От кого исходит документ?

1. Апостиль проставляется на документах российских юридических лиц. Однако, может возникнуть вопрос,в случае представления решения (протоколов) собраний участников ЮЛ.

В случае, когда участники (единственный участник) общества иностранные лица практика разнится. Есть мнение, что даже если документ российского ЮЛ, но его единственный участник иностранное лицо, то значит и документ исходит от него. И в проставлении апостиля отказывают.

Однако, если подходить строго формально, то ЮЛ, зарегистрировано в России, и значит апостиль может быть проставлен на копию его документа.

2. Также может возникнуть вопрос, когда на апостиль проставляется на документе (уведомление, решение) одного из участников иностранного ЮЛ. Предполагается, что российский участник подписывает решение, и направляет другому участнику (иностранному лицу) для подписания или уведомления своей позиции, и таким образом принимается решение руководящего органа иностранного ЮЛ.

Практика разнится. Могут отказать, на том основании, что это решение иностранного ЮЛ.

Однако, необходимо понимать, что пока документ подписан только одной стороной (российским участником), этот документ не может считаться исходящим от иностранного ЮЛ. Например, в Главном управлении Минюста РФ по Москве, нет единого мнения по данному вопросу. Заявитель может только гадать, к какой позиции придерживается лицо (руководство управления), уполномоченное подписывать апостиль. 

7. Коммерческая деятельность.

В проставлении апостиля также отказывают в случае, если официальный документ имеет прямое отношение к коммерческой операции.

В данном случае практика неодназначна. Точно откажут в проставлении апостиля, если это будут сертификаты соответствия, сертификаты происхождения товаров, сертификаты авторизованного поставщика (дилера) и документы, которые прямо указывают на коммерческих характер отношений. Например, на копию договора купли-продажи между ЮЛ апостиль проставят (так как нельзя точно сказать, что продажей помещений продавец занимается систематически с целью получения прибыли), на договор аренды нет (есть систематичность).

Обычно, специалист такие документы принимает, но затем их отдают в связи отказом и оплаченную госпошлину уже не вернуть. Поэтому просите на стадии подачи документов сразу обратить внимание на ваши документы, и по итогу решите сдавать (чтобы дали письменный отказ) или нет.

Однако, Торгово-промышленная палата ставит свои отметки на таком роде документов, что дает возможность обойти запрет на проставление апостиля. 

8. Апостилирование документов, выданных или заверенных в других регионах, а вы находитесь в Москве.

В этом случае у вас есть несколько вариантов.

1. Обратиться в Управление Минюста соответствующего региона (у них есть образцы печатей и подписей, что сократит срок проставления апостиля до 3 рабочих дней).
2. Сделать копию с копии у нотариуса Москвы, и обратиться в Главное управление Минюста Москвы.
3. Обратиться в Центральный Минюст. У них есть полномочие – запрашивать образцы подписей и печатей со всей России, правда они могут и  отказать. Правда, если примут документ, то срок оказания госуслуги будет 30 рабочих дней, но может быть и больше, почта работает не так быстро, как хотелось бы. 

9. Если у вас документ, выданный еще в СССР (например, свидетельство о рождении).

Копию, заверенную у нотариуса, можно апостилировать в управление субъекта РФ, а вот за проставлением апостиля на оригинале придется обращаться в компетентные органы бывшей республики СССР, где был выдан документ.

Вместо заключения напомню, что необходимо различать основания для отказа в приеме документов и основания для отказа в проставлении апостиля (в этом случае госпошлина не возвращается).