Директор не отчитался за полученные средства

Привет, Регфорум!

Иногда директор компании, который является еще и ее единственным участником, считает, что все денежные средства компании его собственные и что он вправе тратить деньги компании по своему усмотрению. Получая средства под отчет в бухгалтерии, он расходует их на собственные нужды, не возвращает или возвращает не в срок, не вовремя предоставляет отчеты, тратит деньги с корпоративной карты по своему усмотрению на свои личные нужды.

К  сожалению деньги на расчетном счете организации не принадлежат ни ее учредителю, ни руководителю, по общему правилу учредитель сможет ими законно распоряжаться только когда получит их в качестве дивидендов после уплаты всех налогов, а директору вправе рассчитывать на заработную плату и премию.

Бухгалтерия обязательно скажет такому директору о том, что  существуют правила, установленные Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У в соответствии с которыми: 

• подотчетные деньги должны выдаваться по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату
• денежные средства должны возвращаться  в установленный срок или должен быть предоставлен авансовый отчет, к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы
• выдавать деньги под отчет можно только тем лицам, которые на момент выдачи уже отчитались по ранее выданным средствам
• самый главный принцип: денежные средства должны быть потрачены на нужды организации. А для того чтобы на них можно было уменьшить  налог на прибыль  или отнести  на расходы при  УСН такие расходы должны соответствовать ст. ст. 252, 346.16 НК РФ в соответствии с которыми расходы это  обоснованные, документально подтвержденные затраты, реально понесенные налогоплательщиком.

Бухгалтер также может посоветовать, в случае несвоевременного возврата подотчетных денег с целью не учитывать эти суммы как доход подотчетного лица и не платить на эти суммы НДФЛ и взносы:

• зачесть их в счет выплаты дивидендов в соответствующем периоде
• выдать как материальную помощь 
• учесть как возврат займа

Еще денежные средства, за которые не отчитался директор, можно удержать  из его зарплаты с соблюдением норм ст. ст. 137, 138 ТК РФ.

Иногда организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, нужно понимать, что в таком случае эти суммы однозначно признаются его доходом и, следовательно, будут облагаться и НДФЛ и страховыми взносами.

Кроме того, в случае, когда в компании действует наемный директор, который не возвращает подотчетные средства и не отсчитывается по ним, то учредители компании могут привлечь его к гражданско-правовой ответственности  за убытки, причиненные организации его неразумными или недобросовестными действиями в соответствии с п. 3 ст. 53 ГК РФ.

Привычно акцентирую ваше внимание на налогах!

Ситуации, когда директор не отчитался за подотчет может привести к тому, что при выездной налоговой проверке такое нарушение обнаружат, тогда возникают налоговые последствия.

Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы. Минфин традиционно считает, что в случае невозврата лицом подотчетных сумм и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Такой же точки зрения придерживается и налоговая (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ. НК РФ прямо не предусматривает такого источника дохода у физлица как выданные подотчет денежные средства. Однако, налоговая старается трактовать норму о подотчетных средствах именно так. Традиционно разбирает споры налоговиков и налогоплательщиков суд. И, опять по традиции, судебная практика неоднозначна и отражает 2 подхода «за» и «против».

Наиболее взвешенная позиция  есть в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 в нем указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд считает, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Обращаю Ваше внимание, что последствия в виде доначисления НДФЛ и взносов физлицам  возникнет не само по себе, не автоматически. Судебная практика показывает, что  при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм или об отсутствии отчетов об их расходовании или случаев, когда не предоставлены первичные документы, суды оценивают фактические обстоятельства каждой конкретной ситуации и учитывают при этом:

• что подотчетные суммы действительно (реально) были израсходованы;
• расходы были обоснованы и направлены на нужды организации;
• расходы документально подтверждены (даже с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка);
• товар/работы/услуги оприходованы организацией.

Если совокупность обстоятельств в пользу налогоплательщика, то денежные средства, выданные работнику под отчет, не должны облагаться НДФЛ. Если же отсутствуют доказательства этих пунктов, то такие средства, скорее всего, признают доходом физлица:

• АС УО от 21.10.2015 № Ф09-7527/15
• ФАС СЗО от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014

Практика также интересна и случаями наступления уголовной ответственности по ст. 198 УК РФ «Уклонение физического лица от уплаты налогов, сборов». Например:

Приговором одного из судов руководитель ООО «СеверСнабСервис» П. осуждена по ч. 1 ст. 198 УК РФ. В течение нескольких лет П. получила из кассы организации в общей сложности 6,9 млн. руб. на производственные нужды, которые в соответствии с целями получения не использовала и в организацию не вернула. Получение подотчетных денежных средств было признано доходом П., в отношении которого она не представила налоговые декларации и не уплатила НДФЛ (уголовное дело № 1-233/2010).

Кроме того, может пострадать не только физлицо, но и сама организация, выдавшая деньги под отчет. При проверке ей будут вменять в вину невыполнение обязанностей налогового агента. Ответственность налогового агента наступает  за неудержание и/или неперечисление сумм налога с плательщика, а также удержание и перечисление налога не полностью в виде штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению и пени за несвоевременную оплату налога в соответствии и со статьями 75 и 123 НК РФ.

Будьте аккуратны в налоговом планировании, занимайтесь им стратегически!