«Почта России»: варианты обслуживания юридических лиц

Добрый день, коллеги!

Продолжая тему новых технологий на службе бизнеса, хочу поделиться результатами «исследования» сайта «Почты России». Меня интересовало, что могут предложить наши главные почтальоны организациям, в частности, в ситуациях, когда фактический и юридический адрес не совпадают.

Также читайте новую публикацию от автора по услугам, предлагаемым Почтой России.

Заходим на сайт «Почты России»: новости в новостной ленте свежие, часть баннеров привлекает внимание: например, «Рекламные рассылки для вашего бизнеса». Иду в раздел «Услуги и Сервисы». Нижний блок на серо-бежевом фоне: «Услуги для юридических лиц». Две основные подкатегории: «корпоративным клиентам» и «решения для бизнеса».

Остановимся вначале на первом. Итак, стать корпоративным клиентом «Почты России» может любое зарегистрированное юр. лицо или ИП (заявка на заключение договора, выложенная на сайте, «заточена» под организации).При заполнении заявки надо будет указать наименование организации, ИНН, контактные данные (регион, район, населенный пункт, адрес электронной почты, телефон и ФИО представителя).

Кроме того, от потенциального корпоративного клиента требуется определить среднемесячный объем отправлений и выбрать услуги из списка, которые компания планирует использовать (среди прочего есть и такие «прогрессивные» опции, как SMS уведомление о поступлении и о вручении почтового отправления, а также вручение отправлений с помощью почтоматов).

Ресурс позволяет заранее ознакомиться с текстами договоров (их несколько), в рамках которых осуществляется корпоративное обслуживание:

• на оказание услуг почтовой связи (пересылка различных отправлений);
• на поставку марок и маркированных конвертов; на предоставление в аренду абонентских ящиков в почтовых отделениях;
• на предоставление услуг, связанных с эксплуатацией франкировальной машины, а также на ее тех.обслуживание;
• на осуществление почтовых переводов за счет отправителя либо за счет получателя.

Как я понимаю, единого типового документа на «все случаи» не предусмотрено.

Для подписания того или иного договора с «Почтой» организации требуется предоставить ряд документов:

• документы, подтверждающие полномочия подписывающего договор;
• копию лицензии, если деятельность юр. лица лицензируется;
• копию свидетельства о постановке на учет в налоговой;
• копии учредительных документов и документов, подтверждающих факт государственной регистрации, а также выписку из ЕГРЮЛ.

Интересно, что хотя по общему правилу требуется нотариальное заверение копий (или заверение выдавшими документы органами), при «необходимости срочного заключения договора» «Почта России» «допускает» возможность заверения копий подписью ЕИО и печатью компании. Аналогичный пассаж присутствует и в отношении ИП, от которого требуются копии ОГРНИП, ИНН, паспорта, справки об открытых счетах, выписка из ЕГРИП, а также доверенность на представителя.

После заключения организацией соглашения с «Почтой» на основании присланной организацией заявки «Почта» обещает снабдить клиента «диапазоном штриховых почтовых идентификаторов» – вероятно, тех самых наклеечек со штрихкодом, которые приклеиваются на все регистрируемые отправления. Кроме того, организации предоставляется программа, которая позволяет осуществить «автоматическую тарификацию» и сгенерировать сопроводительные документы к корреспонденции.

При отправке 10 и более отправлений в один или несколько адресов такие отправления считаются «партионными»: если осуществляются более 1 раза в месяц, необходимо заключать с «Почтой» отдельный договор. Форма списка для отправки партионных вложений любезно выложена на сайте (ф. 103, заполняется в двух экземплярах).

Корпоративный клиент «Почты России» получает возможность сдавать письма и прочие отправления в определенных «местах сдачи» – места можно выбрать из списка, но на сайте честно предупреждают, что не факт, что мнение клиента будет учтено. Сам список загружается отдельным файлом в формате Excel и содержит информацию о всех пунктах на территории страны (в Москве, например, таких пунктов 11).

Существует дополнительная услуга курьера для доставки писем на пункт выдачи и обратно в офис. Следует иметь в виду, что если офис расположен в здании с пропускной системой, то обязательно должен существовать доступный почтальону почтовый ящик: в ином случае корреспонденция будет считаться не доставленной по независящим от «Почты» причинам, месяц пролежит на почте, а после – направится обратно отправителю. Закрытым предприятиям необходимо вопрос доставки отдельно отразить в договоре с «Почтой России».

«Почта» предлагает варианты для бизнеса в случае расхождения юридического и фактического адреса. Пути решения проблемы следующие:

• воспользоваться платной услугой (единых расценок по стране нет) по аренде абонентского ящика и подать в почтовом отделении заявление (тоже, судя по всему, за отдельную плату) о том, что все поступающие по юридическому адресу письма необходимо опускать в арендованный ящик;

• оставить платное заявление-распоряжение о хранении почтовых отправлений в отделении «Почты» и самостоятельном заборе писем;

• в случае, если юридический адрес и фактический офис расположены неподалеку и обслуживаются одним почтовым отделением, можно заключить договор на доставку корреспонденции по фактическому адресу (тоже не бесплатно);

• обратиться в отделение «Почты» с заявлением-распоряжением о досыле почтовых отправлений по новому адресу (оплата до досыл по стандартной актуальной цене пересылки).

Выбирая для себя использование абонентского ящика, надо понимать, что не все отправления окажутся в нем автоматически – сотрудники почты опустят в такой ящик обычные письма и уведомления о заказных, ценных и т.п. отправлениях, за которыми надо будет явиться отдельно.

Если корреспонденцию в адрес организации забирают из почтового отделения представители организации, необходимо обратить внимание на представления почтовиков о том, как должна оформляться доверенность: по информации с сайта «Почты России» доверенность на получение корреспонденции, направленной в адрес юр. лица, удостоверяется ген. директором и главбухом. Обратите внимание, по мнению «Почты России», если за письмами пришел руководитель организации, ему тоже необходимо иметь с собой доверенность (что звучит странно для каждого, кто помнит о лицах, имеющих право действовать от лица юридического лица без доверенности)!

Кроме собственно почтовых услуг, «Почта России» предлагает бизнесу уже дополнительные сервисы: финансовые и рекламные. К первым относятся:

• заключение договора на прием почтовых переводов денежных средств в адрес организации или от лица организации (к сожалению, ссылка «техническое описание услуги» привела меня обратно в общее меню, описывающее процедуру вхождения в число корпоративных клиентов почтового гиганта);
• заключение договора на отправку наложенным платежом за счет отправителя или получателя.

Рекламные услуги «Почты» включают:

• Размещение печатной рекламы в отделениях «Почты» (можно заказать различные форматы от плаката на стену до листовок и брошюр);
• «спам» - распространение рекламных материалов по почтовым ящикам в выбранном населенном пункте или районе (есть варианты распространения – либо безадресно, просто всем жителям на определенной территории, либо с указанием критериев отбора адресатов).
• «Почта» предлагает также услугу по отправке так называемых ОВПО - ответных внутренних почтовых отправлений: специальных писем или почтовых карточек, с помощью которых можно получить обратную связь от потенциальных клиентов (для которых это будет бесплатно).
• Кроме ОВПО бизнес может воспользоваться услугой отправки писем с товарным вложением («Мультиконверт»).

Вообще сайт «Почты России» насыщен информацией, ссылками и предложениями (а вот конкретные тарифы, к сожалению, практически везде отсутствуют).

Увы, личный опыт напоминает, что общение с сервисами этой организации редко доставляет удовольствие. Кроме того, периодические проблемы с соблюдением сроков доставки (когда письмо из «Москвы в Москву» по почте идет гораздо дольше, чем то же расстояние пешеход пешком), а также случаи утраты отправлений, заставляют, по возможности, искать альтернативные пути доставки корреспонденции. С другой стороны, в отношениях с государственными органами, судами и т.п. «Почта России» нередко становится практически неотъемлемым участником взаимодействия.

А вы часто доверяете «Почте России»? Пользуетесь ли возможностью получить, например, регистрационные документы по почте? И насколько, интересно, удобны услуги по доставке корреспонденции, адресованной на юридический адрес, по фактическому?