Отчетность по среднесписочной численности работников за год

Юридические лица в своей деятельности сталкиваются с таким понятием как отчетность по среднесписочной численности работников за год. Что это такое и для чего это нужно?

Предоставление информации о среднесписочной численности работников за год в налоговую службу берет свое начало с 2007 года. С этого момента до сей поры каждый руководитель организации и ИП с наемными работниками до 20 января каждого года должен предоставлять в налоговые органы информацию о среднесписочной численности работников. Информацию о работниках не подают индивидуальные предприниматели, у которых нет наемных работников. Данное исключение вступило в силу только с текущего года на основании Федерального закона.

Что такое среднесписочная численность работников организации?

Среднесписочная численность работников (ССЧ) - это суммирование списочного состава работников за каждый календарный день и деление полученного итога на число календарных дней месяца. ССЧ нужена в случае расчета налоговой базы и учета статистики. Эти статистические данные дают право на применение УСН или ЕНВД, а так же дает возможность индивидуальным предпринимателям применять патентную систему налогообложения. Как видим, подача информации о численности ваших сотрудников в налоговые органы, это не пустая трата времени, как может показаться на первый взгляд.

В каком виде подается отчетность по среднесписочной численности работников?

Информация о работниках вашей фирмы подается в налоговую службу в виде специально установленной формы отчетности - бланка, который утвержден Приказом ФНС России. Индивидуальные предприниматели сдают форму по месту регистрации, все остальные юридические лица по месту главного офиса.

Форма отчетности заполняется непосредственно руководителем фирмы на основании Приказа от 29 августа 2013 г. N 349 и на основании рекомендации налоговой службы, которыми также можно воспользоваться.

Данный бланк подается в налоговую службу в двух экземплярах - один отдается руководителю с отметкой налоговой, другой остается у сотрудников налоговой службы. Хочу напомнить, что форму отчетности КДН 1110018 можно заполнить как в письменном виде, так и в электронном. Для отправки в электронном виде, нужно установить ПО и электронно-цифровую подпись.

Как рассчитывается среднесписочная численность работников?

Пример: 5 человек проработали 8 месяцев, с января по август (5*8); двое уволились и трое проработали с сентября и до ноября (3*3); а в декабре приняли четверых (7*1). Итого среднесписочная численность работников составляет (5*8+3*3+7*1)/12 = 4,666666666667. Округляем - получаем 5.

Для того что бы вам посчитать среднесписочную численность работников за отчетный период (за год) нужно для начала рассчитать ССЧ за месяц. Сначала считается количество сотрудников за каждый день. Причем учитываются все сотрудники, которые прогуляли, болели или были в отпуске. Также считаются праздничные и выходные дни. После все это суммируется и делится на 31 (30) дней месяца. В итоге у вас получается количество сотрудников за определенный месяц. Данные по месяцам не округляются.

После того как вы сосчитали количество сотрудников по месяцам, вам нужно посчитать ССЧ за год (отчетный период). Для этого суммируете численность всех сотрудников по месяцам, и делите на 12 (месяцев). Итог округляете до целого числа.

Пример: Есть фирма, в ней 10 человек, работает с января по декабрь, из них 4 сотрудника на неполном дне – 72 часа в месяц. Расчет: 4 чел * (72/8/22) = 1,636363636364 Округляем - получается 2. Итого среднесписочная численность сотрудников составляет (6*12+2*12)/12=8 

Очень часто на фирмах встречаются сотрудники, которые работают неполный рабочий день, как рассчитывать среднесписочную численность в этом случае? Алгоритм следующий: время работника работающего неполный рабочий день за весь месяц (в часах) делим на нормальную продолжительность рабочего времени (в часах) и делим на дни месяца (рабочих дней).

Напомню - при расчете среднесписочной численности не считаются сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам, сотрудники по совместительству и женщины, которые находятся в декрете.

Пример: Есть фирма, в ней 10 человек, в т.ч. 5 по трудовым договорам, 1 совместитель, 2 по договору гражданско-правового характера, и 2 в декрете. Получаем среднесписочную численность сотрудников 5*12/12=5

Также отчеты по среднесписочной численности работников за отчетный период сдаются при закрытии фирмы на дату ликвидации. 

Если все таки у вас не получается рассчитать среднесписочную численность работников, то можно обратиться к онлайн калькуляторам на просторах интернет.

Ответственность за несвоевременное предоставление среднесписочной численности работников в налоговые органы

В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики 01.07.2011 года было рассмотрено обращение гражданина по поводу привлечения к ответственности руководителей предприятий за непредставление (несвоевременное предоставление) в налоговые органы сведений о среднесписочной численности работников за год. По заданным вопросам Департамент ответил следующее.

В случае обнаружения факта, несвоевременной сдачи бланка среднесписочной численности в налоговый орган за год, сотрудники налоговой службы обязаны принять решение, на основании п. 3 ст. 80, ст. 100.1, глава 15, в том числе п. 1 ст. 126 НК. Т.е. у руководителя фирмы наступает ответственность по нормам налогового законодательства и влечет за собой наложения штрафа в сумме 200 р., за каждый документ, который не был предоставлен.