Как арендовать офис: руководство для пользования

Привет всем!

Всем известно, что встречают по одежке. Для юридического лица такой «одежкой» является офис. От того, как выглядит ваш офис зависит впечатление, которое компания произведет на клиента и партнеров. Ведь согласитесь, что всегда приятнее вернуться вновь в ту компанию, где вам не только качественно оказали услугу, но и приятно удивил офис. Как же арендовать помещение под офис?

Для начала, участникам, собирающимся регистрировать компанию, необходимо решить несколько задач.

Определить требования, которым должен отвечать офис с учетом специфики бизнеса

От грамотного решения данного вопроса будет зависеть, столкнётся ли компания с проблемой нехватки места или же наоборот сэкономит деньги не взяв в аренду лишнее пространство. При этом следует учесть не только помещения, которые будут предназначаться для сотрудников компании, но и те, в которых будут проводиться переговоры, помещения для хознужд, складские и др.

После этого можно переходить к следующему этапу.

Поиск подходящего помещения

Существуют два способа поиска:

• поиск офиса своими силами;
• поиск офиса с помощью агентства или частного риэлтора.

Для среднего бизнеса более актуален самостоятельный поиск, поскольку зачастую агентства, занимающиеся поиском помещений «выкатывают» немалые комиссионные (чаще всего их размер составляет месячный размер арендной платы).

Следует учесть, что при таком способе поиска вы можете потратить немало времени, хотя никто не застрахован от задержек, когда для поиска привлечено агентство недвижимости или риэлтор. Один мой знакомый предприниматель столкнулся с агентами-мошенниками, которые долго не давали адреса и телефоны потенциальных арендодателей, а потом «попросили» денежное вознаграждение за предоставление данной информации.

Большинство компаний, ориентированных на клиентов предпочитают снимать офисное помещение в центральных частях города. Но стоит учесть, что аренда такого офиса обойдется арендатору в «копеечку». Да и с парковками в центре всегда сложно. И здесь придется все заранее продумать, иначе есть риск того, что клиент, обратившийся в вашу компанию и испытавший трудности при парковке, в следующий раз может и вовсе не приехать к вам в офис. С другой стороны — офис в центре города, это престижно.

В условиях современной жизни, у многих предпринимателей может отсутствовать необходимость в аренде отдельного офисного помещение. В связи с этим существует возможность арендовать не офис, а отдельное рабочее место. При использовании данной системы на постоянной основе арендатор платит сумму, зависящую от перечня предлагаемых арендодателем возможностей (например, будь это стул и стол, оргтехника, доступ к интернету, услуги секретаря, курьера и др.).

«Классы» офисов

На территории РФ законодательно не утверждено такое понятие, как «класс офиса». Но все мы знаем, что такими терминами пользуются профессиональные риэлторы.

Помещения делят на:

• «А класс»;
• «В класс»;
• «С класс».

Офисы класса А — помещения в удобнорасположенных офисных зданиях с высококачественным ремонтом. Как правило их арендуют крупные компании с «именами».

Офисы класса В — уступают помещениям А класса по арендной плате, но порой, не уступают в качестве отделки офисов и удобству расположения.

Офисы класса С — порой под офисные помещения такого типа используют реконструированные здания. Чаще всего их арендуют компании, которые не хотят серьезно тратиться на арендную плату в связи с тем, что не планируют встречи с клиентами в офисе.

При аренде помещения в офисах любого из вышеперечисленных классов следует обратить внимание на:

• Наличие лифта (если здание выше 3 этажей);
• Систему пожаротушения;
• Вентиляцию;
• Исправность электричества;
• Ну, и как уже говорилось выше, немаловажно наличие достаточного количества парковочных мест.

Покупка юридического адреса

Многие предприниматели считают необязательным арендовать помещение под офис, ограничиваясь покупкой юридического адреса, по которому представляется возможным связаться с компанией. Следует заметить, что юридический адрес необходим прежде всего для того, чтобы вашу компанию зарегистрировали в налоговом органе. Данный способ особенно актуален для организаций, деятельность которых не связанна с частыми встречами с контрагентами. При этом, крайне важно помнить о таком аспекте, как заключение договора на предоставление почтового обслуживания. При данных условиях заключение этого договора оградит вас от нежелательных последствий, а именно — от неполучения корреспонденции. Поскольку ответственность за невозможность связаться с компанией полностью ложится на плечи вышеупомянутой.

Заключение договора

После того, как вы выбрали понравившейся вам офис, который отвечает всем необходимым требованиям, следует заключить договор аренды.

Обращаю внимание на нюансы, на которое необходимо заострить внимание при заключении договора аренды:

• предмет договора аренды (точный адрес по которому расположен офис, его площадь и другие его существенные характеристики);
• срок договора аренды. Напомню, что договор аренды нежилого помещения, заключенный на срок более 11 месяцев подлежит государственной регистрации (вообще законом установлен иной предельный срок — более одного года, но фактически от использования срока равного, например, 364 дня те, кто не хотят регистрировать договор аренды, отказались из практических соображений и указывают срок аренды равным 11 месяцам);
• размер арендной платы (может быть обозначен точной цифрой за все помещения или за единицу площади);
• размер обеспечительного платежа (депозита) и условия его возврата (конечно, если он предусмотрен договором);
• возможность/невозможность повышения арендной платы в одностороннем порядке;
• условия досрочного расторжения договора, если договор заключен на определенный срок;
• порядок и условия прима-передачи помещения в аренду;
• время работы офиса (часы, когда арендаторам предоставляется доступ в офис);
• возможность использования адреса арендуемого офиса в качестве адреса юрлица (к сожалению, не все арендодатели разрешают регистрировать арендаторам свои фирмы по адресу их фактического офиса. В этом случае арендаторам приходится не только арендовать офисное помещение, но и дополнительно приобретать услугу покупки юрадреса).

В заключении хочется сказать о том, что каждая компания вправе решить для себя, что для неё выгоднее: арендовать, а быть может и купить собственный офис, или ограничиться покупкой юридического адреса.