Как изготовить печать?

Ни одна фирма или организация сейчас не может обойтись без разного рода печатей. Печать – это один из необходимых реквизитов большинства документов общества. Флэш, резина, полимер - что выбрать в качестве материала для печати? Можно ли использовать логотип или герб, а, может быть QR-код? И какие реквизиты печати обязательны, желательны и возможны? 

Требования, предъявляемые к печатям

Заказывая изготовление печатей для организаций, важно помнить о требованиях, которые предъявляет к ним законодательство РФ. Если обратиться к нему, то там мы не найдем специальных НПА, посвященных вопросам изготовления, учета и использования печатей. Регламентирован только порядок изготовления и применения печатей с изображением государственного герба РФ.

Итак, согласно организационно-распорядительной документации (Методические рекомендации Росархива по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003) печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация должна иметь печать. Общество может иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (а также может содержать наименование на языке народов РФ или иностранном) и указание на место нахождения общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее - "ФЗ об ООО", а также п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», далее - "ФЗ об "АО"). При этом, закон не ограничивает возможность нанесения на печать организации любой иной информации. 

Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов. Если вы хотите сделать красивую печать по индивидуальному эскизу, то вы можете обратиться к дизайнеру, заплатив ему за разработку вашей печати определенную денежную сумму.

Стоит отметить, что ряд организаций для заверения подлинности подписей должностных лиц использует гербовую печать (печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации). Перечень организаций, которые обязаны и имеют право размещать Государственный герб на печати определен Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Однако к коммерческим организациям данная прерогатива не относится.

Вышеназванные ФЗ "об ООО" и "об АО" говорят о наличии в Обществе одной круглой печати, а все остальные оттиски называют "штампами", однако ряд других НПА (напр. Письмо Роструда от 22.11.2012 № 1450-6-1, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) упоминают еще и печать отдела кадров. Данная печать, помимо всех вышеперечисленных признаков, может содержать дополнительную надпись «Отдел кадров».

Виды печатей и способы изготовления

Для ООО/АО используют исключительно круглые печати. Проанализировав формулировки вышеприведенных федеральных законов, можно сделать вывод о том, что определение размера печати оставлено на усмотрение самих юридических лиц и штемпелеизготовителей. Так, в сложившейся практике размеры печатей установлены следующие: круглая печать представляет собой окружность диаметром 38-42 мм.

Способов, которыми пользуются при создании печати несколько: фотополимерный, на резине, рельефный и так называемая «флеш-технология». В настоящий момент наибольшим спросом пользуется фотополимерная технология, позволяющая добиться оптимального соотношения между ценой, качеством и долговечностью клише. Данный способ изготовления является самым быстрым и экономичным, поэтому, если вам потребуется срочно изготовить печать, то он подойдет лучше всего.

Резиновая технология изготовления печати более удобна в сравнении с полимерной. Во-первых, она позволяет увеличить срок службы печати, а, во-вторых, предоставляет возможность размещать на изделии детали толщиной до 0,08 мм.

Преимуществом красконаполненной (флэш) печати является то, что она сразу заправлена краской и не требует подушки. Использование данного вида печати позволяет осуществить 5000-6000 оттисков с одной заправки. При этом, печать можно всегда дозаправить чернилами самому, не прибегая к помощи специалистов. Количество таких дозаправок не ограничено. Данный метод позволяет изготовить печать с более высокой степенью защиты от подделки за счет наложения специальной светочувствительной углеродной пленки. Еще одним преимуществом является возможность одновременного использования различных несмываемых чернил на масляной основе пяти базовых цветов (синий, черный, красный, зеленый, фиолетовый). Данный вид печати обладает высоким качеством и долгое время не подвергается износу. А самое главное - флеш-печать, при этом, компактна, удобна и презентабельна. На форуме есть отзывы об использовании такого вида печати.

Возможно изготовление так называемой рельефной печати — это печать, оставляющая выпуклое, выдавленное изображение на бумаге. Особенностью данной печати является то, что она не требует использования чернил и несет дополнительную функцию защиты документов от подделки. Как правило, подобная печать используется у нотариусов, в посольствах, консульствах, при выдаче дипломов и сертификатов. Преимуществом данного вида печати является тот факт, что при копировании документа рельефное изображение не будет повторено, чего не дает ни один другой вид печатей.

Отдельно стоит рассказать о цветных печатях. Они созданы как элемент рекламы и позволяют выделиться среди конкурентов, создают имидж компании. Однако не все цветные оттиски возможно воспроизвести. На практике, один из моих клиентов пожелал отобразить на оттиске печати знак в виде переплетающихся друг с другом косичек, которые отличались по цвету. Но ему отказали, указав на то, что между цветами должно быть минимальное расстояние, равное 2,5 мм. Поэтому, даже если вы захотите сделать себе цветную печать, используя различные символы на оттиске, помните об этом важном правиле.

Сейчас все больше набирает популярность печать с QR-кодом. Внешне QR-код представляет собой небольшого размера квадрат, состоящий из различных линий и геометрических фигур. Их сочетания составляют определенное сообщение из цифр и букв. Т.е. QR-код - это зашифрованная информация. Кодировка достаточно проста, расшифровать ее можно благодаря наличию смартфона со встроенным сканером либо прочесть кодировку в интернете. Чем выгодно использование такой печати? Благодаря доступной возможности кодировки текста возможно разместить основную информацию о компании и ее основных реквизитах, а также иные данные имеющие важное значение для организации. Не исключено, что в будущем печать с QR-кодом послужит отличной альтернативой рекламных баннеров и иной рекламной продукции, поскольку при помощи QR-кода возможно максимально предоставить информацию о компании и ее продукции, при этом задействовав минимальное пространство.

Отличие печати организации от печати индивидуального предпринимателя

Для начала необходимо разобраться, является ли обязательным наличие печати для индивидуального предпринимателя. Законодательно не запрещено отсутствие печати у ИП, однако на практике встречаются сложности. Скрепление печатью договоров относится к дополнительным требованиям. которым должна соответствовать письменная форма сделки (ст. 160 ГК РФ). Однако, если данное требование предусмотрено законом или соглашением сторон, то индивидуальный предприниматель, не имеющий печати, не сможет совершать такие сделки. В тоже время, суды не всегда придерживаются правила о необходимости наличия печати у ИП, например, при выдаче доверенности. Так, встречаются случаи, когда суды признают доверенность без оттиска печати и не признают. Что касается обязательных реквизитов, которые указываются на оттиске печати, то здесь можно применть сложившиеся правила делового оборота: ФИО, место регистрации, ОГРНИП. Также дополнительно можно указать ИНН.

Документы необходимые для изготовления печати

Отдельное внимание стоит уделить тому, какие документы необходимы для изготовления печатей. Законодательством не установлено, каков их полный перечень, поэтому изготовители требуют разные документы. Большинство таких компаний запрашивают:

• у ИП - свидетельство о регистрации в качестве ИП, эскиз печати (если имеется);
• у организации- свидетельство о регистрации ЮЛ, приказ о назначении директора, приказ на изготовление печати, эскиз печати (если имеется).

Но не стоит удивляться и тому, что на практике часто подобные компании и вовсе не спрашивают у вас никаких подтверждающих документов. Достаточно прийти в компанию по изготовлению печатей, сообщить основные данные и получить через определенное время печать. Что касается сроков изготовления печатей, то в среднем при отсутствии загруженности у изготовителя печать делают в течение часа. Разумеется, доплатив за срочность определенную сумму денег. За изготовление простой не срочной печати стоимость начинается от 250 р. и выше.

Что касается порядка изготовления гербовой печати, то такая печать может изготавливаться только у производителей, имеющих сертификат в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001, подтверждающий наличие технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном уровне.

С каждым днем все популярнее становится изготовление печати по так называемому оттиску на листке бумаги. Сейчас сложно найти компанию-изготовителя, которая откажет вам в изготовлении такой печати. Но, стоит отметить, что данные действия являются незаконными, если вы не являетесь надлежаще уполномоченным лицом на изготовление печати, поскольку квалифицируются как подделка. Статьей 19.23 кодекса об административных правонарушениях предусмотрено наложение административного штрафа в размере от тридцати до сорока тысяч рублей с конфискацией орудий совершения административного правонарушения. Ответственность же за изготовление государственной печати предусмотрена в Уголовном кодексе РФ. Однако это никого не пугает, и все активно пользуются данной услугой и предлагают ее.

Штамп как отдельная категория печатей

К отдельной категорию печатей можно отнести штампы. Одним из значений слова "штамп" по толковому словарю Ушакова является металлическая форма для серийного изготовления деталей или каких-нибудь мелких предметов путем штамповки, чеканки. Отдельного НПА, посвященного понятию штампа также не существует. В ст. 11 "Основ законодательства Российской Федерации о нотариате", утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 говорится лишь о том, что нотариус имеет штампы удостоверительных надписей.

На практике в большинстве организаций он, как правило, выполняет чисто информационную функцию. Так, существуют штампы, содержащие основные реквизиты компании, либо так называемые регистрационные штампы с указанием даты или номера входящего документа. Они обычно бывают прямоугольной формы. Их размеры - от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм.

Факсимиле

Стоит обратить внимание на такой популярный в наше время вид печати как факсимиле. Это печать, изготовленная по оттиску росписи, призванная упростить и ускорить процедуру подписи документов. Изготовление факсимиле позволяет передать процедуру подписи документов одному из сотрудников, тем самым, освобождая время руководителя для более срочных дел. Однако нельзя просто так изготовить факсимиле руководителя и начать ставить его на всех документах. Законодательством предусмотрены ограничения на использование факсимиле. Так, согласно п.2. ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Законодательство о бухгалтерском учете, и о налогах и сборах тоже не предусматривает использования факсимиле при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В Письме Министерства РФ по налогам с борам № 18-0-09/000042@ разъяснено, что факсимиле не должно использоваться на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия. Таким образом, изготовление факсимиле позволяет оставлять автоматическую подпись на документах, не несущих в себе материальной ответственности. К таковым относятся письма, которые направляются от имени руководителя организации к своим контрагентам, например, с поздравлениями.

Подводя итог сказанному, можно констатировать, что на оттиске печати должно быть указано:

• полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.п.);
• место нахождения фирмы.

Споры возникают относительно основного государственного регистрационного номера (ОГРН). Его не обязательно указывать, однако он служит, своего рода, средством идентификации организации. Лично я рекомендую его указывать, поскольку одинаковых наименований организаций сейчас слишком много, а ОГРН поможет отличать одно общество от другого.