Накладная + Счет-фактура = Универсальный передаточный документ

Недавно появился новый первичный документ - Универсальный передаточный документ (далее по тексту -УПД), который представляет собой своеобразную «смесь» действующих товарных накладных ТОРГ - 12 (актов выполненных работ/оказанных услуг) и счетов-фактур. Большинство реквизитов в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются.

Потребность в аналогичном документе назревала давно, но только с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязательное применение унифицированных форм первичных документов было отменено. Универсальный передаточный документ предполагает уменьшение документооборота фирмы, а также максимальное сближение бухгалтерского и налогового учета. Бланк УПД и порядок его заполнения введен Письмом ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@.

Требования по содержанию УПД

Как известно, надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета. Так, УПД должен содержать все реквизиты, необходимые для оформления счетов-фактур. Фирмы, вправе вносить изменения или дополнения в данный документ по своему усмотрению, за исключением части соблюдения требований по оформлению счетов-фактур. К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации или фамилия предпринимателя, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
• подписи вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Что нужно знать при оформлении УПД

С введением данного документа, фирмам можно не оформлять привычную товарную накладную и счет-фактуру, а лишь ограничиться оформлением УПД. Применение УПД - это право компании, а не обязанность.

Если вы решили перейти на оформление УПД, вместо привычного комплекта документов, вам необходимо знать, что в первую очередь внимание следует уделить особенностям оформления данного документа.

Детальное рассмотрение оформления данного документа нецелесообразно, т.к оно мало отличается от заполнения привычной товарной накладной и счета-фактуры. Остановлюсь на том, что отличает УПД от действующих первичных документов. УПД можно использовать как в комплекте со счетом-фактурой, так и самостоятельно. Сразу оговорюсь, что особое внимание стоит уделить статусу оформляемого документа: если в поле статус проставили 1, то УПД можно заменить, и товарную накладную, и счет-фактуру (см.ниже рис).

Второй вариант (статус 2) подразумевает, что УПД заменяет только накладную либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ служит исключительно для признания расходов в налоговом учете. И соответственно, поля, необходимые для счетов-фактур, в данном УПД заполнять не обязательно. Что же касается расчетов по НДС, то для них необходима обычная счет-фактура.

Если вы являетесь плательщиком НДС, то Вам необходимо обратить внимание на заполнение УПД в части требований по оформлению счетов-фактур, чтобы не столкнуться с проблемами при налоговых проверках как у вас, так и у ваших контрагентов.

Преимущества УПД

Исходя из практики, в 1С уже реализовано оформление Универсального передаточного документа, вот только возможности установления статуса документа там почему-то не предусмотрено. По моему мнению, УПД достаточно удобен и сможет сократить объемы бухгалтерских архивов. Кроме прочего, руководителю/ главному бухгалтеру не нужно будет подписывать два документа, а достаточно ограничиться удостоверением только УПД. В данной статье я раскрыла особенности оформления и главные преимущества нового бухгалтерского документа, а вот использовать его в своей работе или нет, - решать вам.