Коммерческая тайна

Как показывает российская и зарубежная практика, более 50% угроз может быть ликвидировано путем введения и поддержания системы защиты коммерческой тайны. Информация, составляющая коммерческую тайну, как своеобразный нематериальный актив дает предпринимателю гарантию устойчивости и экономической безопасности бизнеса. 

Что такое коммерческая тайна?

Определение, режим  коммерческой тайны даны в  Федеральном  законе N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее 98-ФЗ). Коммерческая тайна -  это  режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Кроме того, согласно ст. 9 98-ФЗ  разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

При разработке положения о защите информации, составляющей коммерческую тайну, важно не забывать и о ст. 5 98-ФЗ, в которой приведен перечень информации, которая не может составлять коммерческую тайну. Проще говоря, информация, составляющая коммерческую тайну, - практически любая информация, попадание которой к конкурентам может причинить вред правообладателю.

Кто разглашает тайну?

Большинство стабильно развивающихся предприятий рано или поздно начинают задумываться над вопросом: как защитить коммерческую тайну своего предприятия и самое главное – а имеет ли смысл это делать?

Защита коммерческой тайны предприятия – это не просто разработка положения о защите коммерческой тайны и подписи под ней сотрудников в ознакомлении, а дорогостоящий комплекс мер: юридических, технических и организационных, не соблюдение даже части из которых приводит к тому, что ваша коммерческая тайна становиться известна постороннему кругу лиц. Практика показывает, что подход большинства российских компаний к введению режима коммерческой тайны, формированию перечня информации, составляющей коммерческую тайну, максимально упрощен.

Очевидно, что самой распространенной причиной утечки информации являются действия сотрудников. Они проявляется в нарушении правил и порядка использования конфиденциальной информации. Специалисты по обеспечению экономической безопасности считают, что сохранность конфиденциальной информации на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персонала.

На самом деле, единственным действенным способом защиты коммерческой тайны является ее «разделение». К сожалению,  коммерческий подкуп менеджеров, работающих с клиентской базой и других сотрудников является достаточно частым явлением. Ограничение доступа сотрудников к информации (каждый сотрудник знает строго определенный «кусок» информации) – наиболее разумный способ защиты коммерческой тайны.

Надо продумать вопрос экономической целесообразности вложения денежных средств в режим защиты коммерческой тайны. Стоит понять,  повлечет ли разглашение коммерческой тайны предприятия к не благоприятным экономическим последствиям для предприятия.

Если да, то читаем дальше.

Как защититься? Принимаем меры

Самым дорогостоящим вложением будет комплекс технических мер: формирование комплекта необходимых технических устройств (приборов, несгораемых шкафов, программного обеспечения, системы видеонаблюдения и контроля доступа и т.д.) Особенно рекомендуется защищать пароли и коды доступа к электронным устройствам. Не забываем уведомлять сотрудников о том, что их работа контролируется (введение системы видеонаблюдения, контроль электронной почты и телефонных звонков, запрет на использование личных почтовых ящиков, порядок пользования ресурсов сети Интернет, запрет на использование флешек и вынос любых документов из офиса и т.п.). Можно внести это положение в Правила внутреннего трудового распорядка. Данные положения должны распространяться на всех, включая менеджеров высшего звена.

Тут же стоить о упомянуть о следующим комплексе мер, по защите коммерческой тайны – об организационных мерах, к которым относятся:

• утверждение приказом руководителя организации примерного перечня информационных областей, сведения из которых могут составлять коммерческую тайну организации;
• формирование соответствующих структур и назначение ответственных работников;
• утверждение учетной политики организации в отношении охраняемых результатов интеллектуальной деятельности;
• обеспечение контроля исполнения положений и регламентов организации по охраняемым результатам интеллектуальной деятельности, в частности: проведение экспертизы, ведение реестра объектов коммерческой тайны, ноу-хау, ведение реестра лиц, имеющих доступ к материальным носителям ноу-хау, проведение инвентаризаций.

К юридическим мерам относятся:

Разработка и утверждение нормативно-распорядительных документов организации, регламентирующих:

• процедуру формирования, поддержания и контроля соблюдения режима коммерческой тайны;
• процедуру обращения с информацией, содержащейся в режиме коммерческой тайны;
• порядок и процедуру охраны конфиденциальности в рамках трудовых отношений;
• порядок и процедуру признания ноу-хау в качестве нематериального актива организации и снятия ноу-хау с бухгалтерского учета;
• конкретные обязательства руководителя организации по обеспечению охраны конфиденциальной информации организации.

Разработка и утверждение комплекта документов:

• договоров с работниками, третьими лицами (физическими и юридическими), договоров отчуждения ноу-хау, лицензионных договоров на использование ноу-хау;
• приказов по признанию ноу-хау, принятию к учету, снятию с учета;
• первичных учетных документов по ноу-хау;
• схем бухгалтерских проводок в отношении ноу-хау;
• реестров учетных документов.

Хозяйствующим субъектам, использующим в своей деятельности сведения, составляющие коммерческую тайну, зачастую приходится ее защищать превентивным мерами, путем установления жесткого режима коммерческой тайны, использования различных технических средств и профилактической работы с персоналом, так как привлечь к ответственности лицо, допустившее утечку информации, используя юридические инструменты на данном этапе развития законодательства, мягко говоря, проблематично.

Охрана информации в договорной сфере

При передаче контрагентам или партнерам сведений, составляющих коммерческую тайну, необходимо удостовериться, сможет ли получатель информации обеспечить соответствующий режим хранения и пользования предоставленными сведениями.

Условия передачи конфиденциальных сведений закрепляются в соглашении о неразглашении коммерческой тайны. В таких соглашениях должны закрепляться обязанности принимающей стороны по обеспечению режима охраны конфиденциальности информации и недопущению различного рода утечек такой информации, способы проверки соблюдения заключенного соглашения. Таким образом, при добросовестном исполнении принимающей стороной совместных договоренностей и при надлежащем контроле за соблюдением порядка пользования коммерческой тайной раскрывающей стороной риск утечки можно существенно уменьшить, а в случае разглашения потерпевшая сторона будет иметь достаточную доказательную базу для защиты своих нарушенных прав.

Для введения на предприятии режима КТ необходимо выполнить процедуры, указанные в 98-ФЗ:

• определить перечень информации, составляющей КТ;
• нанести на материальные носители, являющиеся объектами коммерческой тайны, гриф КТ с указанием обладателя этой тайны;
• включить в трудовые договоры с сотрудниками, которые будут работать с объектами КТ, фразу об обязательстве не разглашать сведения, составляющие предмет КТ;
• ввести особый режим доступа к информации, составляющей КТ;
• произвести учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей предмет КТ.

Важность внесения в трудовой договор с работником пункта об обязанности соблюдении режима КТ объясняется тем, что трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, которое в принципе работник может попросить изменить (а подписав принимает его условия), в отличие от Положения о коммерческой тайне, которое работник поменять не может,  а должен просто ознакомиться и если не согласен – не подписывать.

Ответственность работника при нарушении режима коммерческой тайны

Таким образом, мы плавно перешли к самой интересной теме, что делать, если все же работодатель узнал, что коммерческая тайна умышленно (или даже не умышленно) была разглашена сотрудником. Применение наказания является правом,  но не обязанностью работодателя. Можно объявить замечание или выговор, и даже уволить по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Для увольнения в данном случае нужно установить два факта:1. Разгласил ли работник информацию составляющую коммерческую, служебную или иную тайну и 2. Является ли разглашенная информация тайной. В  судебном процессе обязанность по доказыванию соответствия тяжести проступка мере наказания лежит на работодателе.

Если вариант «простить и забыть» вам не подходит и вы готовы к активным действиям по наказанию виновного, нужно сказать, что на сегодняшний день судебная практика все больше складывается в пользу работодателя и в правовых базах можно все больше найти положительных решений. Другой вопрос, что доказательная база должна быть тщательно сформирована. Например, не нанесение на документ (передача которого явилась нарушением коммерческой тайной) грифа КТ и необходимых реквизитов будет рассматриваться  судом, как не доказывания работодателем факта наличия коммерческой тайны. Документальное же подтверждение факта разглашения охраняемой законом тайны, оформление данного факта, создание комиссии для установления факта разглашения охраняемой законом тайны и оформление результатов ее работы, получение объяснительной от сотрудника, разгласившего охраняемую тайну, оформление расторжения трудового договора в связи с разглашением охраняемой законом тайны – вот обязательный перечень процедур, которые должен соблюсти работодатель, если он решил уволить провинившегося сотрудника.

Интересным является факт, что разглашение коммерческой тайны сотрудником может быть как виновным, так и нет. При этом, сотрудник может быть наказан даже в случае обнаружения факта не осторожности. Например, вышел из-за компьютера, не отключив его, а посторонний посетитель прочитал информацию, имеющуюся на его экране. Следует отметить, что  это действует, в случае, если на предприятии работники ознакомлены с положениями о работе с персональным компьютером, что при включении компьютера выходит заставка с предупреждением, что вся информация, содержащаяся на данном компьютере является коммерческой тайной и что другим сотрудникам запрещено работать на чужих компьютерах. Судебная практика показывает, что разглашением коммерческой тайны даже признается пересылка документов на личный почтовый ящик, даже если работник ссылается на то, что просто хотел поработать в выходные.

Естественно, указанные примеры являются исключительными,  и как уже упоминалось выше, актуальны для предприятий которым действительно есть чего скрывать от конкурентов. Но хотелось бы повториться, что если предприятие решило серьезно защищать свою коммерческую тайну, то комплекс полумер не будет эффективным, т.к. доказать нарушение режима коммерческой тайны далеко не просто.