Особенности аккредитации филиалов и представительств компаний из стран СНГ

Добрый день, коллеги!

В этой статье хотел бы рассказать про особенности сбора и подготовки документов для аккредитации филиалов и представительств компаний из стран СНГ.

Россия является одним из перспективных направлений для зарубежной торговли компаний из стран СНГ. Данная статья поможет разобраться в самом важном при подготовке документов для аккредитации филиала или представительства компании из страны СНГ в России.

Согласно Приказу ФНС от 26 декабря 2014 г. № ММВ-7-14/680@ (далее – Правила аккредитации), прежде всего, понадобятся устав организации, выписка из торгового реестра и документ из уполномоченного государственного органа, подтверждающий статус налогоплательщика. При запросе этих документов стоит учитывать, что системы государственного управления стран СНГ возникли на основе советской системы, поэтому во многих из этих стран документы для аккредитации и органы их выдачи являются практически идентичными российским.

Для аккредитации копию устава следует заверить у нотариуса. В качестве выписки можно заказать документы следующего типа:

• Справку о юридическом лице – в министерстве юстиции (Казахстан, Узбекистан);
• Выписку из реестра юридических лиц – в управлении юстиции по месту нахождения компании (Беларусь, Украина) или в министерстве налогов (Азербайджан).

В такой выписке, как правило, содержится информация о наименовании компании, регистрационном номере, её месте нахождения, руководителях и уставном капитале.

Справку о статусе налогоплательщика можно получить в фискальном органе любой страны СНГ. В ней обязательно должны быть указаны наименование компании и номер налогоплательщика или аналогичный ему.

Всё большее распространение получают документы, сформированные по запросу на сайте государственного органа. Большинство из них представляют собой распечатку данных электронного реестра. Например, такой документ можно заказать в Казахстане. В этом случае важно убедиться, что верность таких данных подтверждена нотариусом в стране инкорпорации. В выписках могут содержаться также и данные о статусе налогоплательщика, однако это не означает, что выписка может заменить собой отдельный документ из налоговой службы. Это актуально, например, в случае с компанией из Азербайджана: дополнительно к выписке из реестра коммерческих лиц Министерства налогов понадобится также и отдельная справка с номером налогоплательщика.

Иногда в качестве выписки из торгового реестра и документа из налоговой службы компании используют документы, выданные при регистрации. Однако это допустимо только в случае, если к моменту подачи документов сама компания была зарегистрирована менее 12 месяцев назад, что следует из Правил аккредитации, в противном случае выдаётся отказ в аккредитации.

В соответствии с Правилами аккредитации, каждый из документов подаётся в течение 12 месяцев со дня его выдачи. Поскольку для аккредитации используется не оригинал устава, а его нотариально заверенная копия, то этот срок распространяется на дату заверения копии нотариусом.

На основе этих документов составляются решение об открытии филиала или представительства, доверенность на его главу, а также положение о филиале или представительстве.

Решение об открытии филиала или представительства подписывается уполномоченным органом юридического лица, эти подписи заверяются нотариусом, который подтверждает их подлинность и полномочия подписантов. В решении указывается факт создания филиала/представительства, его место нахождения, ФИО руководителя и его паспортные данные, факт выдачи доверенности на этого руководителя, а также утверждается текст положения о филиале/представительстве. При необходимости подписать это положение может быть поручено руководителю филиала/представительства в тексте решения.

Доверенность на руководителя филиала или представительства подписывается органом юридического лица, уполномоченным на выдачу доверенностей от имени юридического лица, и должна содержать все необходимые полномочия для осуществления деятельности на этой должности, в т.ч. на подачу и получение документов из ТПП РФ и МИФНС №47 по г. Москве, подписание заявления на аккредитацию. Полномочия по открытию и распоряжению банковскими счетами филиала/представительства рекомендуется согласовать с банком, в котором планируется открытие банковского счёта филиала/представительства. Обратите внимание: доверенность не может быть выдана раньше решения, на основе которого подписана доверенность.

Положение подписывается на основе решения об открытии филиала/представительства. Обычно это делает уполномоченный орган юридического лица, в этом случае подписи и полномочия также заверяются нотариусом. При наличии полномочий по доверенности подпись может поставить руководитель филиала/представительства, в таком случае заверение подписи нотариусом необязательно. В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 09.07.1999 N 160-ФЗ (ред. от 18.07.2017) "Об иностранных инвестициях в Российской Федерации", в положении указываются данные о юридическом лице и филиале/представительстве: полное наименование юридического лица, его организационно-правовая форма и место нахождения, наименование филиала/представительства, его место нахождения в России, цели создания, открытия филиала/представительства, его порядок управления и правовое положение. В положении могут быть указаны также иные сведения.

Обратите внимание: все документы, кроме устава, запрашиваются в оригинальном виде, и для аккредитации используются оригиналы или нотариально заверенные копии. Если, например, использовать копию выписки, заверенной у нотариуса в Казахстане, то может возникнуть проблема: нотариус в России на копии этого документа может проставить штамп «копия с копии». В таком виде выписка для аккредитации не подойдёт.

Каждый из документов для признания юридической силы на территории России должен быть заверен гербовой печатью. В случае с выпиской и справкой с кодом налогоплательщика необходимы подпись и гербовая печать органа выдачи, в случае с остальными документами заверение осуществляется нотариусом. В соответствии со статьёй 13 Минской конвенции от 22.01.1993 г., такое заверение будет достаточным. Однако вместе с тем важно помнить, что к документам нужно прилагать нотариально заверенный перевод, включающий также перевод заверения нотариуса, если это заверение составлено на иностранном языке.

Переводам следует уделить серьёзное внимание, поскольку зачастую разночтения появляются из-за несогласованности наименований в переводах к разным документам. То, что в одном документе переведено как «корпорейшн», в другом указывается как «корпорэйшн», в третьем может быть написано «корпорация». Разумеется, в таком случае эти разночтения обуславливают наличие трёх различных наименований, что недопустимо и может привести к отказу. Также в некоторых переводах не содержится текста, размещенного на печатях, марках или штампах. Иногда – по той причине, что текст написан, например, на казахском или белорусском, и текст печати или марки может быть интуитивно понятен. Однако не следует забывать, что перевод на русский язык нужен ко всему тексту на иностранном языке. Двуязычные тексты и печати можно не переводить.

После заверения перевода у нотариуса в России рекомендуется снять с документов копии и также заверить у нотариуса. Поскольку ФНС не возвращает принятые документы, этот вариант будет являться оптимальным: копии будут поданы в ФНС, а оригиналы с переводами на русский язык можно будет успешно использовать в дальнейшем.

Когда все вышеперечисленные документы готовы, необходимо заполнить форму заявления на аккредитацию 15АФП (далее – Заявление). Одна из наиболее частых ошибок – указание наименования банка латинскими буквами (пункт 10 Заявления). Это недопустимо, поэтому следует использовать кириллицу при заполнении п. 10 Заявления. Обратите также внимание: в пункте 5 Заявления указывается именно регистрирующий орган в стране инкорпорации, а не орган, выдавший выписку. Так, например, в случае с компанией из Беларуси регистрация осуществляется городским исполнительным комитетом, а выписка выдаётся управлением юстиции. Исходя из этого, в пункте 5 Заявления указывается название городского исполнительного комитета.

Также необходимо заполнить заявление в Торгово-Промышленную Палату РФ (далее – ТПП РФ) на заверение численности иностранных сотрудников филиала/представительства, форму которого можно найти на сайте ТПП РФ. Для этого используются в целом те же сведения, что и для заявления в ФНС. Следует отметить, что численность иностранцев в представительстве не может превышать пяти. Если в филиале планируется работа более, чем 5 иностранцев, понадобится дополнительное согласование численности с ТПП РФ.

Заверение численности иностранных сотрудников происходит после уплаты сбора, величину которого можно узнать на сайте ТПП РФ. На данный момент эта услуга ТПП РФ стоит 15000 рублей. Заявление вместе с полным комплектом документов передаётся в Департамент по взаимодействию с филиалами и представительствами иностранных юридических лиц ТПП РФ. После проверки документов и оплаты сбора сотрудник департамента заверит пятую страницу Заявления.

В любой момент до подачи документов на аккредитацию в МИФНС №47 по г. Москве необходимо оплатить государственную пошлину в размере 120000 рублей. Это может сделать, например, руководитель филиала или представительства в любом российском банке. Копия квитанции или чек-ордера с отметкой о проведении платежа обязательно прикладывается к комплекту документов. Убедитесь, что в назначении платежа указана аккредитация и наименование филиала или представительства.

Подать документы может либо руководитель филиала или представительства, либо представитель по доверенности от руководителя с соответствующими полномочиями. В течение 25-30 рабочих дней МИФНС №47 по г. Москве рассматривает документы и принимает решение: если оно положительное – выдаётся свидетельство об аккредитации, свидетельство о постановке на налоговый учёт (если иностранная компания до этого момента не состояла на нём) и информационный лист с основной информацией о компании и филиале/представительстве.

Составление пакета документов компаний из стран СНГ для аккредитации филиала/представительства является сложной и ответственной процедурой, при которой важно учитывать каждую деталь. При наличии хотя бы одной ошибки будет вынесено решение в отказе в аккредитации, что приведёт к материальным и временным потерям, в частности, потере 120000 рублей государственной пошлины.