Семь нюансов при проверке документов для аккредитации филиала

Привет всем!

Многие иностранные компании для открытия своих филиалов и представительств в России стремятся самостоятельно подготовить весь комплект документов. Некоторые из этих компаний получают отказы в аккредитации, поскольку всегда есть нюансы, на которые при подготовке не обращают внимания или которым не придают значения. Помимо требований, которые содержатся в Приказе ФНС об аккредитации филиалов и представительств, существуют общие принципы подготовки комплекта документов на аккредитацию, соблюдая которые можно существенно снизить шанс на получение отказа в аккредитации.

1.Использование оригиналов и копий

Для аккредитации используются только оригиналы или нотариально заверенные копии документов. В этой связи хочется отметить, что копии, к которым подшиты нотариально заверенные переводы на русский язык, не будут являться нотариально заверенными копиями и не могут быть приняты на проверку. То же самое относится к нотариально заверенным копиям с подшитым переводом на русский язык, не заверенным нотариусом.

2. Орган выдачи документа

Выписку или аналогичный ей документ, как правило, выдаёт регистрационный орган – это может быть Регистратор компаний, Министерство юстиции, окружной суд и т.д. Однако бывают исключения: например, в Беларуси регистрацию компании осуществляет управление юстиции, а выдачу выписки – городской исполнительный комитет. На это следует обращать внимание при заполнении заявления на аккредитацию, в котором указывается именно орган регистрации юридического лица, а не орган выдачи документа, подтверждающего регистрацию.

Налоговый документ выдаётся налоговой службой, министерством финансов и т.д. В некоторых странах один и тот же орган выдаёт и выписку, и документ, подтверждающий статус налогоплательщика. Например, в Азербайджане этот орган – министерство по налогам.

Копия учредительного документа заверяется либо нотариусом, либо регистрирующим органом (например, в Великобритании копия устава выдаётся в Регистрационной палате).

Зачастую выписки и налоговые документы могут быть также сформированы на официальном сайте государственного органа, в таком случае верность указанных данных заверяется нотариусом.

Перед подготовкой решения и доверенности важно обратить внимание на то, какой орган компании уполномочен принимать решения и выдавать доверенности, а также учитывать иные обстоятельства, например, при каком количестве директоров можно достичь кворума для принятия решения. В противном случае могут возникнуть проблемы не только при аккредитации, но и при открытии счёта филиала или представительства.

3. Срок выдачи документа

При подаче документа в налоговую службу с момента его выдачи уполномоченным государственным органом в стране инкорпорации не может пройти более 12 месяцев. Такой срок всегда относится именно к дате выдачи оригинала, а не к дате заверения копии нотариусом (исключение – учредительный акт компании). Таким образом, например, нельзя подавать свидетельства о регистрации компании, которые выдаются однократно регистратором юридических лиц в стране инкорпорации сразу после её учреждения, или их нотариальные копии (если, конечно, на момент подачи документов компания работает больше года).

В срок 12 месяцев нужно также закладывать время, которое будет потрачено на легализацию, транспортировку, перевод документа. Поэтому оптимальный вариант – использовать документы со «свежей» датой выдачи.

4. Сверка содержания документов

Одна из самых распространённых причин отказа в аккредитации – наличие разночтений в документах. Это может быть обусловлено устаревшей информацией в одном из документов  (и таким образом, напрямую связано со сроком выдачи документа), обычными опечатками и недочётами. Поэтому до легализации и доставки документов в Россию настоятельно рекомендуется выполнить проверку содержания по сканированным копиям или по оригиналам документов в стране инкорпорации и убедиться, что всё указано единообразно с точностью до буквы. Наиболее часто разночтения содержатся в информации о названии компании, её уставном капитале, местонахождении.

5. Легализация документа

Для того, чтобы иностранные юридические документы имели силу на территории России, они должны быть легализованы. Существуют многосторонние соглашения (Гаагская конвенция 1961 года, Минская конвенция 1993 года) и двусторонние соглашения, которые позволяют не прибегать к консульской легализации документов. Если страна инкорпорации является участником Гаагской конвенции – после выдачи документов на них должна быть проставлена отметка Апостиль, в которой заверяется подпись сотрудника органа выдачи документа. Если компания зарегистрирована в стране, ратифицировавшей Минскую конвенцию, или если между этой страной и Россией действует двустороннее соглашение о правовой помощи по гражданским делам – никаких дополнительных отметок не нужно. Во всех остальных случаях на документе проставляется отметка министерства иностранных дел страны инкорпорации, а затем – штамп российского консульства в этой стране.

Следует всегда обращать внимание на то, какое действие совершило лицо, чья подпись заверена в апостиле или штампе легализации. Иногда бывают ситуации, когда в апостиле заверена подпись нотариуса, который в свою очередь заверил лишь перевод документа, а не его содержание. В этом случае документ не считается легализованным.

6. Перевод документов

Перевод всегда следует проверять на наличие разночтений и его полноту. При подготовке перевода главной причиной разночтений являются опечатки. Необходимо убедиться в том, что вся информация (в том числе наименование компании, филиала/представительства, адреса, паспортные данные) во всех переводах указана единообразно. Полным перевод может считаться в случае, если в него включён не только весь текст, но и печати, штампы, марки и иные элементы с использованием иностранного языка.  Проверку переводов рекомендуется делать, когда все документы для аккредитации уже готовы.

Если доверить перевод разных документов разным переводчикам, есть вероятность того, что некоторая информация не будет указана единообразно в переводах. Настоятельно рекомендуется поручать работу над документами одному переводчику.

7. Заполнение заявления на аккредитацию

Как правило, сотрудники ФНС проверяют документы на основе сверки каждого из пунктов заявления на аккредитацию с содержанием тех документов, которые были приложены к этому заявлению. Заполнять заявление нужно в полном соответствии с тем, как соответствующая информация указана в остальных документах. Следует также отметить, что заявление заполняется только на русском языке (исключение – литеры в номерах иностранных паспортов, почтовых индексах и номерах домов, которые могут быть указаны латинскими буквами).

Перед подачей документов в ФНС всегда следует ещё раз просмотреть весь комплект документов. Даже если на всех стадиях подготовки к подаче каждый из документов неоднократно проверялся, остаётся некоторая вероятность, что какой-то недочёт всё же не попал во внимание. Среди таких недочётов может быть отсутствие нумерации листов в документе или указания количества листов на сшивке, отсутствие перевода текста, который расположен, например, под наклеенным апостилем, или указан мелким шрифтом в колонтитуле.

К сожалению, несмотря на все те требования, которые предъявляются к документам на аккредитацию в Приказе ФНС и иных документах, проверка документов зависит в некоторой степени от позиции проверяющего специалиста. Это обстоятельство обусловлено недостаточной регламентацией требований к документам, что практически неизбежно: документы одной страны могут значительно отличаться от аналогичных документов другой страны, несмотря на то, что формально они могут отвечать всем критериям. Поэтому единственной гарантией успешного прохождения аккредитации всегда будет являться многообразная практика подготовки этих документов.