Виталия, отличный обзор!
Коллеги, добрый день!
Так уж получилось, что я с детства люблю «расставлять всё по полочкам» и фигурально выражаясь, и в самом прямом смысле слова. Поэтому моим любимым развлечением на каждом новом месте работы было упорядочение имеющейся документации. И, судя по благополучно пройденным проверкам, получалось это неплохо.
На начало 2020 года материал полностью актуален.
Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.
Если помещение принадлежит самой организации
Если помещение арендуется
Если помещение является местом жительства руководителя
Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.
Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.
Документы, которые являются обязательными всегда
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
Кроме того есть большое количество документов, которые ведутся и хранятся в бухгалтерии, но их перечень слишком сложен и многообразен для включения в эту статью. Поэтому по поводу бухгалтерских документов, думаю, лучше сразу обратиться к бухгалтеру.
UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2011 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.
Коллеги, простите мне мое возможное занудство в разжевывании вроде бы очевидных вещей, но, к сожалению, я столько раз сталкивалась с ситуациями, когда в компании могло не быть устава («а зачем?»), или трудовых договоров («ой, у нас руки не доходят подписать»), или ещё чего-то в этом духе, что теперь твердо знаю: жизнь куда разнообразней наших представлений о ней.
И, кстати, если я всё-таки не учла всего разнообразия жизни, и забыла о каком-то важном документе – прошу Вас дополнить меня в комментариях!
а вот документы о внесение в торговый реестр, это чем предусмотрено? не подскажете?
Подскажу, но только про Москву
Формирование Торгового реестра города Москвы осуществляется во исполнение ст. 20 Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации», приказа Минпромторга России от 16 июля 2010 г. N 602 «Об утверждении формы торгового реестра, порядка формирования торгового реестра и порядка представления информации, содержащейся в торговом реестре», постановления Правительства Москвы от 19.07.2011 № 330-ПП «О регламенте взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы при формировании Торгового реестра города Москвы»
Виталия, спасибо. Все подробно и понятно. Есть вопрс по ссылке на сроки хранения документов. Буквально вчера нашему офис-менеджеру распечатывала Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380). Он более новый и подробный, чем от 2003г.
Спасибо за комментарий!
Да, действительно, есть более новый перечень Минкультуры, но с ним всё не так однозначно. Сам перечень так и не был официально опубликован, поэтому считается, что он до сих пор не вступил в силу. Собственно, поэтому я поместила более старый перечень, хотя на практике часто применяется новый.
Виталина, озадачилась Вашим комментарием про недействующий Перечень, т.к. сейчас готовим новую редакцию Положения о документообороте организации и в архивной части прописали, что руководствуемся 2010 Перечнем. Стала искать с утра, вот что выдала справка К+
КонсультантПлюс: примечание.
Начало действия документа - 30.09.2011.-
В соответствии с пунктом 2 данный документ вступил в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования (опубликован в полном объеме в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" - 19.09.2011).
В соответствии с Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 06.09.2011 N 7889/11 данный документ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20.09.2010 г. N 38 без Перечня, не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу. Опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, без которого опубликованные положения не могут быть применены.
Еще раз большое спасибо Вам за информацию, передала кадровику и от нее могу дополнить - у нас есть такой документ, как Уведомление об отпуске. Выдается всем минимум за 2 недели до даты отпуска. Так ей посоветовали делать на очередном обучении и, конечно опять бюрократизм, но помогает в случае переноса отпуска - она сразу имеет информацию, когда человек идет не по графику или забыл, что у него отпуск :)
И Вам спасибо! :)
Про уведомление об отпуске добавлю.
Вроде все упомянуто.
Единственное у каждой категории есть свой срок хранения.
Входящая/исходящая кореспонденция - 5 лет
Заявление на увольнение / прием - 75 лет.
Все что касется кадров -75 лет (приказы, табеля, журналы зарплат, лицевые счета сотрудников, и прочие)
Бухгалтерские документы - 5 лет (счета, платежки, квитанции, прочие, налоговая отчетность)
Для удобства, каждый год помешается в архив и уазывается срок хранения, срок истек выкинули.
Отличный список, спасибо!
Правильно я понимаю, что в идеале компания , которая находится на коммерческом юрадресе должна подготовить для своего арендатора что-то подобное? А не просто копию устава с ОГРН и ИНН...?
Спасибо за комментарий!
Но я не вполне поняла Ваш вопрос. Вы не могли бы сформулировать иначе?
ОК :)
Когда мы регистрируем компанию нужен юрадрес , который иногда мы покупаем для клиента, если у него нет своего. И такой адрес я назвал коммерческий юрадрес , тем самым подчёркивая , что фактически фирмы там реально нет.
И как правило список, котрый просят предоставить адресодатели включает в себя копии уставных документов + доверенность на их предстваителя.
А прочитав Ваш список, я подумал , что судя по всему в-о-о-о-т какой должен быть список!
Ну и написал Вам свой вопрос, что в идеале список должен быть таким.
:)
Ну зачем же прямо всё приносить арендатору? На мой взгляд, максимум -- это "список нотариуса": устав, свидетельство о регистрации, уведомление о постановке на учет в ИФНС, первый протокол, протокол с избранием директора и свежая выписка, можно добавить доверенность.
А для чего может понадобиться что-то ещё? :)
Спасибо Виталия. Пдскажите пожалуйста какие документы должны быть на работников оформленных по гражданско-правовым договорам?
Виталия, здравствуйте. Большое спасибо за материал!
Подскажите, пожалуйста, в Договоре об учреждении, Протоколе о создании и Списке участников необходимо конкретизировать вид имущества, вносимого учатнником в УК (например стол за 20 000 р)? Или можно просто указать, что имуществом, размер доли в руб. и в % (дробях).
Какими документами регламентируются обязательные пункты этих документов?
Добрый день, Виталия! В списке кадровых документов Вы забыли упомянуть про военкомат. Необходима регистрация фирмы в военкомате, списки военнообязанных ( солдат, офицеров, прапорщиков , мичманов и т.д.), переписки с ВУС, демобилизационные предписания и еще много всего Кроме того, ежегодно необходимо представлять в военкомат сведения о составе сотрудников, списки граждан обязанных состоять на воинском учете, в течении двух недель направлять в военкомат сведения о поступивших или уволеных сотрудников, а сведения об автотранспорте организации - два раза в год, к 1 маю и 1 ноября... Так что тот еще гемор.... И, кстати, за отсутствие ведения воинского учета в организации предусмотрен административный штраф...
Если фирма небольшая, я думаю можно на военкомат забить. У них нет ресурсов ходить и проверять.
На практике подавляющее большинство небольших фирм забивают вообще почти на весь список. Но это до первого "грома")
«Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»
Добрый день, отличная статья! Спасибо огромное. Как мне кажется, Вы не отразили необходимость разработать, утвердить и хранить Антикоррупционную политику. Так как, ст. 13.3 закона № 273-ФЗ не конкретизирует организации по виду организационно-правовой формы, очевидно, что обязанность по разработке и принятию мер по предупреждению коррупции распространяется на все юридические лица вне зависимости от организационно-правовой формы.
Спасибо за отзыв и замечание!
Думаю, надо бы подготовить обновлённую версию статьи. Эта всё-таки уже достаточно старая и многое поменялось.