Привет, Регфорум!
Иногда директор компании, который является еще и ее единственным участником, считает, что все денежные средства компании его собственные и что он вправе тратить деньги компании по своему усмотрению. Получая средства под отчет в бухгалтерии, он расходует их на собственные нужды, не возвращает или возвращает не в срок, не вовремя предоставляет отчеты, тратит деньги с корпоративной карты по своему усмотрению на свои личные нужды.
К сожалению деньги на расчетном счете организации не принадлежат ни ее учредителю, ни руководителю, по общему правилу учредитель сможет ими законно распоряжаться только когда получит их в качестве дивидендов после уплаты всех налогов, а директору вправе рассчитывать на заработную плату и премию.
Бухгалтерия обязательно скажет такому директору о том, что существуют правила, установленные Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У в соответствии с которыми:
- подотчетные деньги должны выдаваться по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату
- денежные средства должны возвращаться в установленный срок или должен быть предоставлен авансовый отчет, к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы
- выдавать деньги под отчет можно только тем лицам, которые на момент выдачи уже отчитались по ранее выданным средствам
- самый главный принцип: денежные средства должны быть потрачены на нужды организации. А для того чтобы на них можно было уменьшить налог на прибыль или отнести на расходы при УСН такие расходы должны соответствовать ст. ст. 252, 346.16 НК РФ в соответствии с которыми расходы это обоснованные, документально подтвержденные затраты, реально понесенные налогоплательщиком.
Бухгалтер также может посоветовать, в случае несвоевременного возврата подотчетных денег с целью не учитывать эти суммы как доход подотчетного лица и не платить на эти суммы НДФЛ и взносы:
- зачесть их в счет выплаты дивидендов в соответствующем периоде
- выдать как материальную помощь
- учесть как возврат займа
Еще денежные средства, за которые не отчитался директор, можно удержать из его зарплаты с соблюдением норм ст. ст. 137, 138 ТК РФ.
Иногда организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, нужно понимать, что в таком случае эти суммы однозначно признаются его доходом и, следовательно, будут облагаться и НДФЛ и страховыми взносами.
Кроме того, в случае, когда в компании действует наемный директор, который не возвращает подотчетные средства и не отсчитывается по ним, то учредители компании могут привлечь его к гражданско-правовой ответственности за убытки, причиненные организации его неразумными или недобросовестными действиями в соответствии с п. 3 ст. 53 ГК РФ.
Привычно акцентирую ваше внимание на налогах!
Ситуации, когда директор не отчитался за подотчет может привести к тому, что при выездной налоговой проверке такое нарушение обнаружат, тогда возникают налоговые последствия.
Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы. Минфин традиционно считает, что в случае невозврата лицом подотчетных сумм и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Такой же точки зрения придерживается и налоговая (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487).
Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ. НК РФ прямо не предусматривает такого источника дохода у физлица как выданные подотчет денежные средства. Однако, налоговая старается трактовать норму о подотчетных средствах именно так. Традиционно разбирает споры налоговиков и налогоплательщиков суд. И, опять по традиции, судебная практика неоднозначна и отражает 2 подхода «за» и «против».
Наиболее взвешенная позиция есть в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 в нем указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд считает, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.
