Печать на протоколах собраний

Зачастую, отсутствие печати на том или ином документе приводит к отказу официальных лиц принять документ в работу. Иногда такой отказ исходит от регистрирующих,налоговых органов,нотариусов и решается простым проставлением печати. Проблема,если на отсутствие печати указывает судья. Причём логика различных правоприменителей убийственно проста и сводится к формулировке следующего: «место для печати указано,значит,печать должна быть», или «так положено», или «вы — что,лучше всех? …у нас все печати ставят».

Всевозможные пережитки эпохи советского делопроизводства — печати,подписи,бланки с водяными знаками и прочая архаичная атрибутика — постепенно уходят в прошлое,уступая место более технологичным способам установления аутентичности хозяйствующего субъекта,например,электронно-цифровой подписи. Тем не менее,печать пока ещё для нас актуальна.

Попробуем разобраться: для каких документов печать не является обязательным атрибутом, а также должно ли решение собрания скрепляться печатью? Для начала следует выяснить,что представляет собой решение собрания и можно ли его отнести к сделкам или нет?

С одной стороны, к решению собрания невозможно применить те же правила, которые применяются к сделке, как в части оформления решения собрания, так и в части последствий несоблюдения формы характерной для сделок (ст. ст. 158 — 165 ГК РФ). Действительно, решение собрания всегда оформляется письменным протоколом, который в обязательном порядке подписывается председательствующим и секретарём собрания, а вот сделка может быть и устной. Исходя из требований п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, на протоколе собрания не могут воспроизводиться подписи ни при помощи факсимиле, ни посредством копирования, ни путём использования электронной подписи. Напротив, все вышеперечисленные способы выражения воли лица могут применяться для заключения некоторых сделок. Если же нарушено требование к форме протокола, например, отсутствуют собственноручные подписи, то и решение собрания может быть оспорено (пп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ).

С другой стороны, согласно ст. 153 ГК РФ под сделками понимаются действия граждан и юридических лиц, связанные с установлением, изменением или прекращением гражданских прав и обязанностей. В качестве основания возникновения гражданских прав и обязанностей в случаях, предусмотренных законом, указаны решения собраний (пп. 1.1 п. 1 ст. 8 ГК РФ). Поскольку пп. 1.1 является частью п. 1 ст. 8 ГК РФ можно было бы предположить,что решения собраний рассматриваются законодателем как определённые разновидности договоров и иных сделок,предусмотренных законом.

Не вдаваясь глубоко в теорию,перейдём к цели настоящего обсуждения. Как уже было отмечено, протокол собрания оформляется письменно. В п. 3 ст. 181.2 ГК РФ прямо указано: «О принятии решения собрания составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарём собрания». Как видно из вышеуказанной нормы, об использовании печати на протоколе собрания ничего не сказано. В гражданском кодексе указано, что законом или соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования к форме сделки и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований (включая скрепление печатью — абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ). Но,в указанной статье речь опять же идёт о сделках,а не о решениях собраний. С большой долей вероятности,ответ на поставленный вопрос следует искать в сфере корпоративных правоотношений.

Для прояснения ситуации обратимся к корпоративному законодательству, а именно,к наиболее внятному его проявлению — Федеральному закону «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 N 208-ФЗ(далее — ФЗ об АО). Указанный закон раскрывает порядок проведения собраний акционерными обществами,устанавливает требования к форме документов общества.

Согласно ст.ст. 89 — 91 Федерального закона «Об акционерных обществах» протокол общего собрания является документом, который общество обязано хранить и предоставлять по требованию своих акционеров. При этом протокол общего собрания следует отнести к документам общества, обеспечивающим фиксирование воли органа управления общества. Как известно, общее собрание акционеров является высшим органом управления общества (п. 1 ст. 47 ФЗ об АО), его решения порождают корпоративные правоотношения,адресованные,в первую очередь,самому обществу,членам органов управления и контроля,акционерам общества,работникам. Все вышеуказанные лица,как правило,вступают между собой в корпоративные и трудовые отношения,которые не могут повлечь за собой изменения прав и обязанностей для других хозяйственных обществ,если эти общества изначально не связаны корпоративными отношениями. Другими словами,решение собрания одного общества не должно повлиять на деятельность другого общества,если между этими обществами отсутствуют такие же отношения как между «материнским» и дочерним обществами,аффилированными,взаимозависимыми лицами и т. д.

В то же время само общество выступает в хозяйственном обороте как некое лицо,неделимое на различные органы. От имени общества действует единоличный исполнительный орган общества(директор или генеральный директор). Директор общества представляет интересы общества, в рамках своих полномочий совершает от имени общества сделки, утверждает штатное расписание. За подписью директора выходят приказы и указания,которые обязательны для исполнения всеми работниками общества.

Согласно п. 7 ст. 2 ФЗ об АО общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Эта же норма, как правило, дублируется в уставах хозяйственных обществ. Когда общество заключает сделки, действует как хозяйствующий субъект, отличный от других хозяйствующих субъектов, используются те атрибуты, которые призваны отличить общество от других обществ, а именно: печать, фирменное наименование, место нахождения общества. В указанных случаях печатью общества распоряжается его единоличный исполнительный орган, т. е. лицо, без доверенности действующее от имени общества (абз. 3 п. 2 ст. 69 ФЗ об АО).

А могут ли члены коллегиального исполнительного органа (правления) или члены совета директоров выступать (действовать) от имени общества? Председатель совета директоров? Выступать они,конечно,могут,но правоотношения для других лиц такие выступления(действия) будут порождать только в случае наличия у перечисленных должностных лиц соответствующих полномочий,установленных,например,в решениях органов управления или во внутренних документах общества. В общем случае для передачи им подобных полномочий потребуется доверенность.

Вернёмся к протоколу собрания. Согласно п. 1 ст. 63 ФЗ об АО оба экземпляра протокола подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарём общего собрания акционеров. Весьма вероятна ситуация,когда председательствующий на общем собрании и единоличный исполнительный орган общества совпадают в одном лице. Но и в этом случае полномочия председательствующего на собрании не выходят за рамки его компетенции: провести собрание и подписать протокол собрания.

Статьи ФЗ об АО,регламентирующие подготовку к общему собранию акционеров,вообще не уделяют сколь-нибудь важного места фигуре председательствующего на собрании,т. е. лицу,подписывающему протокол собрания,называя его то «председательствующим», то «председателем». В ФЗ об АО председатель собрания упомянут ст. 67, в которой указано,что на общем собрании акционеров председательствует председатель совета директоров,если иное не предусмотрено уставом организации. Когда председатель совета директоров общества по каким-либо причинам отсутствует,его функции осуществляет один из членов совета директоров общества по решению совета директоров.

Вышеуказанные положения свидетельствуют тому,что подпись председательствующего на протоколе собрания не сопровождается печатью,поскольку председатель собрания к печати отношения не имеет,а протокол собрания не отнесён к тем документам,которые подписывает единоличный исполнительный орган от имени общества. Распорядителем печати является лицо,наделённое полномочиями действовать от имени общества без доверенности,то есть его единоличный исполнительный орган.

Совсем другое дело заверение экземпляров протокола собрания(его копии) должностным лицом общества. Представляется целесообразным,чтобы протокол собрания,состоящий из 2-х листов и более,был бы прошит,его листы были бы пронумерованы,а на обратной стороне было бы указано количество прошитых и пронумерованных листов. В случае если протокол или его копия заверяются единоличным исполнительным органом,проставление печати общества на месте прошивки листов уместно. Если же заверка документов общества осуществляется специально уполномоченным лицом,не являющимся единоличным исполнительным органом общества,полномочия такого лица должны быть определены в доверенности или во внутреннем документе общества. Такой подход связан с тем,что документы общества заверяются единоличным исполнительным органом не для внутреннего,внутрикорпоративного пользования,а для предоставления третьим лицам.

Вышеуказанные соображения характерны и для протокола учредительного собрания. В том случае,когда от имени юридического лица,участника учреждаемого общества,действует его единоличный исполнительный орган,он скрепляет свою подпись на протоколе печатью. Если же протокол от имени юридического лица,участника учреждаемого общества,подписывается по доверенности,подпись такого уполномоченного лица печатью скрепляться не должна.

Все вышесказанное справедливо также и для обществ с ограниченной ответственностью,и для некоммерческих организаций,независимо от числа акционеров,участников,партнёров организации. Важным является основной принцип: печать — для лица,действующего от имени общества без доверенности вовне общества; протокол собрания — документ,фиксирующий волю органа управления общества,непосредственно не участвующего во внешних взаимоотношениях общества.

В заключение следует отметить,что на рассмотрении в Государственной Думе находятся изменения в ст. 2 Закона «Об акционерных обществах» и ст. 2 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», которые позволят хозяйственным обществам самостоятельно решать,нужна ли им печать в принципе. Проект текста изменений вызывает много вопросов касательно будущей практики его правоприменения. Но,это уже совсем другая история…