Десять типичных ошибок при подготовке документов для аккредитации

Добрый день, уважаемые коллеги! Хотелось бы поделиться небольшой подборкой типичных ошибок при подготовке документов для аккредитации представительства (филиала) иностранной компании в России.

1. Весьма распространенная ошибка состоит в несоблюдении установленных сроков выдачи или оформления документов. Согласно Приказу ФНС РФ от 26 декабря 2014 № ММВ-7-14/680@, документы должны быть выданы или оформлены компетентным органом не старше двенадцати месяцев на дату подачи их в уполномоченный российский орган. Исключение из этого правила составляют только учредительные документы: устав, учредительный договор, договор простого товарищества и т.п.

2. Представление документов для целей аккредитации без отметок уполномоченного органа, что является грубейшим нарушением требований вышеприведенного Приказа.

Документы иностранного государства должны быть выданы или удостоверены уполномоченным органом.

Примером такого удостоверения может служить удостоверение нотариусом верности копии электронного документа или документа на бумажном носителе, которые не содержат печатей органа, выдавшего этот документ (весьма распространенная ситуация, поскольку в некоторых странах мира государственные учреждения полностью перешли на электронный документооборот). В этом случае нотариус при заверении документа должен подтвердить актуальность сведений, в нем отраженных. В таком виде документ будет считаться заверенным надлежащим образом

Это правило не распространяется на справку о присвоении кода налогоплательщика или его аналога. Она должна быть выдана или удостоверена именно тем органом, который присваивает налоговые номера компаниям иностранных государств.

3. Документы от имени иностранной компании подписаны неуполномоченными лицами либо лицами, чьи полномочия не «угадываются» из предоставленных на аккредитацию документов.

Документы должны быть подписаны теми должностными лицами, которые в соответствии с учредительными документами компании вправе это делать. Принятие решения о создании представительства (филиала), подписание доверенности на руководителя представительства (филиала) неуполномоченным органом управления компании, либо органом управления компании, полномочия которого не подтверждены документально, также является типичной ошибкой, которая неизбежно приводит к получению отказа в аккредитации.

4. Отсутствие проверки должностных полномочий при удостоверении подписей представителей компании. Компетентный орган (чаще всего нотариус) свидетельствует подлинность подписей, проверяя полномочия должностных лиц компании. Свидетельствование только подлинности подписей, без проверки полномочий является лишь свидетельствованием подлинности подписей физических лиц, а не должностных лиц компании. Увидеть, что именно заверяется, достаточно легко – прочтите внимательно удостоверительную надпись – там указывается суть заверения (заверяется ли это верность копии оригиналу, подпись физического лица, подпись должностного лица, проверяются ли полномочия и т.п.).

5. Проставление апостиля не на документе, а на переводе документа – очень распространенная ошибка! В случае, когда перевод документа заверяется в иностранном государстве, необходимо чётко помнить, что перевод — это только часть документа! Проставление штампа «Апостиль» на переводе подтверждает подлинность печати и подписи лица, заверившего такой перевод, и по сути к содержанию самого документа отношения не имеет.

Правильным оформлением будет следующая цепочка действий: оформление документа, проставление на оригинал документа апостиля (если на оригинал проставить апостиль нельзя, он проставляется на нотариальную копию с документа), перевод на русский язык и надлежащее заверение перевода – чаще всего нотариальное (предпочтительней делать перевод уже в России по целому ряду причин).

6. Ошибки в переводах документов на русский язык. Это, без преувеличения, является главной проблемой в подаваемых на аккредитацию документах. Ошибки, опечатки, к примеру, различное написание названия компании, адреса местонахождения, имён собственных, дат, цифр, должностей (в одном документе, например, Председатель Совета директоров, в другом документе эта должность уже названа «Президент Совета Правления») и т.п. – все это трактуется ФНС как недостоверные сведения и потому неизбежно ведет к отказу в аккредитации.

Мы настоятельно рекомендуем делать переводы уже в России. Во-первых, только «внутренние» переводчики могут знать требования российских регистрирующих органов; во-вторых, переводы нужно заказывать у переводчиков, специализирующихся на юридических текстах (что за границей, как правило, сделать невозможно – русскоязычные переводчики берутся за все), чтобы не получить «кашу» из должностей, полномочий, документов в переводе человека, который и по-русски не понимает разницу между, скажем, акционером и участником. В-третьих, мы, к примеру, никогда не сталкивались с тем, чтобы клиенту «заграничного» переводчика был предоставлен перевод в электронном виде. Перевод приходится корректировать ВСЕГДА. Если перевода в электронном виде нет – это значит, что его придется перенабирать «с нуля». Бюро переводов за такую работу берут тариф как за обычный перевод. Тогда в чем был смысл делать перевод за границей?

7. Неполный перевод документа на русский язык. Очень распространённая ошибка, которой «грешат» документы из стран, не подписавших Гаагскую конвенцию (страны Азии, Африки), и стран постсоветского пространства, подписавших Минскую конвенцию.

Документы стран, не подписавших Гаагскую конвенцию, которая ввела апостиль как форму легализации документов, скрепляются с переводом на бланках местных присяжных (судебных) переводчиков на иностранном языке. Эти документы также заверяются штампами и печатями на иностранном языке и содержат удостоверительные надписи местных переводчиков опять же не на русском языке.

Нужно иметь в виду, что, если вы заказываете перевод на русский язык в стране, где были выданы документы, то практически невозможно сделать так, чтобы ВЕСЬ документ, полностью — от шапки до последней печати/штампа — был переведен на русский язык. В любом случае в России вам придется заказывать доперевод оставшихся на иностранном языке фрагментов текста. Это еще один аргумент в пользу того, чтобы переводы делать сразу в России.

В отношении стран — участниц Минского соглашения (Казахстан, Кыргызстан, Беларусь, Украина) необходимо помнить, что не все печати и штампы дублируются на русском языке, что опять же говорит о том, что в России придется их допереводить и нотариально заверять перевод.

8. Отсутствие перевода имён собственных. Название компании не всегда можно перевести или благозвучно транслитерировать на русский язык, тем не менее, сделать это необходимо, так как документы подаются на аккредитацию с переводом на русский язык! Недопустимо оставлять имена собственные так, как они указаны в оригиналах. К примеру, название LLC «Tradeincorporatedindustry» должно быть транслитерировано следующим образом: ООО «Трейд инкорпорейтед индастри».

9. Отсутствие в доверенности на руководителя представительства (филиала) конкретных полномочий и перечня органов, для представления интересов в которых выдана доверенность. Видимо, иногда головная контора перестраховывается и выдает доверенность на главу представительства (филиала) с такими «куцыми» полномочиями, что по ней практически невозможно работать.

Помните, что в доверенности, предназначенной для действия в России, необходимо подробно указывать все полномочия, а также наименования учреждений, в которых предполагается, что Глава будет представлять интересы. Образцы таких доверенностей запрашивайте у юристов, занимающихся аккредитацией или иной юридически значимой для жизни компании процедурой.

10. Несоответствие данных, указанных в форме № 15АФП, сведениям, которые содержатся в документах компании. Нужно очень внимательно заполнять данную форму и указывать в ней данные в точном соответствии с данными в подаваемых на аккредитацию документах!

Надеюсь, этот небольшой обзор поможет вам в дальнейшем избежать получения Решений об отказе в аккредитации представительств и филиалов иностранных компаний.