Кого уведомить о смене юридического адреса?

Здравствуйте!

Извещение внебюджетных фондов, контрагентов – это завершающий этап процедуры смены юридического адреса, о которой я писала ранее («Смена юридического адреса фирмы без смены ИФНС», «Смена юридического адреса со сменой ИФНС (с переездом в другой регион)», «Смена юридического адреса со сменой ИФНС (в пределах одного региона)»). В этой статье я постараюсь подробно рассказать о том, какую организацию, как и в каком порядке необходимо уведомить о смене юрадреса.

Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики

У многих встает вопрос: надо ли после регистрации нового юридического адреса получать новое информационное уведомление из службы статистики. Уведомление получать надо, оно может потребоваться в банке или иной организации. Но для того, чтобы получить этот документ, не надо личного присутствия в территориальном органе службы статистики. Необходимо зайти на сайт moscow.gks.ru, найти вкладку «Услуги» (самая крайняя справа), навести на нее мышью и во всплывающем меню выбрать «Информационные услуги». В открывшемся списке найти «Печать уведомления». Нажав на эту строчку вы попадете на страничку, где в ячейку (она там одна) вводите ОРГН, ИНН или ОКПО, жмете поиск, и система выдает вам «Уведомление» с кодами статистики. Далее нажимаете на кнопочку «Сохранить или открыть в Word» и получаете готовый документ, который можно распечатать и предоставить по месту требования.

Правда, всегда бывают исключения даже в столь легком и, казалось бы, налаженном процессе: может банально не работать сайт или же в какой-либо организации от вас потребуют «живое» уведомление с кодами, а не полученное через сайт. К тому же, получение уведомления с кодами статистики через сайт доступно не каждому региону, поэтому расскажу, как получить уведомление из Госкомстата «по старинке».

Для получения новых кодов в районном отделе статистики нужно обязательно предоставить следующие документы:

• решение (протокол) о смене юридического адреса;
• лист записи из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о регистрации.

На практике разные отделы статистики могут запросить дополнительные документы. После того, как вы отдадите все документы, вам выдадут уведомление, содержащее новые коды статистики. Оно должно у вас быть, потому что оно часто требуется в банках.

Обычно, новые коды можно получить в день подачи документов, так что это дело не займет у вас слишком много времени. 

Внебюджетные фонды

Несмотря на то, что налогоплательщик не обязан уведомлять внебюджетные фонды о смене юрадреса, практика рекомендует не оставлять без внимания этот вопрос. Налоговые инспекции обязаны самостоятельно отправить уведомления в фонды в течение пяти дней с момента изменения. Все это делается по средствам внутренней межведомственной коммуникации. На практике, правда, случается, что налоговая не уведомляет ПФР или другой фонд. Лучше позвонить во все внебюджетные фонды и проверить, пришли ли документы и уведомления. Если нет, то тогда придется подсуетиться самим.

Для уведомления фондов не нужно собирать документы, достаточно написать заявление в свободной форме или же заполнить специальный бланк. Так как налогоплательщик, в принципе, не должен уведомлять фонды, потому что эта обязанность возлагается на налоговые органы, то и регламентированного порядка для извещения этих организаций не существует. Поэтому о том, в какой форме необходимо уведомить ваш фонд, лучше уточнить в своем отделении.

Часто получается, что в связи со сменой юрадреса меняются и ПФР, и ФСС. Поэтому необходимо встать на учет в новые организации. Снятие и постановка на учет должны происходить автоматически после уведомления фондов, но на практике необходимо прийти с документами в фонд, получить на руки уведомление о снятии с учета в ПФР (ФСС такую бумагу не выдает). В данном уведомлении написано, до какого срока необходимо встать на учет в ПФР по новому юридическому адресу. 

Уведомление ФСФР для АО

Акционерные общества обязаны сообщить об изменении юридического адреса в Федеральную службу по финансовым рынкам. В приказе ФСФР «Об утверждении стандартов эмиссии ценных бумаг» прописано, что организация должна уведомить службу в течение 10 дней с момента возникновения изменений. Несоблюдение сроков наказывается штрафом от 500 000 до 700 000 рублей (статья 19.7.3 КоАП).

Уведомление ФСФР происходит следующим образом. Для начала вам нужно заполнить электронную анкету на сайте ФСФР. Согласно Стандартам эмиссии ценных бумаг уведомление необходимо составить по форме, утвержденной приказом ФСФР от 25.01.07 №07-4/пз-н. Текст анкеты (в XML-формате с расширением .smc) вы сохраняете на электронном носителе (дискета или компакт-диск CD) и с остальными документами посылаете в федеральную службу. Остальные документы – это копии устава, протокола о внесении изменений в этот устав и свидетельства о регистрации изменений.

Все эти документы и электронный носитель вы отправляете по почте ценным письмом с описью вложений в двух экземплярах. На одном из них сотрудник почты поставит штамп о дате приема. Таким образом, у вас появится подтверждение того, что вы не нарушили закон, и вам удастся избежать столь неприятного штрафа.

Если сотрудник ФСФР обнаружит ошибку в заполнении документов, то он с вами свяжется. Если же все будет заполнено правильно, то вы получите уведомление о получении сведений и внесении изменений.

Банк

Важно уведомить и ваш банк. Надеяться на службу одного окна, как в случае с фондами, бессмысленно, так как в обязанности налоговой не входит оповещение кредитных организаций.

Юридический адрес указывается на банковских карточках, а значит, необходимо не только сообщить в банк о смене адреса, но и поменять карточку, которая в противном случае будет недействительна.

В каждом банке свои порядки, поэтому трудно дать общие рекомендации: где-то имеется специальная форма, где-то можно подать заявление на фирменном бланке организации. Более подробно о порядке извещения вам расскажет сотрудник вашего банка.

Если вы пишете заявление об изменении юрадреса в свободной форме, то укажите дату изменений, поставьте подпись и печать организации.

К заявлению приложите копии следующих документов:

- протокол (решение) о смене адреса;

- лист записи.

Вообще, в банках любят собирать много разных документов, так что будьте готовы к тому, что вас попросят представить другие учредительные документы.

Контрагенты

Помимо вышеперечисленных организаций желательно сообщить об изменении юрадреса и вашим контрагентам. Редко, но бывает, что в договорах прописано, в течение какого времени вы должны это сделать. Так как для контрагентов, с которыми у вас сложились плотные партнерские отношения и имеются договора на поставку-приобретение товара, уведомления не достаточно. Бывает, что уведомление происходит в письменной форме, тогда вам нужно отправить вашим контрагентам ценное письмо с описью вложения или телеграмму. Не забудьте сохранить квитанцию – она послужит доказательством того, что вы уведомили своего делового партнера о смене адреса.

Следует помнить, что и на всех исходящих письмах обратным адресом следует указать новые реквизиты. 

                                                                      Редактор Регфорум.ру Анастасия Бычкова