Актуальные вопросы командировочных расходов (видео)

Добрый день, Регфорум!

Практически у каждой компании есть командировочные расходы. О том, что тема командировок актуальна, свидетельствуют многочисленные разъяснения Минфина, ФНС и Минтруда. В них чиновники дают ответы на вопросы работодателей:  как подтвердить расходы на командировку, если в командировочном удостоверении невозможно поставить отметку о прибытии; можно ли учесть «лишние» суточные,  если работник отправляется в поездку поздно ночью; как быть с расходами на проезд в случае, когда работник остается в командировке на выходные или в отпуск… Об этих и других нюансах командировок поговорим в «Важной теме».

В случае, если нет возможности просмотреть видео, то прикладываю текст выпуска.

Думаю, что командировочные расходы есть у каждой компании и поэтому, не смотря на то, что в законодательные акты изменения, касающиеся командировок, пока не вносились, эта тема по-прежнему актуальна. И свидетельство тому письма и многочисленные разъяснения Минфина, Минтруда и Федеральной налоговой службы. О них мы сегодня поговорим.

Первое, на что хотелось бы обратить внимание, это первичные документы, подтверждающие факт направления работника в командировку. Как вы все прекрасно знаете, ещё с 2013 года организации не обязаны применять первичные документы, утвержденные ГосКомСтатом и вправе разработать свои собственные. Вот документы по труду, как разъяснил Минтруд, работодатели также вправе разработать самостоятельно. Но, на мой взгляд, делать этого не стоит, потому что существует риск, что мы забудем отразить какие-либо обязательные реквизиты в этом документе, предусмотренные трудовым законодательством. Но, даже если вы будете сами разрабатывать форму первичных документов, подтверждающих факт нахождения работников в командировке, хочу обратить внимание, что наименование этих документов должны соответствовать наименованиям документов, предусмотренных постановлением правительства №749. Это всем известное постановление правительства №749, в котором утверждены особенности направления работников в командировку. Так вот, документами, которыми подтверждают факт направления работника в командировку, являются служебные задания, командировочные удостоверение и отчет о выполненной работе. Недавно распоряжением правительства была утверждена так называемая дорожная карта, то есть план мероприятий по совершенствованию налогового законодательства и налогового администрирования. Так вот, уже в апреле 2014 года собираются упростить перечень документов, подтверждающих командировочные расходы. В частности, собираются даже убрать наличие командировочное удостоверения в целях подтверждения расходов по налогу на прибыль. Но, пока этого не случилось, командировочное удостоверение необходимо, чтобы подтвердить расходы на командировку, что действительно поездка работника являлась именно командировкой. Так Минтруд разъяснил, что в случае отсутствия командировочного удостоверения выплаты по командировке не могут считаться таковыми, и соответственно компенсацию стоимости проезда и на суммы суточных работодателю придется начислить страховые взносы. 

В общем-то, это, безусловно, вопрос спорный, но зачем спорить? Проще выписать командировочное удостоверение. Но иногда возникает вопрос, а как быть в случае, если некому поставить отметку в командировочном удостоверении, о том, что наш работник прибыл в место командировки. Но, когда такое может случиться? Например, направили работника на профессиональную выставку в другой город, то есть работник приехал, купил билет на выставку, посетил выставку и вернулся к месту работы. Кто ему поставит отметку в командировочном удостоверении? Или направили работника для исследования рынка, а он, например, по магазинам будет ходить и смотреть, что продается в магазинах, условно говоря. Или, например, направили работника для поиска потенциальных клиентов. То есть мы не знаю, куда наш работник конкретно должен прибыть в командировку. Некому поставить отметку. В такой ситуации, Минтруд разъяснил, причем сослался на письмо Минфина, что факт нахождения работника в командировке может быть подтвержден и другими документами, то есть это билеты, подтверждающие, что работник действительно был в месте нахождения командировки, это счета из гостиниц, подтверждающие проживание в месте командировки, но, я хочу обратить ваше внимание, что здесь работодатель всё равно обязан выписать командировочное удостоверение. То есть, несмотря на  то, что поставить отметку о прибытии в местонахождение в командировке будет некому. То есть работодатель выписывает командировочное удостоверение, служебное задание, пишет, для чего работник направляется в командировку, ставит отметку о выбытие работника в командировку и соответственно сам ставит отметку о прибытие работника к месту работы. Но, также хочу заменить что, на мой взгляд, если не будет отметки в командировочном удостоверении просто потому, что работник забыл поставить такую отметку, то очень велика вероятность того, что при проведении проверок, и налоговые органы и органы контроля по страховым взносам, не будут считать такие выплаты именно командировочными расходами со всеми вытекающими отсюда последствиями. И ещё довольно часто задают вопрос, как быть, если работник отправляется в командировку и, например, самолет отправляется в рейс в час ночи или наоборот работник прибывает в аэропорт в 23:55, вот как в этом случае, надо ли учитывать время, необходимое работнику, чтобы он смог доехать до аэропорта, вокзала и, соответственно, от вокзала к себе домой. Давайте откроем п.4 постановления №749 и здесь говорится, что днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства, но, в случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы. То есть действительно, если работник прибывает в аэропорт в 23:55 и ему необходимо время, чтобы добраться до места своего жительства, то это время необходимо учитывать. Соответственно, если наш работник сегодня прилетит в 23:55, мы будем считать, что дата возвращения из командировки уже у него завтрашний день. Но, здесь на что хотелось бы обратить внимание, Минфину задали аналогичный вопрос, т.е. можно мы суточные учесть в расходах за следующий день, если работник прибывает поздно в аэропорт или наоборот уезжает поздно, предположим поезд отходит в 00:20, то есть на следующий день можем мы ему за сегодня суточные выплатить, соответственно тоже учесть их в расходах. Но, я бы сказала, что Минфин ничего конкретного на этот вопрос не ответил, он процитировал норму трудового кодекса и сказал, что работодатель самостоятельно устанавливает порядок размера оплаты командировочных расходов в своих локальных нормативных актов или в коллективном договоре. Из чего я могу сделать вывод, что работодателю следует оговорить действительно в каких ситуациях работнику будут оплачиваться суточные за тот день, который предшествует дате отхода поезда, самолета и т.д. И, соответственно, если работник возвращается поздно, самолет прибывает поздно, то в каких ситуациях работнику будет оплачиваться следующий день, по сути, нахождения в командировке. И тогда всё у нас будет замечательно. Но, здесь хочу также обратить ваше внимание, что это время, необходимое для проезда к аэропорту, к железнодорожному вокзалу, пристани и т.д. должно учитываться только в том случае, если вокзал, пристань и аэропорт находятся вне населенного пункта, т.е. вне места работы нашего работника. Поэтому если, например, наш работник трудится в Москве (по трудовому договору у него место работы Москва), то с аэропортом проблем быть не должно, потому что аэропорт это Московская область, и соответственно, работодатель должен учесть время необходимое работнику для проезда к аэропорту. Но, если наш работник отправляется с ж/д вокзала, который находится в этом же населенном пункте, где у него место работы, то соответственно, датой выезда в командировку должна считаться дата отправления поезда, т.е., не смотря на то, что работнику действительно нужно время, чтобы доехать до вокзала. Т.е., что я хочу сказать, если мы ему всё-таки за этот день, когда он реально начал движение к вокзалу, оплатим суточные, то их очень рискованно учитывать в расходах по налогу на прибыль. Даже, если такое положение будет у нас отражено в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. Но, если, например, компания зарегистрирована в Московской области, т.е. место работы работника будет являться Москв. Обл. и он прибудет на ж/д вокзал соответственно к поезду,  который отправляется в 00:20, то здесь, на мой взгляд, следует учитывать время необходимое, чтобы он добрался до вокзала. Но, здесь опять же может вопрос быть, работник работает в Моск.обл., аэропорт тоже в Моск.обл., здесь на мой взгляд нужно смотреть по районам. Если работник живет в Домодедовском районе Моск.обл. и вылетает из аэропорта Домодедово, то ему получается формально не нужно учитывать время необходимое, чтобы он добрался до аэропорта, а если он вылетает из Шереметьево, то соответственно это время следует учесть. Вот на эти моменты хотелось бы обратить внимание. 

И ещё, очень часто задают вопрос, если работник задерживается в командировке, остается на выходные, а иногда даже на время проведения отпуска или наоборот выезжает в отпуск, пораньше, в свои выходные, ну, можно так сказать, чтобы провести это время по своим делам. Как быть в такой ситуации? Вот здесь хочу заметить, что точка зрения Минфина в последнее время несколько изменилась, если работник задерживается в командировке для проведения своего отпуска. Но, сначала обо всем по порядку. Минфин нам всегда разъяснял, что если работник выезжает раньше в командировку или возвращается позже из командировки, и возвращается он позже, потому что работодатель ему разрешил, или потому что продлили всё-таки командировку на это время, то неважно надолго ли он в командировке с разрешения работодателя задержался или всего лишь на выходные, билет и туда и обратно работодатель имеет право учесть в расходах, потому что работодатель все равно обязан был бы ему этот билет оплатить. Но, с НДФЛ несколько иной подход. Минфин разъяснил, если работник надолго задержится в командировке, например, для проведения отпуска, то обратный билет из командировки, это его доход, который облагается НДФЛ. А, если на чуть-чуть задержался, на выходные, то ничего страшного, НДФЛ удерживать не нужно. 

В ноябре 2013 года Минфин разъяснил, что если работник задерживается в  командировке для проведения своего отпуска, то обратный билет будет считаться оплатой проездка не из командировки, а из отпуска, и поэтому в расходах по налогу на прибыль его учесть нельзя. В тоже время в этом письме есть и позитивный момент, Минфин говорит, что если работник отправляется из отпуска в командировку и соответственно из командировки обратно возвращается к месту работы, то билет из отпуска в командировку и соответственно обратно к месту работы, можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Почему говорю позитивно, потому что формально в соответствии с п.12 ст. 264, работодатель может учесть в расходах проезд именно от места работы в командировку и обратно. Но, как видим Минфин решил учесть билет и из отпуска в командировку. Но, хочу предупредить, что  разъяснение Минфина не носит нормативного характера и поэтому нельзя исключить, что у налоговых органов может быть другое мнение по этому вопросу. Поэтому, если ваши работники довольно часто из отпуска направляются в командировку, направьте запрос в Минфин, спросите их об этом же, получите, я думаю что, положительное разъяснение Минфина аналогичное письму, которое я вам показывала и даже если у налоговых органов будет иное мнение по этому вопросу, по крайней мере, вы будете освобождены при проведении проверок от  штрафных санкций и начисления пени. Ну, и несколько слов об электронных билетах. Федеральная налоговая служба направила в адрес налоговых органов письмо Минфина, в котором в очередной раз финансовое ведомство подтвердило, что не нужно требовать от работников документов, подтверждающих оплату электронных билетов. Т.е. сам бланк электронного билета является бланком строгой отчетности, уже подтверждает, что расходы на проезд оплачены. Так же хочу напомнить, что если НДС в бланке строгой отчетности указан отдельной строкой, то по командировочным расходах мы имеем право принять этот налог к вычету. Т.е. билет это и есть, как я уже сказала, бланк строгой отчетности. Но, если в билете отдельной строкой сумма НДС не  выделена, написано, в том числе и НДС, вдруг и не написано сколько, то искусственно выделять эту сумму мы не можем, т.е. к вычету НДС  в такой ситуации мы принять не можем. Если мы не готовы спорить с налоговыми органами в суде, есть шансы на выигрыш, на стадии проверки это споры с налоговыми органами. Но, я хочу обратить ваше внимание на разъяснение финансового ведомства, которое сказало, что если в билете сумма НДС не выделена, то мы имеет право в расходах по налогу на прибыль учесть всю стоимость билета, ну грубо говоря, включая и налог на добавленную стоимость. Разъяснения позитивные, потому что, если вы слушали, например, на семинарах представителей Минфина и налоговых органов, то до недавнего времени они говорили, что нам искусственно надо поставки 18 на 118 выделить из билета НДС, и соответственно к вычету этот кусочек принять не может, и в расходах тоже учесть не можем. А теперь Финансовое ведомство разъяснило, что всё-таки всю сумму мы имеет право учесть в расходах. И также хочу напомнить, что билеты – это не товар, это договор перевозки. Поэтому к вычету НДС мы имеем право принять только после того, как работник вернется из командировки и предоставит нам авансовый отчет.

И последний на сегодня вопрос, на который хотелось бы обратить внимание. Федеральная налоговая служба разъяснила, что если мы направляем работника в командировку для исполнения обязанностей, которые не предусмотрены его должностной инструкцией, то такая поездка работника не может считаться командировкой, со всеми вытекающими отсюда последствиями. Т.е. такие расходы не могут уменьшать прибыль и из таких выплат должен быть удержан НДФЛ, и от себя ещё добавлю, соответственно начислены страховые взносы. Когда такое может случиться? Ну, например, компания направляет своего работника для участия в корпоративной спартакиаде или, например, многие работники организовано детей своих сотрудников направляют в детские оздоровительные лагеря и выделяются работники, чтобы сопровождать этих детей в оздоровительный лагерь. Т.е. я думаю, что ни у кого в должностных инструкциях не написано, что работники должны сопровождать детей в лагерь или принимать участие в спартакиаде, и даже, если это будет написано, думаю, что и в такой ситуации налоговые органы будут говорить о том, что такие расходы экономически не обоснованы. Вот, поэтому на это хотелось бы обратить внимание. Но, в тоже время, мне здесь удалось найти одно очень любопытное разъяснение Минфина, оно было дано в 2012 году. Сейчас вы поймете, чем оно было примечательно. Организация обратилась в Минфин с вопросом: «Наши работники направляются на проведение представительских мероприятий, т.е. встречаются с представителями другой компании. Прежде, чем направить работников на встречу, принимающая сторона высылает план правительских мероприятий. И по обычаям делового оборота, представительские мероприятия, как правило, проводятся в ресторане, в боулинге, т.е. компания обсуждает условия договора, играют в боулинг, а иногда даже представительские мероприятия проводятся на яхте. И вот работодатель спрашивал, надо ли удерживать НДФЛ? Ведь работник не может отказаться принимать участие в представительском мероприятии.» И Минфин разъяснил, что действительно, если у работников в  должностной инструкции предусмотрено, что он должен принимать участие в таких мероприятиях и бедный несчастный не может отказаться, вынужден плыть на яхте и мучиться, потому что у него это входит в служебные обязанности, то в такой ситуации дохода у работника нет. Но, конечно, факт того, что работник  действительно по служебной необходимости направляется на проведение этого представительского мероприятия, должен быть подтвержден документально, т.е. должен быть приказ работодателя направления работника на представительское мероприятие, соответственно он видимо в командировку направляется, в должностной инструкции у него должно быть указано, что он обязан принимать участие в представительских мероприятиях. Т.е. полный комплект документов, подтверждающий, что действительно это увеселительное мероприятие является его должностной обязанностью, то нужно документы соответствующие оформить. Поэтому, как мы видим, командировка командировке рознь.