Компания вносит арендную плату наличными: риски и ограничения

Добрый день, коллеги! В отношениях с арендодателями может возникать вопрос о том, можно ли оплачивать аренду наличными? И если да, то как это оформить. Не секрет, что даже при глобальном распространении банковских карт многим просто удобнее получить причитающуюся арендную плату за квартиру «в конверте». Как поступить арендатору в такой ситуации?

Действующее законодательство расчеты наличными между физическими лицами и организациями не запрещает. Однако для осуществления таких расчетов необходимо ознакомиться с положениями Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов", которое действует на территории РФ 01.06.2014. Согласно п. 4 данного нормативного акта наличные расчеты в валюте РФ между участниками наличных расчетов и физическими лицами по договорам аренды недвижимого имущества осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета. То есть важно, чтобы это были не наличные, поступившие в кассу организации, например, от продажи товаров (работ, услуг), а наличные, поступившие непосредственно с банковского счета этой организации. Если оплатить аренду денежными средствами, которые вернуло подотчетное лицо, или которые поступили в кассу организации по каким-либо иным основаниям, это может быть квалифицировано как нарушение порядка работы с денежной наличностью, ответственность за которое предусмотрена ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Такое правонарушение наказывается административным штрафом на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Однако инспекторы могут оштрафовать организацию за это нарушение, только если с момента расходования выручки на неразрешенные цели прошло менее двух месяцев (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Стоит напомнить, что для ведения кассовых операций (операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег) организация своим распорядительным документом устанавливает лимит остатка наличных денег в кассе. Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Организация определяет такой лимит самостоятельно (абз. 1, 2 п. 2 Указания Банка России № 3210-У). А вот сумма расчетов наличными между организацией и физическим лицом, не зарегистрированным в качестве предпринимателя, не ограничена (п. 5 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). То есть компания, арендующая у гражданина квартиру, может выплатить ему по договору аренды сумму, превышающую 100 000 руб.

Физически оплата аренды наличными должна происходить следующим образом. "Наличная" арендная плата передается физическому лицу после предъявления им паспорта через кассу организации по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2). Получение такой суммы физическим лицом может дополнительно подтверждаться полученной от него распиской.

Организация, арендующая имущество у физического лица, не являющегося индивидуальным  предпринимателем, должна исчислять НДФЛ по ставке 13% с полной суммы арендной платы и удерживать налог при каждой выплате денег арендодателю. Независимо от того, оплачивается аренда авансом или по завершении определенного периода аренды (месяца, квартала и т.п.), оплачивается она наличными или перечисляется на банковский счет арендодателя — арендная плата всегда перечисляется арендодателю за вычетом удержанного НДФЛ (письма Минфина от 27.08.2015 № 03-04-05/49369, от 02.06.2015 № 03-04-06/31829).

Также вне зависимости от способа выплаты арендной платы арендодателю удержанный НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты арендной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Также отмечу, что в силу положений п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" арендная плата не облагается обязательными страховыми взносами во внебюджетные фонды.

А как быть, если обе стороны договора аренды — юридические лица (или организация и индивидуальный предприниматель)? Возможны ли наличные расчеты в такой ситуации?

Согласно п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом. Действующее законодательство обязательность именно безналичного способа расчетов между компаниями не устанавливает. Соответственно, такие расчеты возможны при соблюдении требований уже упоминавшегося ранее Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.  Также необходимо помнить, что объем наличных расчетов между организациями (или между организациями и индивидуальными предпринимателями) не должен превышать 100 000 руб. либо сумму, эквивалентную 100 000 руб., при расчетах в иностранной валюте по одному договору. Эта величина установлена п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У, принятого в рамках его компетенции (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)"). За превышение предельного размера расчетов наличными средствами применяется административный штраф (абз. 2 ст. 2.4, ст. 15.1 КоАП РФ).