Как апостилировать документы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП)

На сегодняшний день предпочтение в выборе получения документов в электронном виде очевидно: при личном посещении государственных учреждений лично тратится уйма времени и нервов в очередях, заполнении и переписывании заявок, нередко происходит недопонимание между заявителем и сотрудником приемной того или иного государственного органа, и попросту можно уйти домой без результата. С введением сервиса предоставления государственных услуг в электронном виде многое можно избежать. 

Документы, содержащие электронную цифровую подпись имеют ту же юридическую силу, что и документы на бумажном носителе. Данное положение регулируется ст.6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Однако, документы с ЭЦП действительны только на территории РФ, для использования за рубежом документы должны быть легализованы в соответствии с требованиями принимающей стороны.

Разберем вопрос легализации электронного документа на примере справки об отсутствии судимости, полученной на портале Госуслуг.

Если документ необходимо предоставить в страну, входящую в список стран Гаагской конвенции, то наличие апостиля на нем обязательно. Исключением считаются те страны, с которыми подписан договор об отмене легализации, однако, даже в этом случае справка должна иметь отметку нотариуса. 

Итак, первым этапом в процедуре апостилирования справки является нотариальное удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Нотариусу необходимо предоставить zip архив (контейнер) с .pdf изображением справки и крипто-ключом с подписью сотрудника (архив должен содержать файл в формате .pdf и ЭЦП — pdf.sig), который направляется на Ваш e-mail по готовности обработки запроса. Квалифицированная электронная подпись лица, содержащаяся на документе, должна быть проверена и подтверждена в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи". На основании ст.103.9 "Основ законодательства Российской Федерации о нотариате" оформляется удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу и означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом. Нотариальная пошлина составляет 150 рублей.  

После формления этой процедуры документ приобретает статус законченного нотариального акта, поэтому его можно далее подавать на проставление штампа "Апостиль" в Министерство Юстиции. Срок оформления процедуры — до 5 рабочих дней, размер госпошлины — 2500 рублей. 

Обратите внимание, что еще не все страны принимают электронные апостилированные справки, поэтому уточняйте этот момент заранее у принимающей стороны. В случае, если иностранный принимающий орган откажет в приеме документа, оформленного таким способом, то все же придется получать справку привычным методом в соответствующем исполнительном органе РФ.

Этот же способ легализации работает также в отношении документов сформированных на портале ФНС: выписка ЕГРЮЛ, свидетельство о государственной регистрации юридического лица и др.

Ниже прикреплены образец апостилированной справки об отсутствии судимости с ЭЦП, а также нотариально удостоверенное свидетельство ОГРН с ЭЦП.