Порядок ведения архива лотовой документации

Добрый день, коллеги!

После завершения процедуры закупки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд и исполнения соответствующих контрактов у заказчиков может возникнуть вопрос: каков срок и порядок хранения лотовой документации? Рассмотрим данную тему.

Смотрите таблицу от Марата Дзюнова по срокам в законе о госзакупках, 44-ФЗ.

В соответствии с ч. 15 ст. 53 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 06.04.2013 № 44-ФЗ (далее – «ФЗ-44») протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.

Согласно ч. 13 ст. 90 ФЗ-44 протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение трех лет.

Информационным письмом Министерства экономического развития Российской Федерации от 06.04.2015 № Д28и-894 (находится во вложении) установлено, что заказчик своим регламентом вправе увеличить минимальный срок хранения вышеуказанных документов.

На основании п. 273 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения (далее – «Перечень»), утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (смотрите вложение), документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации хранятся в течении пяти лет, по наиболее крупным поставкам, наиболее важным работам, услугам – постоянно.

Налицо коллизия между положениями ФЗ -44 и Перечня. Учитывая иерархию нормативно-правовых актов Российской Федерации, федеральные законы обладают большей юридической силой, нежели приказы органов исполнительной власти Российской Федерации. Следовательно, в данном случае подлежат применению положения ФЗ-44 о минимальном трехлетнем сроке хранения документов, относящихся к проведению конкурса и закрытого аукциона. 

Положений, устанавливающих минимальный срок хранения документов, относящихся к проведению электронного аукциона, запроса котировок, запроса предложений или закупки у единственного поставщика, в ФЗ-44 не содержится и, таким образом, положения п. 273 Перечня в отношении данных способов определения поставщика являются применимыми.

П. 272 Перечня предусматривает аналогичный срок хранения государственных и муниципальных контрактов на поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг.  

В силу первого абзаца п. 2.3 Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (также ищите во вложении), документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

В соответствии со вторым абзацем п. 2.3 Правил документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном настоящими Правилами.

На основании вышеизложенного: 

1. документы, относящиеся к процедурам проведения конкурса и закрытого аукциона могут храниться заказчиком минимум в течение трех лет, но данный срок может быть продлен заказчиком, и последующая передача документов в архив зависит от его количества;
2. документы, относящиеся к процедурам электронного аукциона, запроса котировок, запроса предложений и закупки у единственного поставщика, а также государственные и муниципальные контракты на поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг – в течение пяти лет, без последующей передачи в архив; 
3. документы, относящиеся к процедурам электронного аукциона и запроса предложений по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам, государственные и муниципальные контракты по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно, с последующей передачей в архив.  

Другие публикации автора:

• Порядок размещения нестационарных торговых объектов в г. Москве
• Альтернатива «ракушкам» или где хранить личные автомобили в г. Москве
• Проблемы реализации ФЗ-44: в каких случаях можно установить в контракте стопроцентный аванс
• Актуальные проблемы ФЗ-44: в каких случаях возможно изменение существенных условий контракта
• Правовой статус гостевых автостоянок или какие права имеют гости-автомобилисты в г. Москве
• Установка ограждения придомовой территории многоквартирного дома в г. Москве
• Недавние изменения в ФЗ №44, о госзакупках
• Обзор судебной практики по ФЗ №44: порядок предоставления сведений и документов участниками торгов
• Обзор судебной практики: какие действия Заказчика не нарушают ФЗ №44
• Обзор судебной практики по ФЗ №44: рассмотрение и отклонение заявок участников госзакупок
• Обзор судебной практики по 44-ФЗ: отказ от подписания контракта
• Обзор судебной практики по ФЗ №44: основания для включения в РНП
• Правовые основы самостоятельной замены счетчиков приборов учета воды
• Порядок замены индивидуального прибора учета электроэнергии
• Конкурентные способы определения поставщика по ФЗ-44: понятия, различия, критерии выбора
• Какие категории субсидий подлежат возврату в бюджет